Применение OLA может быть полезным только после серьезного анализа целесообразности. Если планируется внедрение сервисного подхода внутри компании, это не обязательно требует использования OLA. Особенно если речь идет об OLA в пределах ИТ-подразделения. Введение OLA означает включение сервисных отношений внутри ИТ-подразделения, что приводит к изменениям в организационной структуре, процессах и создает риск излишней автономности подразделений. Также появляется задача контроля выполнения обязательств внутренними поставщиками. Однако такие последствия могут как помочь, так и навредить, поэтому решение о применении OLA должно быть обоснованным и приниматься в каждом конкретном случае, а не быть универсальной рекомендацией.

Правило «расщепления» — это методика разбиения комплексного актива на отдельные учетные единицы для детализации затрат. Например, при постановке рабочей станции на учет по правилам «расщепления» системный блок, монитор и периферийные устройства регистрируются как самостоятельные активы с уникальными инвентарными номерами и сроками амортизации. Это позволяет ИТ-службам вести контроль за состоянием и заменой отдельных компонентов, а финансовым службам — более точно распределять расходы. Реализация требует четкого определения типов активов, подпадающих под такое расщепление.

В российских стандартах (ГОСТ 27.002-89, ГОСТ Р 53480-2009) применяется термин «готовность», заимствованный из теории надежности и ориентированный на технические характеристики. Международные стандарты ITIL и ISO/IEC 20000 используют термин «доступность» (availability), который в контексте ИТ-управления включает не только техническую работоспособность, но и организационные аспекты предоставления услуги. Это различие сохраняется в профессиональной литературе и требует адаптации терминологии при локализации документов.

Исключение из правила касается дорогих комплектующих, которые не применяются массово, например, специализированных процессоров или серверных компонентов. Такие элементы следует регистрировать по отдельности из-за их высокой стоимости и необходимости отслеживания отдельных экземпляров. Для массовых и недорогих материалов, таких как картриджи или модули памяти, учет должен вестись количественно без привязки к конкретным объектам.

Администраторы критикуют другие группы за отсутствие понимания инфраструктурных требований: разработчики не хотят разбираться, как работает приложение на инфраструктуре; тестировщики не различают инциденты и дефекты, сваливая всё на администраторов; аналитики не учитывают инфраструктурные ограничения в требованиях. Администраторы считают, что они держат всё на своих плечах, в то время как другие группы не учитывают потребности эксплуатации системы.

Определение ответственных за поддержку актуальности информации должно быть частью организационного процесса. Для каждого элемента инфраструктуры или каждой ИТ-услуги необходимо назначить конкретного сотрудника или группу, которая будет отвечать за своевременное обновление информации. Эти сотрудники должны иметь соответствующие полномочия и доступ к необходимым данным. Кроме того, важно выработать процедуру проверки и подтверждения вносимых изменений, чтобы информация оставалась корректной.

Общие задачи включают: 1) Четкое разграничение ответственности, 2) Установление параметров качества выполнения работ, 3) Определение принципов передачи работ между группами, 4) Внедрение централизованного контроля. Эти меры помогут избежать ситуаций, когда каждая группа уверена, что выполнила свою часть работы, но общий результат не достигнут.

Создание CMDB разовым проектом недостаточно, потому что успешная эксплуатация CMDB требует постоянного поддержания ее структуры и правил учета в соответствии с меняющимися потребностями пользователей. Периодически необходимо пересматривать учетные правила, выявлять новые потребности и, при необходимости, удалять из базы устаревшую информацию, на сопровождение которой тратятся ресурсы. Это требует постоянной работы и контроля, который невозможен в рамках единовременного проекта.

Сотрудники не следуют регламентам, потому что часто не понимают цели создания документа, не знают, для кого он предназначен, сталкиваются с документами, разработанными без учета практического опыта, не имеющими официального статуса, отсутствием ответственного за обновление, отсутствием процедур актуализации, недостаточной информированностью о документе и отсутствием контроля за соблюдением. Кроме того, документы часто неудобны в использовании и не соответствуют реальным рабочим процессам.

В условиях кризиса компании сокращают капитальные вложения в ИТ-проекты, что приводит к увеличению доли операционных затрат в общем бюджете. Например, в российских банках доля операционных затрат выросла до 76-79% по сравнению с обычными 55-60%. Это делает управление операционными расходами особенно важным для сохранения финансовой устойчивости ИТ-подразделений.