Описанная структура процессов управления ИТ-финансами считается пригодной для практики, потому что каждая процедура имеет ясное назначение, четко определенных исполнителей и распределение ответственности, что обеспечивает понятность и реализуемость в реальных организациях.

Формулировка работы в терминах ценности для заказчика является сложной задачей, потому что большинству компаний требуется время для понимания того, как их деятельность создает реальную ценность для бизнеса. Необходимо не только определить, какие результаты важны для заказчика, но и выработать способы измерения этой ценности, что требует переосмысления текущих процессов и установления четких метрик.

Управление активами ПО регламентируется стандартом ISO 19770 и библиотекой лучшего опыта по управлению ИТ-активами (IBPL). Эти документы уделяют особое внимание соответствию лицензионным соглашениям и включают в себя рекомендации по управлению как количественными, так и качественными аспектами лицензий.

В некоторых организациях элементы Change proposal могут присутствовать в RFC, особенно в случаях, когда бизнес-заказчик первоначально обращается с запросом в свободной форме. Форма RFC часто включает разделы, касающиеся бизнес-выгод и обоснования срочности, что помогает быстрее определить необходимость создания полноценного Change proposal для крупных изменений.

Общие задачи включают: 1) Четкое разграничение ответственности, 2) Установление параметров качества выполнения работ, 3) Определение принципов передачи работ между группами, 4) Внедрение централизованного контроля. Эти меры помогут избежать ситуаций, когда каждая группа уверена, что выполнила свою часть работы, но общий результат не достигнут.

Основные критерии разделения групп специалистов в ИТ-поддержке включают поддерживаемые ИТ-системы, географическое расположение и привязка к региональным офисам, типы решаемых задач и поддерживаемые группы пользователей. Например, могут существовать специальные группы региональной поддержки, которые занимаются вопросами, возникающими непосредственно на местах, или централизованные команды, отвечающие за корпоративные ИТ-системы. Эти критерии помогают определить, к какой группе относится конкретное обращение от пользователя.

Оптимальный подход к документированию процессов включает разделение документации на два уровня: высокий уровень — для менеджеров и аудиторов в виде детального описания процесса с целями, процедурами и ролями; и операционный уровень — для исполнителей в виде кратких ролевых инструкций, описывающих их конкретные задачи и действия. Такой подход обеспечивает полное информационное обеспечение для руководства и контролирующих структур, одновременно упрощая работу рядовых сотрудников и сокращая время на чтение и поддержку документации.

Анализ затрат включает план-фактный анализ, сравнение однотипных подразделений между собой (например, на разных территориях), изучение косвенных неотнесенных затрат, сравнение с рынком и формирование инициатив по оптимизации затрат. Это ключевой элемент поиска возможностей для снижения расходов.

Приоритетность различных параметров качества напрямую определяет распределение финансовых и человеческих ресурсов в организации. Более важные для бизнеса аспекты (например, безопасность для банков или непрерывность для медицинских учреждений) получают больше инвестиций, более высокий уровень контроля и большие полномочия у ответственных менеджеров. Менее приоритетные параметры могут управляться на минимально допустимом уровне, что позволяет оптимизировать затраты и сосредоточить усилия на ключевых для бизнеса аспектах.

Учёт внутренних передач инцидентов критически важен, потому что такие передачи могут значительно увеличивать общее время обработки инцидента и снижать общую эффективность процесса. Некоторые внутренние передачи могут быть неоправданными или ошибочными, что приводит к «футболу» (проблеме неоднократного перекидывания инцидента между группами без прогресса в решении). Традиционная метрика, учитывающая только возвраты от пользователя, не отражает этих внутренних потерь времени и ресурсов.