Для создания реально используемых документов необходимо предварительно определить их цель и целевую аудиторию, учитывать специфику работы различных отделов, вовлекать в разработку и согласование всех заинтересованных лиц. Документ должен быть структурирован удобным образом для быстрого нахождения информации, иметь официальный статус, быть доступен сотрудникам и подкреплен системой контроля соблюдения. Например, для обеспечения единообразия выполнения процедур более подходят краткие ролевые инструкции, чем объемные описания процессов.