Процесс обработки проблем можно сравнить с производственным конвейером, который должен работать не слишком медленно и выдавать полезный результат. Для оценки скорости работы измеряются две величины: O — общее количество открытых проблем, N — количество открытых проблем, выявленных за истекший период. Чем ближе N к O, тем больше пропускная способность конвейера — он успевает обрабатывать ранее выявленные проблемы, а не накапливать незавершённую работу. Мерой накопленного долга является величина W1, равная разнице между O и N. Чем больше W1, тем больше проблем уже давно ожидает решения, вызывая потери в виде инцидентов. Для оценки полезности результата измеряются: R — количество проблем, которые за истекший период удалось устранить, и C — общее количество проблем, закрытых за период. Чем ближе R к C, тем больше пользы приносит процесс. Однако иногда проблемы закрывают не потому, что они перестали приводить к инцидентам, а потому что организация не видит возможностей для их решения. Мерой этих потерь является величина W2, равная разнице между C и R. Дробь (W1+W2)/(O+C) представляет собой долю непродуктивных затрат от общего объёма «производства». PPI по сути представляет собой аналог коэффициента полезного действия конвейера управления проблемами.