Новый принцип "Оптимизируйте и автоматизируйте" (Optimize and automate) появился в ITIL 4 2019 года и представляет собой одно из основных изменений по сравнению с предыдущей версией. В ITIL Practitioner Guidance 2016 года автоматизация упоминалась в контексте других принципов, например, принципа простоты (Keep it simple), но не выделялась как отдельный руководящий принцип. Введение этого нового принципа отражает возросшую важность автоматизации в современной практике управления услугами, вероятно, под влиянием таких подходов, как DevOps. Принцип подчеркивает необходимость постоянной оптимизации процессов и поиска возможностей для их автоматизации, что позволяет повышать эффективность и качество предоставления услуг.

Использование DevOps в организации ИТ-процессов позволяет значительно повысить скорость и качество доставки продукта. Благодаря интеграции разработки и эксплуатации устраняются издержки на коммуникацию и согласование между отделами. Самоорганизующиеся команды, работающие по DevOps-принципам, могут быстрее реагировать на изменения и внедрять улучшения. Это также способствует повышению ответственности участников за результат и снижению количества ошибок за счёт автоматизации и непрерывного тестирования. В конечном итоге, применение DevOps приводит к более быстрому выходу на рынок, повышению удовлетворённости клиентов и улучшению морального состояния сотрудников.

Некоторые специалисты предпочитают второй способ, когда инцидент после обработки на первой линии полностью назначается на вторую линию, потому что этот подход имеет больше преимуществ в ряде случаев. Особенно это заметно при работе со сложными запросами, требующими взаимодействия нескольких групп, например, при организации новых рабочих мест. Преимущества включают лучший контроль над процессом эскалации, упрощение отслеживания ответственности и статуса инцидента, а также уменьшение риска потери информации при передаче между группами при условии, что система автоматизации обеспечивает должный контроль переназначения обращений между группами.

PIR влияет на будущие процессы, предоставляя данные для корректировки методологий, улучшения оценки рисков и оптимизации ресурсного планирования. Результаты обзора помогают выявить типичные проблемы, что позволяет формировать более реалистичные планы и прогнозы. Кроме того, систематическое проведение PIR способствует выработке культуры непрерывного улучшения и повышает доверие заинтересованных сторон к процессам управления изменениями.

Отсутствие формализации в сервисных отношениях между поставщиком услуг и заказчиком приводит к различному пониманию одних и тех же вопросов, отсутствию чёткого определения ответственности сторон, отсутствию единого понимания условий предоставления услуги и критериев её оценки. Это создает проблемы с планированием ресурсов поставщика и увеличивает риски нарушения уровней услуг. Для внутренних поставщиков услуг, таких как ИТ-подразделения, это приводит к нерациональному использованию ресурсов и может быть невыгодным для организации в целом. Без формальной основы сложно оценить качество выполнения услуг и определить, кто несет ответственность за те или иные аспекты.

Попытки внедрить единую методологию управления ИТ-процессами обычно заканчиваются неудачно в плане реального повышения эффективности ИТ-отдела. Несмотря на то, что формальные результаты внедрения (документы, установленные системы автоматизации, приказы и распоряжения) могут быть достигнуты, это не приводит к изменению практики работы ИТ-отдела, повышению его эффективности или улучшению качества предоставляемых услуг. Часто возникает ситуация, когда документация создана, но не используется, а сотрудники продолжают работать старыми методами.

Для преодоления первоначальных сложностей при внедрении CI/CD рекомендуется составить карту или чек-лист технических практик, необходимых для реализации полноценного конвейера развёртывания. Следует осознать и обсудить, какие области требуют изменений, оценить текущий уровень и определить размер необходимых изменений ('разрыв'). После этого планомерно, ритмично и в рамках выделенного времени (например, 'налога в 20%') реализовывать изменения практических подходов. Рекомендуется также заранее договориться о желаемых параметрах конвейера, например, что он должен доставлять изменения до продуктивной среды в течение 15 минут. Такой четкий ориентир поможет определить, работает конвейер эффективно или нет, избегая неопределенных формулировок вроде 'как бы работает, но не очень'.

Важно учитывать оба критерия, потому что даже легко измеримые показатели могут быть бессмысленны, если они не связаны с реальными задачами. Обратная проблема — невозможность точно измерить релевантный показатель — также нарушает эффективность системы. Например, если метрика сложна в измерении, её значения могут быть неточными или легко фальсифицируемыми, что делает её непригодной для сравнений или мотивации. Таким образом, показатель должен быть одновременно достоверно измерим и действительно уместен.

Когда практика сопоставляется с минимальной жизнеспособной версией, часть деятельности может оказаться 'за бортом' — то есть не входить в MVP. Эта деятельность не должна автоматически отбрасываться. Необходимо разобраться, какую ценность она создает. Вероятно, эта деятельность нужна, так как способствует созданию ценности, но ее потоки либо не описаны, либо нет смысла описывать их как отдельные потоки создания ценности на данный момент. В этом случае рекомендуется регулярно пересматривать охват практик и анализировать необходимость расширения потоков создания ценности.

Четкий механизм передачи заявок со первой линии на вторую линию поддержки важен по нескольким причинам: он обеспечивает эффективное распределение и решение проблем клиентов, позволяет сохранять историю взаимодействия с клиентом для избежания повторных объяснений, гарантирует, что заявка доходит до компетентных специалистов, способных решить проблему, минимизирует время ожидания решения для клиента, обеспечивает возможность отслеживания статуса обращения через уникальный номер заявки и формирует систему ответственности внутри компании за решение клиентских проблем. Без такого механизма заявки теряются, клиенты сталкиваются с необходимостью повторять свою проблему многократно, теряется доверие к компании, и увеличивается количество негативных отзывов.