Следующими вопросами задается Анна Лобова, наша постоянная читательница, в ходе организации системы учета оборудования и определения материально ответственных лиц:
Как организовать складской учет с нуля? В компании, где нет ИТ склада, а есть единый склад (тумбочки, шкафы, автомобили и компьютеры вместе) и никакой привязки учетной единицы к человеку. Выдали и выдали, кому выдали не отмечено, отмечено просто что такая-то единица в компании есть. Разумеется все прут ноуты и еже с ними домой, особенно те, кто увольняется не по доброму. Да еще и плюс Отдел Кадров не всегда информирует ИТ об увольнениях.
Два варианта, очевидных:
1) создать обходной лист и пока не подпишут, что все сдано – не получают трудовую книжку.
Проблема: этот лист юридического веса не имеет, не отсудим ничего, трудовую будем вынуждены выдать.
2) сделать всех сотрудников материально ответственными, т.е. пришел на работу – вот тебе твоя карточка, где тебе под роспись дается оборудование. А при увольнении, все также по обходному листу сдается все.
Проблема: заставить подписать такую карточку мы можем только новичков, а нынешние 2 тыщи сотрудников откажутся. Как быть? С чего начать?
Я вспоминаю в КПМГ как реализовано, там и карточку подписываешь рукой (каждый раз подписываешь при изменении конфигурации комплекта оборудования, даже одной мышки!), но насчет легитимности этой бумаги не уверена. Там по-моему просто где-то во внутреннем регламенте указано, что за утерю такого-то оборудования штраф такой-то, за такое-то – такой-то штраф. Но опять же это юридически неправомочно. Были ли прецеденты с судом? Как решались?
Буду рада любым ссылкам на подобные обсуждения.
Вопросов много конечно: делать ли свою систему учета, или просто в общей править (где тумбочки и все-все-все), надо ли кого из ИТ делать мат.ответственными, какие регламенты и бланки могут понадобиться, есть ли шаблоны для примера? но главное – с чего начать? Наверное с инвентаризации? Есть ли какие бэст прэктис, может считывание штих-кодов с девайсов или еще что..сам алгоритм инвентаризации..
Уверены, у многих читателей нашего портала накоплен опыт решения подобных вопросов. Поделитесь им, коллеги!
Нужна учетная система. Например, есть неплохая конфигурация для 1С.
В учетной системе будет привязка к сотруднику. Иногда имеет смысл привязывать технику к другому объекту, например помещению, зданию, серверной стойке, а данный объект – к мат. ответственному. Система позволит видеть перемещения оборудования, распечатывать необходимые акты и описи. Ну и куча другого функционала.
Проблема информирования отделом кадров – решается, на мой взгляд, только обходным листом.
Если в обходном листе нет подписей ответственных за сдачу техники и иного материального обеспечения, то можно не выдавать или тянуть с расчетом. В конторах, где з/п платится серая, это реально работает. Потому как сотруднику просто не выплачивается полный расчет (точнее выплачивается, но только официальная часть).
Вот тут не ясно, а почему откажутся? В чем проблема признать, что ты используешь в своей работе данный ноутбук, стол и кресло? Не понимаю.
Что касается основных принципов учета, то я бы отметил такие:
1. Для начала необходимо выделить оборудование и иное материальное обеспечение, которые по сути являются расходными материалами. Сюда включить клавиатуры, мыши, фломастеры, степлеры и прочее дешевое (например, стоимостью до 3 тыс. рублей). Такое оборудование не учитывать ни на балансе, ни на внесистемном учете. Списывать сразу. По мере необходимости такое оборудование выдавать по заявке пользователя. Понятно, что в этом случае, кто-то может, например, себе домой стырить мышь. Ну, это просто – статистическая погрешность. Я бы такие вещи сравнил в целом с туалетной бумагой – ее тоже наверняка тырят. Или мылом.
2. Что касается более дорогого оборудования – тут без бумаг не обойтись. Ну, если вы реально стремитесь сохранить его.
Выдавать – по акту, менять состав – тоже. В случае увольнения – передать оборудование на склад – тоже сопровождая документом. В случае недостачи – разбираться, требовать возмещения. Если сотрудник увольняясь не может вернуть ноутубк за 50 тыс. рублей, то как еще в суде вы докажете, что он его получал в пользование, если не будет соответствующих бумаг?
В нашей компании около 3 тыс. человек. При увольнении, как правило, никаких проблем с возвратом оборудования не возникает. Если возникает, то с каким-то совсем уж старым оборудованием, которое уже давно самортизировано и можно списать – его в случае недостачи просто списывают и не парятся. А проблема наличия такого оборудования на руках у сотрудников – решается регулярной инвентаризацией/сверкой, плюс систематическим обновлением парка техники.
С учетом того, что ранее у вас учет не велся, нужно провести первичную инвентаризацию, занести все в учетную систему, проставить инвентарные номера, выделить технику, которую необходимо списать. Далее эту процедуру проводить, как минимум, раз в год. Но в идеале – раз в квартал, все зависит от ваших ресурсов.