Основные проблемы с учётом недоступности сотрудников в системах автоматического распределения задач связаны с кратковременными периодами отсутствия, такими как совещания, обеды или визиты к заказчикам. Длительные отсутствия (отпуск, командировка, болезнь) обычно учитываются системами, но краткосрочные отсутствия отслеживаются плохо или вообще игнорируются, что приводит к назначению задач сотрудникам, которые в данный момент недоступны. Это снижает оперативность реакции и увеличивает время обработки задач, что противоречит целям автоматизации.

Автоматическая маршрутизация заявок может заменить Service Desk, если она направляет запросы пользователей непосредственно в профильные технические группы. Например, через электронные каналы коммуникации, такие как электронная почта, можно использовать ключевые слова для автоматического определения темы обращения и назначения его соответствующей группе. Аналогично, через веб-интерфейс классификация по ИТ-услугам позволяет правильно распределять заявки. Это снижает нагрузку на первую линию поддержки и ускоряет решение задач, так как большинство запросов не проходят через центральную службу.

Разрывы соединения приводят к сбоям в работе приложений, требующих постоянного подключения — онлайн-игр, видеозвонков, облачных сервисов. Даже кратковременные обрывы могут вызывать потерю данных, необходимость повторной авторизации или прерывание загрузки файлов. Современные приложения часто не рассчитаны на подобные помехи, что делает их работу нестабильной при регулярных разрывах.

Некоторые организации отказываются от использования деловых игр из-за негативного восприятия названия, которое ассоциируется с развлекательной, несерьёзной деятельностью. Решающие лица могут считать, что бюджет на подобные «игрушки» неоправдан, особенно если на первый план выходят текущие задачи, требующие внимания. Кроме того, непонимание сути и цели деловых игр также может стать причиной отказа, особенно если руководство не видит их практической пользы для компании.

Учет рабочего времени начался в октябре 2013 года и к моменту написания текста продолжался почти полтора года. Более подробно, первые 13 недель (до конца 2013 года) учет велся по упрощенной системе с тремя цветовыми категориями, а с 1 января 2014 года система была усовершенствована и расширен до 18 категорий с ведением полного листинга затраченного времени.

Создание коалиции руководителей и сотрудников с влиянием в организации обеспечивает поддержку изменений на всех уровнях. Коалиция становится двигателем преобразований, помогает преодолевать сопротивление, ускоряет принятие решений и служит примером для остальных сотрудников. Сильная коалиция также может влиять на корпоративную культуру и формировать новые нормы поведения.

Исключение из правила касается дорогих комплектующих, которые не применяются массово, например, специализированных процессоров или серверных компонентов. Такие элементы следует регистрировать по отдельности из-за их высокой стоимости и необходимости отслеживания отдельных экземпляров. Для массовых и недорогих материалов, таких как картриджи или модули памяти, учет должен вестись количественно без привязки к конкретным объектам.

Обеспечить полные функциональные возможности при работе через электронную почту сложно, так как это зависит от того, какие данные и действия были предусмотрены при настройке автоматических уведомлений. Можно частично расширить функционал через интерактивные элементы в письмах (например, кнопки действий), но это имеет ограничения. Полноценное решение требует возможности заполнения обязательных полей и получения дополнительной информации, что лучше реализуется через веб-интерфейсы или мобильные приложения, а не через почтовые уведомления.

Проблему следует рассматривать на уровне организации труда, если повторяющиеся инциденты возникают на фоне отсутствия явных технических ошибок, наблюдаются частые недопонимания между сотрудниками, нечеткое распределение ответственности, а также если решения, принятые по устранению технических неполадок, не приводят к устойчивому улучшению ситуации. В таких случаях необходимо проанализировать процессы коммуникации, взаимодействия и контроля внутри команды, чтобы найти скрытые организационные причины проблем.

ITIL V3 относится к необходимости выделения отдельных ролей для координации процессов управления службами достаточно гибко, предоставляя организации возможность самостоятельно определить структуру и ответственность. В стандарте описаны основные процессы и общие рекомендации по управлению, но детальное распределение обязанностей и выделение специфических ролей, таких как "Координатор релизов" или "Координатор изменений", остаётся на усмотрение организации. ITIL фокусируется на результатах процессов, а не на том, какие именно роли их выполняют, что позволяет компаниям адаптировать стандарт под свои нужды, в том числе вводить дополнительные роли тогда, когда это необходимо для эффективности процессов.