Разделение процессов на уровни (производственные, управленческие, поддерживающие) дает несколько преимуществ: упрощение масштабирования модели (как вверх, так и вниз и вбок), возможность независимой оптимизации разных типов процессов, повышение гибкости при изменении условий бизнеса, упрощение интеграции различных методологий и стандартизированных подходов. Такая структура также позволяет использовать общие управленческие процессы для различных видов услуг, в том числе и не ИТ-услуг, что расширяет применимость модели.

Управление доступностью (AVA) часто не является частью централизованной корпоративной функции, а интегрировано в повседневные ИТ-процессы, поскольку оно связано с рутинным обеспечением качества услуг и оптимизацией систем. Управление непрерывностью (CONT), напротив, часто функционирует как часть корпоративной функции, поскольку его задачи требуют централизованного подхода и координации на уровне всей организации. Это связано с тем, что CONT включает планирование ответа на кризисные ситуации, которые могут затрогивать множество подразделений и требуют разработки единой стратегии восстановления.

Метод совместного обсуждения приоритетов между бизнес-подразделениями может быть эффективен в компаниях с высокой культурой коммуникации и сотрудничества между подразделениями, где существует четкая иерархия принятия решений. Также он работает, когда бизнес-лидеры обладают достаточным пониманием общих целей компании и готовы идти на компромиссы ради достижения этих целей. В небольших организациях с простой структурой и небольшим количеством конкурирующих требований такой подход может быть наиболее гибким и эффективным. Однако в крупных компаниях с множеством независимых подразделений и сильной ориентацией на собственные KPI этот метод часто приводит к конфликтам и неэффективному распределению ресурсов.

Не рекомендуется злоупотреблять профессиональной терминологией в переговорах, если она не является общей для обеих сторон, так как это может создать барьер в коммуникации. Использование непонятных терминов приводит к недопониманию, затрудняет процесс согласования и может вызвать чувство отчуждения у оппонента. Чтобы договориться, необходимо говорить на одном языке, что включает как переносный смысл (общие интересы), так и буквальный (понятная всем терминология).

Низший уровень в структуре PCF - это "задача", следующая за уровнем процедур. Этот уровень обычно отражает специфику конкретных операций и сильно меняется в зависимости от отрасли промышленности и особенностей работы организации. Задачи представляют собой детализированные действия, которые непосредственно выполняются сотрудниками в рамках процедур. В отличие от более высоких уровней PCF, этот уровень менее стандартизирован и больше адаптируется под конкретные условия работы предприятия.

Изменение графика предоставления ИТ-услуг, например, сокращение окон обслуживания, может требовать корректировки работы определенных компонентов инфраструктуры. Это может затрагивать серверы, сети, системы хранения данных и другие ресурсы, которые обеспечивают предоставление услуги в течение установленного времени. Для определения конкретных элементов, на которые повлияет изменение, необходимо заранее знать, какие ресурсы связаны с данной услугой.

Результатом ITSM-проекта считается работающее организационно-техническое решение, включающее запущенный процесс с измеримыми и прогнозируемыми характеристиками, а также адаптированный инструмент автоматизации, которым свободно владеют исполнители. Такое решение обеспечивает устойчивое функционирование внедрённого процесса управления ИТ.

К традиционным ограничениям проектов относятся сроки, бюджет и качество. Для средних и крупных проектов следует также учитывать охват (объем работ или продуктов), что приводит к списку из четырех ключевых параметров. Запрограммированные в методологиях попытки объединить охват и качество в единую сущность считаются неправильными - каждое из этих понятий требует отдельного управления. Некоторые источники, например PMBoK, могут упоминать до шести ограничений, но в большинстве реальных ситуаций достаточно четыре базовых параметра.

В сервисных отношениях с точки зрения потребителя существуют два типа затрат: затраты, снимаемые с потребителя услугой (часть ценностного предложения), которые включают расходы на персонал, технологии и другие ресурсы, которые потребитель нес бы сам без услуги; и затраты, налагаемые на потребителя услугой (затраты на поддержку услуги), включающие цену, взимаемую поставщиком, обучение персонала, расходы на сеть, закупку расходных материалов и другие операционные расходы, связанные с использованием услуги.

«Готовность» (из ГОСТ по надежности) характеризует вероятность безотказной работы компонента в момент включения и не учитывает внешние факторы, такие как обслуживание или инциденты. «Доступность» в ITIL и ISO/IEC 20000 включает не только техническую работоспособность, но и время простоя из-за плановых работ, внешних воздействий и процессов управления. Таким образом, «доступность» охватывает более широкий спектр факторов, связанных с предоставлением услуги конечному пользователю, а «готовность» фокусируется на внутренних характеристиках системы.