Анна Лобова, IT Manager и постоянный читатель нашего портала, а также регулярный участник ITSM-вебинаров, задаёт вопрос в виде развёрнутого кейса. Анна просит наше сообщество помочь ей и раскритиковать кейс в пух и прах. Давайте поможем.
Не секрет, что без каталога услуг, SLA, базы знаний, системы регистрации и учета запросов сотрудникам ИТ живется нелегко: пользователи просят все что хотят и прямо сейчас. Очевидность необходимости всех этих и других «айтиловских примочек» объяснять в очередной раз не стану.
Но как предоставить пользователям эти данные в удобном формате и более того: как собрать их вместе и залинковать между собой таким образом, чтобы не приходилось ломать голову в лабиринтах завязанных между собой данных? Бесконечные таблицы и справочники будут непонятны и неудобны для «вечно спешащих» пользователей. Но все же разметка границ «вот это мы делаем, а вот это не к нам» очень сильная защита ИТ отдела или как минимум возможность выгадать время на перенос той самой «границы» в случае если пользователь запросит услугу из раздела «out of service».
В нашей компании мы столкнулись с ситуацией «чистого поля», когда нет ни регламентирующих ИТ работу документов, ни регистрации ИТ запросов. С одной стороны создавай что душе угодно, а с другой – все что создаешь должно быть простым и понятным пользователям, еще не привыкшим к ИТ процедурам и сервисному подходу в целом. Поэтому первым делом я озадачилась изучением специализированного ПО для регистрации и учета ИТ запросов и, дойдя до Microsoft System Center Service Manager, натолкнулась на такой вот ролик. Видео настолько меня вдохновило, что я попробовала, до закупки ITSM системы, имея только MS SharePoint, реализовать и учет ИТ запросов и Портал самообслуживания (куда выложить и каталог сервисов и SLA и все что необходимо пользователю, чтобы самостоятельно справиться с возникшими вопросами).
Для выполнения поставленной задачи и чтобы не создавать множество документов я решила поступить следующим образом:
- Составила таблицу, в ней прописала сервисы (это Каталог Сервисов). В ней же указала формат поддержки и время на исполнение инцидентов и RFC (это SLA)
- Создала вики-сайт в SharePoint, выложила наши сервисы
- Для каждого сервиса создала свою страничку, где разместила всю информацию по сервису (детальное описание, составляющие, корпоративный стандарт, необходимо ли согласование для получения сервиса, режим поддержки, время на восстановление и изменение сервиса)
- Указала на страничке ссылку на заказ сервиса (запрос на изменение), ссылку на сигнал бедствия в случае проблем в работе сервиса (инцидент), ссылку на статьи об этом сервисе в базе знаний
- Опубликовала контакты первой линии поддержки
- Сейчас, пока у нас нет никакого ПО для регистрации и учета ИТ запросов (в настоящее время регистрация реализована средствами простейшего списка SharePoint с настроенными уведомлениями исполнителю и обратившемуся), ссылки «Заказать этот сервис» и «Проблемы с этим сервисом» всего лишь представляют собой mailto:help@company.domain, однако в скором времени мы залинкуем их в предзаполненные формы запросов в ITSM системе (будут заполнены атрибуты «тип сервиса» и «тип запроса»: инцидент, RFC…), и специалистам 1 линии не придется тратить время на создание и маршрутизацию большого количества запросов (согласитесь – очень существенный бенефит).
Резюмирую и закругляюсь: создание портала самообслуживания упрощает пользователям доступ к необходимой информации, позволяет в простом виде вызвать форму создания нового ИТ запроса с уже предзаполненными полями не открывая ИТ консоль, позволяет предоставить такие сложные документы как Каталог сервисов и SLA (и другие) в user-friendly виде, в конечном счете разгружает специалистов первой линии поддержки (и не только их), а также дает возможность пользователю открыть раздел Базы Знаний уже выбранного сервиса.
Список ИТ Сервисов:
Индивидуальная страница Сервиса:
Как видите, конечный пользователь не увидит таблиц Каталога Сервисов и SLA, ему не нужно будет открывать консоль ITSM системы, он зайдет на портал, почитает про сервис, посмотрит Базу Знаний, закажет его или пожалуется на него, увидит контакты поддержки и режим поддержки каждого сервиса, а также его доступность. Все просто, удобно, приятно.
Вопросы к обсуждению:
- Как вы считаете, удобно ли такое внедрение Базы Знаний внутрь портала самообслуживания?
- Будет ли пользователям удобно заказывать сервис через портал самообслуживания, нежели через консоль регистрации и учета ИТ запросов?
- Есть ли какие дополнения \ замечания к списку сервисов и разделам описания сервиса?
По вопросам, сформулированным в конце кейса, мои ответы таковы:
1. да, конечно. При соблюдении двух условий: пользователи используют портал; база содержит полезные знания. В описанной ситуации и для того, и для другого есть все предпосылки, как я понял.
2. Пользователи предпочитают работать с, во-первых, привычным, а во-вторых – удобным интерфейсом. Причем именно в таком порядке. Так что в случае, если они примут портал, и он станет привычным, они почти наверняка предпочтут его любому новому интерфейсу. Но пока портал просто перебрасывает их в старую добрую электронную почту, а если у сотрудников компании есть возможность работать с порталом с личных устройств, то, возможно, и не перебрасывает (некорректная реакция на mailto). В этих условиях портал проигрывает почтовому клиенту и по привычности, и по удобству.
3. В контексте кейса у меня дополнений-корректировок нет. Если портал корректно отражает согласованные правила-договоренности-документы, значит, хорошие список и описание. Уточнения могут быть к самим правилам-договоренностям, но вопрос ведь не об этом.
Вопрос же,вынесенные в заголовок, гораздо сложнее. Я убежден, что портал самообслуживания полезен далеко не во всякой организации. Грубо говоря, чем выше квалификация пользователей, тем больше пользы от хорошего портала. Чем ниже квалификация пользователей, тем ниже вероятность получения пользы от любых форм самообслуживания. Я видел много зарегистрированных пользователями инцидентов, которые по сути были запросами на обратный звонок для выяснения того, что же автор имел в виду. Иногда гораздо полезнее и рациональнее нанять еще одного оператора на телефон, чем развивать и поддерживать систему самообслуживания. Но это, мне кажется, уже совсем другая история; вопрос Анны не об этом.