Независимая работа различных групп сотрудников с общими конфигурационными единицами создает риски принятия решений без учета влияния на смежные процессы. Например, специалист по учету активов может списать и утилизировать устаревший сервер, не учитывая его роль в ИТ-услугах, что приведет к нарушению предоставления услуг. Эти риски включают несогласованные изменения, ошибки в учете, сбои в ИТ-услугах и потенциальные финансовые потери из-за неправильного управления критически важными компонентами.

Регулярное планирование и учет трудозатрат предоставляют несколько ключевых преимуществ: повышение исполнительской дисциплины, получение важной информации для анализа деятельности и корректировки распределения работ и организации труда, а также наличие более веских обоснований для получения дополнительных ресурсов при необходимости. Постоянное отслеживание затраченного времени и выполнение запланированных работ на 90-110% загрузки помогает избежать накопления незавершенных задач и формирует культуру своевременного выполнения обязательств. Анализ данных по трудозатратам позволяет руководству видеть реальное распределение времени сотрудников, выявлять неэффективные процессы и принимать обоснованные решения по оптимизации работы. Кроме того, наличие точной информации о фактических затратах времени служит надежной основой для аргументации перед клиентами или руководством при необходимости увеличения штата, бюджета или других ресурсов для выполнения задач в установленные сроки.

В ITIL 4 картина с ролями упростилась по сравнению с ITILv3. Термин 'service level manager' упоминается лишь единожды в главной книге о взаимодействии потребитель-поставщик 'Повышение ценности для заинтересованных сторон', но сама роль не определяется. В публикации, описывающей одноименную практику 'Service Level Management ITIL4 Practice Guide', эта сущность не упоминается вообще. Это упрощение роли в новой версии ITIL минимизирует вероятность избыточного усложнения системы управления и бесплодных споров о распределении задач между ролями, что соответствует принципу 'Keep it simple and practical'.

Co-creation - это новый тренд в бизнесе, предполагающий совместное создание ценности посредством активного сотрудничества между поставщиками и потребителями. В современных условиях это означает изменение правил на рынке и подхода к сервисным отношениям, где потребители стремятся использовать своё влияние на каждом этапе взаимодействия с поставщиком. Организации осознают, что для создания ценности недостаточно просто предоставить услугу - необходимо вовлечение потребителей в процесс. Это требует пересмотра традиционных моделей обслуживания, где активная роль клиента становится неотъемлемой частью сервисных отношений. Co-creation выходит за рамки просто учёта желаний потребителей и предполагает их непосредственное участие в формировании продукта или услуги.

Важность различения этих понятий обусловлена тем, что они находятся на разных уровнях удаления от конечного результата в виде организованной работы. Типовое внедрение ближе всего к результату, так как подразумевает полную адаптацию процесса к конкретной компании. Типовой процесс (модель) требует адаптации и внедрения, а типовая система автоматизации является лишь инструментом, который не решает задачу организации деятельности сам по себе. Непонимание различий приводит к ситуации, когда заказчики ожидают результат в виде организованных работ, а подрядчики предлагают только документацию или программные продукты. Это особенно проявляется при проведении тендеров, когда отсутствует четкая постановка задачи, подрядчики предлагают разные по сути решения, а выбор делается исключительно по цене, что часто приводит к неэффективным результатам.

Управление пользовательским опытом (CXM) — это дисциплина, направленная на построение и улучшение взаимодействия компании с клиентами через все точки соприкосновения. Оно необходимо, так как современные потребители всё чаще оценивают не только качество самого продукта или услуги, но и то, как они предоставляются. Компании, ориентированные на потребителя, признают: способ предоставления продуктов становится важнее их содержания. CXM помогает структурировать информацию о клиентах, понять их потребности, минимизировать разрывы в каналах взаимодействия и создать бесшовный клиентский путь, что критически важно для удержания клиентов и повышения лояльности.

Автоматизация управлении доступом решает проблему ручной обработки запросов и длинных цепочек согласований. Важно выбирать решения с широким охватом задач процесса, при этом оптимально использовать специализирование системы Service Desk для обработки запросов вместо построения отдельных конвейеров в IDM-системе. Автоматизация позволяет сократить время обработки запросов до требуемых бизнесом сроков, снизить количество ошибок, обеспечить прозрачность и аудируемость процесса. Для успешной автоматизации часто требуется помощь внешних экспертов в интеграции различных систем и создании коннекторов к управляемым ИТ-ресурсам, особенно когда внутренних компетенций недостаточно.

Организация Service Desk в небольших компаниях имеет смысл, несмотря на ограниченное количество персонала. Основные причины включают во-первых, предотвращение потери или игнорирования пользовательских обращений в общем рабочем потоке. Во-вторых, обеспечение четкой точки контакта для пользователей, так как без специальной службы им может быть сложно найти нужного специалиста для решения проблемы. В-третьих, правильную расстановку приоритетов обращений с точки зрения поддержки бизнес-процессов. Кроме того, наличие Service Desk позволяет количественно оценить загрузку ИТ-специалистов задачами поддержки, что важно для принятия решений о дополнительном найме персонала.

Процедура управления инцидентами предназначена для скорейшего устранения нарушений в предоставлении услуг. В отличие от сервисных запросов, которые необходимо выполнять только в установленные сроки, инциденты требуется решать максимально быстро. Хотя традиционно показатели эффективности (KPI) процесса управления инцидентами связаны с соблюдением сроков, ключевая задача процесса — устранение сбоев как можно быстрее для минимизации их влияния на бизнес.

Метрика своевременности — это доля обращений, решенных в рамках установленного норматива времени, от общего количества обработанных обращений. Она является одним из основных показателей качества работы служб поддержки. Метрика учитывает только те случаи, когда запрос был обработан до истечения установленного срока. Несмотря на свою распространенность, этот показатель имеет определенные недостатки, так как не учитывает внешние факторы, влияющие на сроки обработки.