Система управления бизнес-процессами ELMA BPM

Когда и почему нужна BPM-система

ELMAСовременные компании (независимо от формы собственности и организационно-правовой формы) организованы по функциональному признаку, т.е. состоят из взаимосвязанных функциональных подразделений (функций): продажи, маркетинг, производство, ИТ, кадровая служба, бухгалтерия и пр.

Каждая функция имеет свои цели и задачи, профильных сотрудников и необходимые для работы инструменты, в частности, информационные системы. Например, 1С — для бухгалтерии, обеспечивающей бухгалтерский и налоговый учёты.

Несмотря на кажущуюся изолированность функций (люди разных функций могут сидеть отдельно друг от друга, используют свои специализированные системы, решают свои специфические функциональные задачи), они участвуют в исполнении сквозных бизнес-процессов.

Например, оформление нового штатного сотрудника: часть работ делает кадровая служба, часть — бухгалтерия, часть — ИТ, часть — хозяйственные службы и т.д. При этом важна работа не каждой отдельной функции, а результат их совместной работы. И, если хотя бы одна функция отработала плохо, то плохо отработал весь процесс. Важно обеспечить не только качественную работу конкретных функциональных подразделений, но и совместную работу различных подразделений и систем.

В этом контексте BPM-система позволяет решить следующие задачи:

Автоматизация

Автоматизировать задачи отдельных функций, если у них нет своей информационной системы или имеющаяся устарела и не соответствует текущим требованиям — это позволит повысить эффективность работы конкретного функционального подразделения

Автоматизация передачи информации

Автоматизировать передачу информации в рамках исполнения процесса от информационной системы одной функции к информационной системе другой функции — это позволит повысить эффективность бизнес-процесса в целом, поскольку, кроме технической интеграции различных систем, BPM-система "знает" о бизнес-процессе в целом, передавая управление на следующие шаги в зависимости от результатов выполнения предыдущих с учётом текущего контекста

Учёт

Обеспечить учёт требуемой функциональной и процессной информации и документов, а также измерение и контроль выполнения операций различными исполнителями

BPM-система и документооборот

Деятельность организации (её бизнес-процессы) неразрывно связана с обработкой документов — коммерческие предложения, договоры, акты, счета, заявления, входящие/исходящие письма и пр. Когда документы хранятся по-разному, в разных местах, без контроля версий, без контроля доступа, это создаёт существенные трудности в работе различных подразделений и организации в целом. Более того, такая ситуация снижает уровень информационной безопасности, допуская утечку конфиденциальных данных.

С другой стороны, когда документы создаются, редактируются, рецензируются и утверждаются в информационном контексте исполняемых процессов, это повышает удобство использования и скорость принятия решения, поскольку понятно, в рамках какого процесса создан документ, кто является его инициатором, что и когда инициировало изменения в нём и пр.

Кроме того, архив документов со всей историей их обработки — важнейший элемент общей эффективности работы и рабочей культуры в организации.

BPM-система со встроенным документооборотом позволяет решить следующие задачи:

Единое хранилище

Обеспечить единое управляемое хранилище корпоративных документов с разделением прав доступа и полномочий при работе с документами

Авторизация и подписание документов с помощью ЭЦП

обеспечить авторизацию и подписание документов с помощью ЭЦП (электронно-цифровой подписи)

Удобство и эффективность работы

Повысить удобство и эффективность работы за счёт того, что документы встроены в информационный контекст исполняемых в системе процессов

BPM-система, документооборот и искусственный интеллект

Современные вычислительные мощности сделали возможным применение методов машинного обучения в штатных средствах офисной и бытовой автоматизации. Алгоритмы машинного обучения могут быть встроены в BPM-систему, что позволит в существенной степени (иногда - полностью) автоматизировать выполнение типовых операций, исключив ручной труд, и, тем самым, не только повысить скорость и точность выполнения, но и снизить стоимость выполнения бизнес-процессов и обработки документов при одновременном увеличении их количества.

Некоторые примеры применения машинного обучения в бизнес-процессах:

Обработка входящих документов

Обработка входящих документов (в том числе написанных от руки), их распознавание, классификация, поиск типового ответа, подготовка шаблона ответа — это всё делается автоматически, и направление по процессу нужному сотруднику на утверждение и дальнейшую обработку в зависимости от контекста

Получение по электронной почте в свободной форме запроса

Получение по электронной почте в свободной форме запроса на предоставление доступа для нового сотрудника, классификация — это делается автоматически, направление на согласование ответственным сотрудникам, и последующее автоматическое создание учётной записи и нужных доступов

Упрощение подачи заявок

Упрощение подачи заявок в сервисные службы через портал самообслуживания или по электронной почте за счёт автоматической классификации заявки, поиска требуемой информации в базе знаний или автоматического назначения задачи на нужную группу исполнителей

Типовые трудности

  • В каком состоянии сейчас задача, где зависла, на ком, когда должна быть решена — не известно.
  • То же в полной мере относится к документам — у кого нужный документ, где последняя версия, имеют ли доступ к документам только те, кто должны, нужно обеспечить гарантированно точную авторизацию и подписание документов, нужен юридически значимый документооборот.
  • Нет электронного архива документов.
  • Не все подразделения достаточно автоматизированы — данные разбросаны по различным файлам и письмам, информация теряется, работы выполняются долго, бесконтрольно и в целом неэффективно.
  • Нет единой "информационной экосистемы" — каждый сидит в своём окопе, взаимодействие организовано с помощью электронной почты, письма теряются, о них забывают, задачи "стоят".
  • Отдельные задачи бизнес-процесса выполняются в разных системах, нет оперативной передачи управления от одних исполнителей к другим, от одной системы к другой, снижается общая производительность компании.
  • У руководства нет "общей картинки", нет измеримых показателей деятельности сотрудников, групп исполнителей, процессов в целом.
  • Чем больше компании, тем больше локальные проблемы сказываются на общем результате.

BPM-система ELMA

  • Позволяет автоматизировать различные бизнес-процессы (встроенный визуальный редактор бизнес-процессов, настройка ролей участников и зон ответственности).
  • Обеспечивает интеграцию между различными системами различных подразделений, обеспечивая связность участников и единость исполнения процесса.
  • Может быть использована в конкретном подразделении, если у него нет своей системы.
  • Сквозной контроль бизнес-процессов обеспечивает полную прозрачность всех экземпляров процессов и дает представление руководителям о том, как работает компания.
  • Имеет готовый модуль CRM.
  • Имеет готовый модуль документооборота — позволяет встраивать учёт и управление документами в процессе исполнения бизнес-процессов.
  • Имеет готовый модуль KPI — позволяет анализировать качество исполнения процессов с использованием измеримых показателей качества.
  • Имеет встроенный механизм обмена сообщениями — можно обмениваться информацией в рамках конкретного процесса, документа, клиента или организовывать общие тематические каналы.
  • Имеет встроенный механизм календарей — позволяет отмечать плановые встречи с клиентами, звонки, внутренние рабочие мероприятия, позволяет создавать общие календари.
  • Имеет встроенный механизм учёта рабочего времени (трудозатрат).
  • Имеет встроенную интеграцию с MS Outlook, MS Word, MS Excel, MS SharePoint, Bitrix24.
  • Имеет готовые интеграционные модули с системами IP-телефонии Oktell, Asterisk, MightyCall (Infratel).
  • Имеет готовый интеграционный модуль к 1С.
  • Имеет встроенные возможности работы с ЭЦП, что обеспечивает достоверность авторизации, согласований и подписания документов.

Сообщите нам о ваших задачах, мы предложим решение!