Инструмент автоматизации должен быть органичной частью решения, поддерживающей реальные процессы работы сотрудников. Успешный проект предполагает выбор или адаптацию инструмента под специфику бизнес-процедур, а не подгонку процессов под функционал инструмента. Критически важно, чтобы инструмент был прост в использовании и предоставлял данные для анализа эффективности.