Команда может восстановить продуктивность в кризисной ситуации несколькими способами: установив четкое распределение ролей и ответственности, сосредоточившись на ключевых задачах, упростив процессы отчетности и коммуникации, перепланировав работу на ближайшее время с учетом реальных возможностей и найдя точки рычага в производственной цепочке. Важно также убрать факторы, снижающие эффективность — поиск виноватых, вмешательство в работу других ролей и выполнение ненужных задач. Команда должна переключиться в высокоскоростной режим, сосредоточиться на достижении хотя бы базовых результатов и четко коммуницировать с заказчиком о реальных возможностях.

Для определения источников проблем необходимо провести анализ изменений в окружающей среде, произошедших за последнее время. Первым шагом должно быть определение, что изменилось: могли ли негативно повлиять крупные релизы, дефекты в ИТ-системах, отток квалифицированного персонала или рост пользовательской базы. Следующим шагом является анализ характера происходящих трудностей - определить, как структурно изменился поток обрабатываемых обращений. Необходимо выяснить, является ли рост объема обращений равномерным или он характерен только для отдельных услуг, и какие именно обращения вызывают наибольшие трудности при обработке. Важно также оценить эффективность процессов обработки для ситуаций с массовыми обращениями и выявить участки с наибольшим количеством очередей, где чаще всего возникают задержки.

В ITIL4 менеджер изменений отвечает за управление всеми аспектами практики 'Поддержка изменений', включая управление жизненным циклом отдельных изменений и развитие самой практики в целом. Координатор изменений описывается как дополнительная роль с теми же основными обязанностями, но в ограниченном контексте - например, по определенному направлению, подразделению заказчика или конкретной области изменений. Координатор действует в рамках полномочий, определенных менеджером изменений.

Для руководителей высшего звена ценность процесса управления изменениями следует подавать через призму стратегических целей компании. Укажите, что формализованный процесс минимизирует риски, связанные с ИТ-инфраструктурой, повышает надежность сервисов и тем самым поддерживает бизнес-стратегию. Приведите примеры, как неконтролируемые изменения приводят к потерям клиентов, штрафам или повреждению репутации. Подчеркните, что инвестиции в процесс окупаются за счет увеличения производительности, снижения аварийных ситуаций и повышения лояльности клиентов. Используйте KPI для измерения улучшений: снижение количества инцидентов, ускорение времени внедрения запросов, рост удовлетворенности пользователей.

Улучшение качества возможно за счёт сокращения количества уровней IVR до минимума, необходимого для эффективного распределения; внедрения единой системы учёта звонка с передачей всей информации между сотрудниками при переадресации; исключения ненужных сообщений, не соответствующих статусу клиента; оптимизации времени ожидания с информативными статусами («Вы 3-й в очереди, ожидание около 2 минут»); отказа от навязчивых запросов оценить обслуживание до завершения взаимодействия; обучения операторов основам всех банковских продуктов для первичной фильтрации запросов; внедрения технологии предиктивного набора для сокращения времени соединения; обеспечения резервных каналов связи при технических обрывах.

Измерение метрик в рамках часто повторяющихся процессов позволяет убрать разрыв между субъективными ощущениями и объективной реальностью. Это помогает выявить места, где теряются деньги и ресурсы, улучшить управление процессом, а также определить его эффективность и производительность. Регулярное измерение данных позволяет принимать более обоснованные управленческие решения, не полагаясь только на интуицию или личное восприятие.

Организации, которые фокусируются исключительно на скорости решения инцидентов, совершают несколько серьёзных ошибок. Во-первых, они упускают из виду качество коммуникации с пользователем, что может привести к увеличению числа повторных обращений и снижению удовлетворённости, даже если проблема решена быстро. Во-вторых, отсутствие внимания к окончательности решения приводит к тому, что инциденты возвращаются на доработку, увеличивая общее время и усилия, затраченные на их устранение. В-третьих, игнорирование проактивного информирования и уровня прозрачности создаёт у пользователя ощущение неопределённости и недоверия к службе поддержки. Все эти факторы в совокупности могут свести на нет преимущества от высокой скорости решения, так как пользователь оценивает не только результат, но и процесс взаимодействия с поддержкой.

Метрика First Time Resolution (FTR) в разрезе рабочих групп рассчитывается по формуле: FTR = (Nj - Sj) / Nj. Здесь Nj — количество обращений (инцидентов), обработанных j-той группой и закрытых без рекламаций (Cj), плюс количество возвратов на доработку в эту группу (Sj). Sj — это количество объектов, возвращенных на доработку в j-тую группу. Расчёт производится за период, когда завершена процедура проверки решения инцидента, а не фактическое решение задачи. Важно учитывать возвраты индивидуально по каждой группе, так как одно обращение может быть переназначено в другую группу или возвращено несколько раз в разные группы.

Контроль и доверие могут быть как взаимоисключающими, так и взаимодополняющими подходами. Считается, что в условиях высокой мотивации и ответственности сотрудников контроль может снижать их эффективность, заменяясь доверием. Однако там, где отсутствует мотивация и ответственность, контроль становится необходимым. Оптимальная практика предполагает сочетание обоих подходов: использование контроля для укрепления доверия, когда это необходимо, и доверия для повышения мотивации, когда сотрудники демонстрируют высокую ответственность.

Признаками проблем с делегированием являются: постоянное ощущение нехватки времени, предпочтение делать работу самому вместо передачи другим, мнение о недостаточной компетентности коллег, убеждённость в том, что объяснение задачи займёт больше времени, чем её выполнение. Если человек соглашается хотя бы с тремя из этих утверждений, это свидетельствует о том, что ему следует пересмотреть подход к распределению задач и уделять больше внимания развитию навыков делегирования.