Важно учитывать вынужденные ожидания, потому что часто исполнители не могут обработать запрос по причинам, не зависящим от них — например, пользователь не предоставляет необходимую информацию, не дает доступ или не согласовывает финансовые средства. Если не учитывать такие задержки, метрика своевременности может некорректно отражать качество работы сотрудников, наказывая их за факторы, на которые они не могут повлиять. Это приводит к несправедливой оценке эффективности и может поощрять сотрудников заниматься формальным выполнением задач.

Принцип 'Вовлекать и работать совместно' важен, потому что в сервисных отношениях участвует множество людей, которые могут как облегчать, так и усложнять друг другу жизнь в зависимости от способа взаимодействия. Особенно актуальна проблема вовлечения заказчиков в обсуждения услуг, когда руководители бизнес-подразделений считают свою задачу выполненной после формулировки требований и стремятся устраниться. Решение этой проблемы лежит прежде всего в развитии коммуникативных навыков и построении эффективных взаимоотношений.

Чтобы определить, внедряется ли именно управление конфигурациями, следует обратить внимание на интерес заказчика к функциональным возможностям элементов и учету их взаимного влияния. Важным признаком является построение ресурсно-сервисной модели, где отслеживаются связи между компонентами ИТ-систем и их влияние на предоставляемые услуги. Если заказчик не заинтересован в таких связях и сосредоточен только на перечислении активов без учета их функционального влияния, то проект, вероятно, ограничивается простым учетом ИТ-активов.

Процесс управления конфигурациями направлен на учет и контроль изменений в элементах ИТ-инфраструктуры. Он включает создание и поддержание базы данных конфигурационных элементов (CMDB), фиксацию их взаимосвязей и состояния, а также оценку влияния изменений на инфраструктуру. Основной задачей является обеспечение точной информации для анализа инцидентов, планирования изменений и поддержания стабильности системы.

Для балансировки между сопряженными метриками необходимо четко определить бизнес-цели и установить приоритеты: что важнее для организации в данный момент. Затем определить допустимые диапазоны значений для каждой метрики, при которых процесс будет эффективен. Решение принимается волевым управлением после анализа потенциальных последствий и консультации с заинтересованными сторонами, учитывая, насколько можно ухудшить второстепенную метрику, чтобы улучшить основную.

Фактические трудозатраты следует фиксировать как можно более своевременно, идеально - сразу после завершения работы. Допустимым крайним случаем является учет один раз в конце рабочего дня. Чем дольше задержка с учетом времени, тем ниже его достоверность. Например, при учете раз в неделю искажение трудозатрат может составлять около 10% (что соответствует 4 рабочим часам в неделю), причем чаще всего данные оказываются завышенными, вероятно, из-за неосознанного стремления отразить более интенсивную работу. Своевременная фиксация времени также более эффективна, так как онлайн-учет занимает меньше времени, чем попытки вспомнить и зафиксировать пройденные события в конце недели. При правильной организации учета по 20-25 работам, учитывая, что не все сотрудники участвуют во всех работах и не выполняют все свои задачи ежедневно, на учет специалист тратит около 10 минут в день (примерно 2% рабочего времени), а линейный руководитель - около 5% рабочего времени на контроль данных.

Граница зоны влияния поставщика услуг определяет предел, до которого целесообразно применять метод 5-Why's для поиска решений. На практике анализ часто останавливают на том этапе, где выявляется фактор, находящийся в компетенции поставщика. Например, при анализе поломки принтера зона влияния заканчивается на уровне работы электросети, поэтому борьба с перепадами напряжения становится точкой приложения усилий, даже если первопричиной является устаревшая подстанция, модернизацией которой занимается другая организация.

ИТ-подразделение часто вынуждено отказываться от перспективных проектов из-за системы мотивации, сфокусированной на локальных показателях эффективности. Так как бонусы руководителей ИТ зависят от снижения именно тех расходов, за которые они ответственны, они вынуждены сокращать затраты внутри подразделения, даже если это приводит к отмене проектов, приносящих пользу другим подразделениям или всей компании. Таким образом, короткосрочная бюджетная оптимизация противоречит долгосрочной стратегии.

Для определения типа внедряемого процесса можно задать заказчику вопросы о том, интересуют ли его функциональные возможности учитываемых элементов и их влияние друг на друга. Также важно узнать, планирует ли заказчик построение ресурсно-сервисной модели и учет связей между компонентами ИТ-систем. Если заказчик не заинтересован в таких аспектах и сосредоточен только на перечислении активов, это указывает на внедрение простого учета ИТ-активов, а не управления конфигурациями.

Для выполнения роли сервис-менеджера принципиально нужны две вещи. Первая — личная позиция: искреннее желание помочь заказчику в реализации его желаний и задач с сохранением собственного достоинства. Вторая — возможность реализации: способность обеспечивать взятые обязательства и оказывать реальное влияние на людей, системы и ресурсы, задействованные в оказании услуг. Обе эти составляющие важны, так как первая касается сервисной части профессии, а вторая — менеджersкой компетентности.