Что такое поток и, самое главное, почему он имеет значение? Обеспечение потока и уделение внимания основным показателям потока не только позволит вам добиваться результатов в последовательной предсказуемой манере, но и подготовит почву для принятия надежных решений, основанных на данных.
Что такое поток?
Представьте себе: вы находитесь на пункте досмотра в аэропорту. Как выглядит этот процесс? Безопасность в аэропорту – это стандартизированная система. Шаг за шагом люди проходят через все действия этой системы – готовятся к паспортному контролю, подходят к конвейеру, достают всю свою электронику, кладут сумку на ленту, проходят через сканер, забирают сумки на другом конце, кладут все электронные устройства обратно в сумки, и все готово.
На пропускную способность системы, или количество людей, которые могут пройти досмотр в одно и то же время, может влиять множество факторов – количество полос безопасности, количество свободных агентов, скорость обработки данных технологией, используемой для проведения досмотра, и многое другое.
И существует множество ситуаций, которые могут прервать этот поток. Может случиться так, что один человек особенно долго вынимает свои устройства. Или сработал металлоискатель, и ему пришлось вернуться, вывернуть карманы и повторить попытку. Или кому-то с ограниченными возможностями может понадобиться дополнительная помощь при прохождении очереди.
Чем больше людей проходит через систему, тем выше вероятность того, что процесс займет больше времени, чем обычно.
Понимание потока в работе со знаниями
Когда ваши клиенты делают запрос, существует процесс, которому вы будете следовать, чтобы выполнить этот запрос. По сути, поток в работе со знаниями – это движение запросов через ваш процесс.
Наша конечная цель – оптимизировать поток, чтобы улучшить прохождение каждой части клиентской ценности через нашу систему, чтобы она могла быть доставлена нашим клиентам более эффективным и предсказуемым образом.
Наша цель – создать предсказуемый рабочий процесс доставки, отвечающий потребностям наших клиентов. И в нашем распоряжении имеются основные показатели потока, которые помогут нам отслеживать эффективность работы нашей системы.
Как измерить рабочий поток
Когда дело доходит до измерения и оценки предсказуемости вашего рабочего процесса, есть четыре очень простые метрики, с которых мы рекомендуем начать. Эти показатели тесно связаны с тем, насколько эффективно работает ваша система. Давайте рассмотрим каждую из них.
Время цикла
Итак, каждый раз, когда вы берете на себя обязательства по выполнению нового запроса клиента, первый вопрос, на который вам нужно ответить, – “Когда это будет сделано?”. А вот что на самом деле волнует наших клиентов, так это то, когда они получат то, о чем просили? Каково время, прошедшее с момента подачи запроса до момента, когда они его получат?
В нашем рабочем процессе мы запускаем таймер, когда работа была принята, и останавливаем таймер, когда работа была выполнена. Разница между этими двумя моментами времени называется временем цикла.
Время цикла – это показатель того, сколько времени требуется для прохождения товара через вашу систему доставки. Оценка времени цикла и тенденций его изменения со временем – это отличный способ оценить предсказуемость вашего рабочего процесса и понять, ведет ли он себя так, как вы ожидаете.
Пропускная способность
В дополнение к тому, чтобы знать, сколько времени требуется для предоставления потребительской ценности, многие практикующие agile-специалисты интересуются тем, какой объем работы выполняется за определенный период времени.
Эта метрика потока особенно важна, если у вас есть заранее установленная дата релиза и вам нужно знать, сколько элементов может уложиться в отведенное вам время. Мы называем эту метрику пропускной способностью.
Пропускная способность – это просто мера того, сколько элементов нашего процесса мы выполняем за единицу времени – в терминах количества элементов в день/неделю/месяц и т.д.
Выполняемая работа
Третья метрика потока – это незавершенное производство (WIP). WIP представляет собой количество элементов, имеющихся в вашем рабочем процессе. Эта метрика влияет как на то, сколько времени нам требуется для выполнения задач, так и на то, сколько задач мы можем выполнить в единицу времени.
Поэтому очень важно поддерживать WIP и стремиться к его постоянству, чтобы обеспечить максимальную отдачу от нашего потока. Постоянный WIP ведет к постоянному времени цикла и постоянной пропускной способности.
Основные показатели потока взаимосвязаны через уравнение закона Литтла. Всегда помните, что изменение одной из метрик потока неизбежно повлияет на одну (если не на обе) из других.
Вы можете использовать эту концепцию для реализации простых стратегических изменений, которые улучшат скорость доставки. Например, сокращение количества элементов, над которыми вы работаете, может оказать значительное влияние на то, сколько времени требуется для достижения результатов. Когда WIP снижается, время цикла уменьшается, а пропускная способность увеличивается, а это именно то, к чему мы стремимся для достижения эффективного рабочего процесса доставки.
Средний возраст незавершенного производства
Последняя метрика потока – и, я бы сказал, самая важная – это средний возраст незавершенного производства.
Согласно закону Литтла, поддержание стабильного рабочего процесса доставки зависит от двух факторов – объема незавершенного производства и среднего возраста незавершенного производства. Для этих двух показателей ключевым является постоянство – предсказуемость систем определяется вашей способностью поддерживать постоянство как вашего WIP, так и среднего возраста вашего WIP.
Средний возраст WIP и время цикла – это, по сути, одно и то же, только время цикла измеряется по завершенным задачам, в то время как возраст задачи – это показатель, касающийся задач, которые все еще находятся в процессе выполнения.
Ваша метрика времени цикла не учитывает текущий WIP. Хотя у вас может быть очень низкое среднее время цикла, если ваши задачи сидят и стареют в потоке, а затем в конечном итоге будут выпущены на более позднем этапе, ваше среднее время цикла возрастет до предела. Вот почему так важно отслеживать средний возраст WIP и регулярно сравнивать его со средним временем цикла.
В идеале эти показатели должны быть примерно равны.
Посмотрите на ваши данные. Всегда лучше рассматривать все эти показатели в совокупности, в контексте того, как они соотносятся друг с другом в рамках рабочего процесса.
Например, неправильные вещи, сделанные быстрее, не принесут никакой пользы, а жертвовать качеством результатов ради скорости выполнения – это то, что мы никогда не рекомендуем делать.
Не пытайтесь оптимизировать какую-либо одну из этих метрик в отдельности, а лучше используйте их вместе, чтобы лучше понять не только то, как работа проходит через вашу систему, но и как метод оценки эффективности вашего процесса.
Теперь пришло время действовать! Начните измерять основные показатели потока и отслеживать, как принимаемые вами решения влияют на эффективность рабочего процесса. Оценивайте, как развиваются тенденции с течением времени, в идеале – раз в две недели, чтобы понять, окупаются ли ваши усилия по совершенствованию.
Если ваша система доставки не дает тех результатов, на которые вы рассчитываете, и вы хотели бы изучить проверенную дорожную карту для оптимизации рабочих процессов с целью повышения их предсказуемости, мы будем рады приветствовать вас на нашем курсе “Flow Metrics: управление потоковым производством на основе данных“!
