При наличии переназначений между группами поддержки расчет сроков выполнения работ должен учитывать только активное рабочее время каждой группы. Например, если обращение было перенаправлено из московской группы во владивостокскую, общий срок выполнения будет состоять из времени работы московских специалистов плюс время работы владивостокской команды, но только в их рабочие часы. Необходимо разработать систему учета, которая автоматически отслеживает, когда обращение находилось в работе у каждой группы. Это можно реализовать через интеграцию календарей рабочего времени всех групп в единую систему управления обращениями. Важно, чтобы пользователь был информирован о каждом перенаправлении и ожидаемых сроках решения после каждого этапа обработки.

Изменение подходов к обслуживанию, например переход от электронной почты к web-порталам, может как повысить, так и снизить удовлетворенность пользователей в зависимости от их потребностей и привычек. Те пользователи, которые ценят скорость и структурированность процесса, оценят преимущества web-порталов. Однако другие, привыкшие к свободной форме общения по электронной почте, могут воспринять изменения негативно, считая их усложнением процедуры подачи заявок. Баланс между эффективностью сервиса и удобством для разных групп пользователей становится ключевой задачей для организаций.

Одним из примеров является кейс крупной международной компании, где бизнес пошел навстречу ИТ, модифицировав правила учета для выделения ИТ-компонентов в комплексных активах. Это позволило внедрить систему точного распределения затрат и автоматизировать процессы инвентаризации. Изменения окупились за 18 месяцев за счет сокращения издержек на обслуживание и снижения рисков простоя ИТ-инфраструктуры. Ключевыми факторами успеха стали постановка цели на уровне С-suite и фокус на экономических показателях, а не технических деталях при презентации требований.

Для снижения конфликтов между процессами рекомендуется: разработать четкие и простые критерии, позволяющие легко определить тип запроса; внедрить механизм гибкой переклассификации запросов между категориями при необходимости; назначить ответственного за координацию между процессами; обеспечить единую точку входа для всех запросов с последующим роутингом; провести обучение персонала по классификации запросов; избегать привязки вопросов классификации к ответственности за обработку; и регулярно анализировать случаи, вызывавшие разногласия, чтобы улучшать критерии классификации.

Цикл Деминга, известный как PDCA, фактически является модификацией цикла Шухарта. Уильям Шухарт, статистик и инженер, первым предложил концепцию циклического подхода к управлению качеством, который затем был популяризирован Эдвардом Демингом в Японии. Деминг адаптировал и внедрил эту методологию в японской промышленности, поэтому впоследствии она стала ассоциироваться с его именем. В действительности, Деминг сам называл этот цикл циклом Шухарта, признавая приоритет первоначальной идеи.

Традиционно комплексная система измерения проектов основывается на трёх ключевых показателях: качество (степень реализации проектных целей), соблюдение сроков и соответствие бюджету. Эти показатели образуют основу для комплексной оценки успешности проекта и позволяют учитывать основные аспекты выполнения проекта: качество конечного продукта, соблюдение временных рамок и эффективное использование выделенных финансовых ресурсов.

Для успешного управления знаниями необходимо: определить владельца каждой единицы информации, поддерживать актуальность данных, обеспечить доступность информации для всех заинтересованных сотрудников и гарантировать релевантность содержания. Потребители информации должны знать о существовании нужных материалов, уметь быстро их находить и своевременно применять при выполнении своих задач.

Внедрение CMDB является предпочтительным решением, потому что временные альтернативы, такие как паспорта инфраструктурных элементов, не решают всех задач управления конфигурациями и требуют постоянной ручной актуализации информации. CMDB автоматизирует процесс отслеживания связей между конфигурационными элементами и ИТ-услугами, сокращает риски ошибок и позволяет гибко развивать процессы управления в дальнейшем. Избавлять себя от организации полноценного процесса управления конфигурациями, опираясь только на временные решения, в долгосрочной перспективе приводит к увеличению сложности и снижению эффективности управления ИТ-услугами.

Система руководства ИТ по COBIT 5 отвечает за формирование политики и стратегии в области ИТ, определение целей и ожидаемых результатов, а также за контроль достижения этих результатов в интересах заинтересованных сторон. Она обеспечивает создание рамок, в которых действует система управления ИТ, и определяет, каким образом ИТ-ресурсы и процессы способствуют достижению целей бизнеса. Основные функции системы руководства включают оценку текущего состояния, определение направления развития и мониторинг результатов.

Управление лицензиями ПО включает не только учет установленных экземпляров ПО и проверку на соответствие приобретенным лицензиям, но и анализ многочисленных условий и ограничений, прописанных в лицензионных соглашениях, особенно в EULA (End User License Agreement). Это охватывает правовое соответствие всем условиям соглашений, помимо количественного учета установленного ПО.