Важно "повариться в самой гуще деятельности", то есть глубоко погрузиться в процессы компании и понять её работу изнутри, потому что стандартный список процессов из PCF может не в полной мере отражать специфику конкретной организации. Необходимость глубокого погружения объясняется тем, что без полного понимания реальных процессов и особенностей работы компании возникает риск некорректной идентификации и выбора релевантных процессов из PCF. Это знание помогает определить, какие процессы действительно присутствуют в организации, установить контакты с ответственными за процессы сотрудниками и правильно соотнести бизнес-потребности с ИТ-услугами, что критически важно для создания эффективного и актуального каталога ИТ-услуг.

Цифровая компания использует в производственном процессе технологии, которые дают преимущества сразу по нескольким направлениям: сокращение производственных затрат за счет исключения операций, выполняемых людьми (что снижает число дефектов и потери времени); повышение эластичности производства (скорость и возможность реагирования на изменения спроса); повышение эффективности сбыта через расширение каналов приобретения, маркетинговую поддержку и сокращение дистанции между поставщиком и потребителем; повышение эффективности управленческих решений за счет объективной информации о процессах.

Эффективное управление проблемами в ИТ-инфраструктуре предоставляет несколько ключевых преимуществ: снижение затрат и усилий при решении инцидентов («пожаротушении») и при разрешении повторяющихся инцидентов; сокращение затрат на обходные решения или некачественные исправления; обеспечение более высокой доступности ИТ-услуг за счет уменьшения количества и продолжительности инцидентов; повышение производительности ИТ-персонала за счет сокращения незапланированного труда, вызванного инцидентами. Правильно организованное управление проблемами, являющееся своего рода искусством из-за множества методик выявления корневых причин и сложности современных ИТ-ландшафтов, помогает создавать более стабильную и надежную ИТ-среду.

В условиях неопределенности важно сохранять стратегическое планирование в ИТ, потому что оно предоставляет ориентиры и рамки для принятия решений. Хотя строгие планы могут ограничивать гибкость, полный отказ от стратегии приводит к хаосу и разобщенности действий различных подразделений. Стратегия помогает определить приоритетные направления инвестирования, технологические тренды и стандарты, что позволяет сосредоточить усилия на наиболее важных задачах даже когда конкретные детали пути достижения целей остаются неопределенными.

Чтобы определить, является ли предложение услугой в контексте ITIL4, следует задать следующие вопросы: 1) Какие риски и затраты клиент перекладывает на поставщика при использовании этого предложения? 2) Что является конечной ценностью для клиента, и как предложение помогает ее достичь? 3) Какие ресурсы включает в себя предложение, и как они доступны клиенту? 4) Какие сервисные операции выполняет поставщик для поддержания работы предложения? 5) Если бы клиент сам решал эти задачи, какие усилия и риски на него бы легли? Если при ответе на эти вопросы становится ясно, что клиент перекладывает на поставщика значимые риски и затраты, то предложение соответствует определению услуги в ITIL4. Например, простая продажа шоколадки не является услугой, так как клиент не перекладывает никаких рисков, но при регулярной доставке клиент перекладывает на поставщика ответственность за своевременность и качество поставок.

В ITIL 4 вместо критических факторов успеха процессов (CSF), использовавшихся в ITILv3, появились факторы успеха практик (PSF). Основные изменения заключаются в том, что теперь факторы успеха определяются не для отдельных процессов, а для практик в целом. PSF представляют собой комплексные функциональные компоненты практики, необходимые для обеспечения её соответствия своему назначению, и охватывают все аспекты управления услугами: Организации и люди, Информация и технологии, Потоки ценности и процессы, Поставщики и партнёры. Формулирование KPI по-прежнему основывается на этих факторах, но теперь в контексте практик и их вклада в потоки создания ценности.

Выделенный менеджер процесса в ИТ обладает рядом преимуществ. Во-первых, такой специалист имеет больше ресурсов и времени на управление процессом, что повышает его эффективность. Во-вторых, он может правильно позиционироваться в организации, не будучи непосредственным руководителем какого-либо отдела, что снижает риск конфликтов интересов. В-третьих, это помогает минимизировать ролевые конфликты и соблюдать принцип разделения обязанностей (segregation of duties). Кроме того, выделенный менеджер процесса способен лучше фокусироваться на стратегических задачах, таких как анализ данных, оптимизация workflow и внедрение улучшений.

Помимо оценки загруженности сотрудников, измерение трудозатрат может преследовать цели: понять распределение времени между различными видами деятельности (инциденты, запросы, развитие); выявить узкие места в процессах; оценить эффективность внедрения изменений в процессы; подготовить данные для планирования ресурсов; улучшить качество предоставляемых услуг через анализ времени, затрачиваемого на различные задачи. Главное - четко определить цель измерения перед началом сбора данных.

Примерами инцидентов являются: невозможность распечатать документ, отсутствие доступа к системе хранения данных (СХД), медленная загрузка страницы сайта и любые другие ситуации, связанные с прерыванием или ухудшением качества предоставляемой услуги. Инциденты представляют собой незапланированные события, требующие немедленного или максимально быстрого решения для восстановления нормальной работы.

Продуктовый подход в управлении ИТ-разработкой предполагает фокусировку не на выполнении отдельных проектов, а на создании долгосрочной ценности продукта для бизнеса. Компании, которым необходимы частые выпуски изменений программного обеспечения, выбирают этот подход, так как он позволяет более гибко и оперативно реагировать на изменения рынка и потребности пользователей, повышая конкурентоспособность и эффективность разработки. В контексте современного динамичного рынка, где скорость выхода на рынок и частые обновления становятся критически важными, традиционные проектные подходы уже не могут обеспечить необходимую гибкость и скорость реагирования.