Тема электронного письма должна побуждать коллегу прочитать письмо и содержать 1-2 ключевых слова, относящихся к решаемой проблематике, а также указывать ожидаемое действие от адресата. Например, «OmniTracker: Планирование: Предоставление информации по ресурсам», где ключевые слова – название и текущая фаза проекта, а действие – запрос информации. Такой подход позволяет легко искать письма в будущем через почтовый клиент и помогает при автоматической сортировке корреспонденции. Если в ответном письме меняется тема обсуждения, необходимо изменить тему, добавив префикс «RE:» или «НА:», и удалить из тела письма переписку, не относящуюся к новой теме.