Вчера с одним из клиентов обсуждали практику проведения оперативных совещаний. Поскольку «симптомы», сформулированные им, показались мне довольно распространенными, по итогам, решил сформулировать несколько общих рекомендаций в части проведения оперативок.

Начну с короткой вводной (просто чтобы убедиться, что мы говорим на одном языке). Оперативные совещания, как правило, посвящены контролю планов, принятых ранее (на истекший отчетный период) и планированию следующего отчетного периода. Оперативными они называются потому, что сфокусированы на выполнении текущих активностей и проводятся на оперативном горизонте планирования – раз в неделю, иногда раз в месяц.

Итак, рекомендации.

1. Четкая повестка. По крайней мере, половина повестки (та, что посвящена оперативному контролю) формируется из плана на истекший период.
2. Желательно обменяться информацией о фактическом выполнении запланированных задач заранее, это позволит сократить время совещания и повысить вовлеченность участников.
3. Когда кто-то отчитывается о невыполнении и, как обычно, ссылается на трудности, не надо всем бросаться искать способы преодоления этих трудностей. Это надо было делать или до, или потребуется сделать после – если ответственному за задачу нужны идеи, у него есть возможность привлечь мозги не в режиме оперативного совещания. На оперативке же руководителя в первую очередь должно волновать два вопроса (по отношению к ответственному за невыполненную задачу): «Что Вы предлагаете?» и «Что Вам нужно от меня, чтобы это сработало?».
4. В планах нужно обязательно учитывать, как давно съезжает выполнение задачи. Невыполнение первый раз возможно, но когда задача переносится много раз подряд, это беда и не должно оставаться безнаказанным.
5. Оперативка должна заканчиваться протоколом в виде экшн-плана – кто, что, когда должен сделать. Лучше всего писать этот план прямо по ходу оперативки с выводом протокола на большой экран. Тогда а) ответственные за задачи будут меньше удивляться, б) не потребуется отдельного согласования протокола, в) он появится в течение часа после оперативки, а не через 2-3 дня. А это очень важно, особенно при частоте оперативок раз в неделю.

Наверняка мой список неполный. Дополняйте, пожалуйста. Только лучше из собственного опыта, а не ссылкой на кем-то написанные скрижали.

ОБУЧЕНИЕ

Учебные курсы и сертификация на русском языке

специалистов по ИТ-менеджменту