Эффективность ИТ-менеджмента можно повысить через постоянное изучение обратной связи от пользователей, анализ их поведения и адаптацию процессов к их реальным потребностям. Внедрение практик, фокусирующихся на пользователе, позволяет улучшить качество услуг и сократить время на решение возникающих проблем.

Роль 'сопровождения проекта' предполагает активное участие в оперативной работе команды: помощь исполнителям в выполнении задач, расчётах потребностей в ресурсах и заполнении отчётности. Этот участник действует как правая рука менеджера, беря на себя часть оперативных функций и позволяя менеджеру сосредоточиться на стратегических вопросах. Он мотивирует команду через личный пример и вовлечённость, создавая атмосферу азарта и увлечённости. Такая роль дополняет функции менеджера, беря на себя задачи, требующие постоянного контакта с исполнителями, в то время как менеджер сохраняет общий контроль и принимает ключевые решения.

При попытке проявить эмпатию к клиентам часто допускаются следующие ошибки: спешка с предложением решений до того, как клиент полностью изложит проблему (клиентам часто нужно просто высказаться), обесценивание чувств клиента (например, фразы типа «Не переживайте, это мелочи»), использование шаблонных фраз, которые звучат неискренне («Я вас perfectly понимаю» без реального понимания ситуации), неправильная интерпретация эмоций клиента из-за отсутствия навыков распознавания чувств по мимике и тону голоса, чрезмерное проявление сочувствия вместо эмпатии (например, выражение собственных переживаний, что может отвлечь от проблемы клиента). Также распространенной ошибкой является недостаточное внимание к обратной связи после решения проблемы — эмпатия должна проявляться на всех этапах взаимодействия, а не только в момент конфликта. Важно помнить, что эмпатия должна быть искренней и основываться на реальном понимании ситуации клиента, а не на шаблонных реакциях.

Автор упоминает, что некоторые ИТ-специалисты воспринимают себя как "гуру и чуть ли не божества", чтобы подчеркнуть проблему излишней самоуверенности и ограниченности знаний у некоторых представителей ИТ-сферы. Он отмечает, что часто эти специалисты считают себя экспертами во всех вопросах только потому, что могут составлять простые программные конструкции из английских слов (for, while, if, loop), при этом их знание второго языка и технических аспектов обычно ограничено. Это создает барьеры в коммуникации с бизнесом и усугубляет проблему разобщенности между ИТ и бизнес-подразделениями.

В условиях высокой вариативности бизнес-среды фиксированные дедлайны создают иллюзию контроля и мешают гибкому реагированию на изменения. Реализация задач зависит от множества непредсказуемых факторов, поэтому жесткие сроки приводят к перегрузкам, снижению качества и невозможности сохранять стабильный поток работы. Вместо этого важно фокусироваться на скорости и равномерности выполнения задач.

Метод анализа 5-Why's предполагает многократное задавание вопроса «почему» (пять раз) для выявления корневой причины проблемы. В процессе управления проблемами ITIL метод позволяет последовательно углубляться в анализ каждой последующей причины предыдущего явления. Например, при анализе неработающего принтера такой подход выявляет цепочку: неисправный нагревательный элемент → перепады напряжения → нестабильная работа подстанции → её устаревание → отсутствие модернизации. Цель метода — определить первопричину, хотя на практике часто останавливаются на том этапе, где обнаруживается граница зоны влияния поставщика услуг.

Участие линейного менеджера в распределении задач необходимо, потому что только человек, знающий своих сотрудников и их текущую загруженность, способен правильно учесть как оперативные потребности, так и плановую работу. Автоматические алгоритмы не способны эффективно учитывать сложность задач, временные ограничения сотрудников и их специфические компетенции. Оценка работы менеджера через метрики своевременной реакции и выполнения задач стимулирует его ответственно подходить к распределению. Это также помогает удерживать баланс между оперативной деятельностью и проектной работой.

Основные наблюдения включают осознанное отношение бизнеса к вопросам ИТ-обеспечения, понимание ими того, что требовать всего сразу нецелесообразно, конструктивный диалог, учет текущих ограничений при планировании будущих улучшений. Бизнес проявляет заинтересованность в понимании структуры ИТ-услуг и того, какие требования можно предъявлять к ИТ-подразделению, а также рассматривает долгосрочные перспективы развития при заключении SLA.

Важно учитывать как warranty, так и utility при оценке качества ИТ-услуг, потому что они охватывают разные, но взаимодополняющие аспекты восприятия качества. Utility отвечает за соответствие услуги бизнес-потребностям и функциональным требованиям заказчика, а warranty гарантирует стабильность, доступность и безопасность предоставления услуги. Наличие только одного аспекта недостаточно: даже самая функциональная услуга (высокая utility) будет непригодна, если она ненадежна (низкая warranty), и наоборот – надежная, но ненужная услуга (высокая warranty, низкая utility) не будет удовлетворять потребности заказчика.

Основная функция процесса управления изменениями в ИТ заключается в обеспечении успешного и своевременного изменения услуг и конфигурационных единиц с наименьшим уровнем риска возникновения инцидентов. Этот процесс направлен на минимизацию рисков и обеспечение синхронизации действий при внесении изменений в сложные информационные системы, особенно когда эти изменения затрагивают несколько компонентов системы одновременно.