Я уже как-то писал, что и в нашей проектной практике, и во внутренней корпоративной жизни мы принципиально стараемся делать описания процессов как можно короче. При этом, как правило, помимо регламента процесса в виде текстового документа, приходится делать какую-то презентацию для представления процесса руководству и обучения исполнителей. В течение последних двух лет мы несколько раз применяли следующую практику: описывать процесс только в виде презентации, вообще без традиционного «вордовского» регламента. Каковы плюсы и минусы такого подхода?
Основной и очевидный плюс – короче и доступнее изложение. При том, что презентация по процессу содержит все основные разделы регламента – назначение, принципы организации, связи с другими процессами, роли, процедуры, RACI, измерение и оценка, – она содержит всего 15-25 слайдов, просмотреть которые по силам всем (это точно проще 30-40 страниц плотного «регламентного» текста).
Второй плюс – наглядность. Иллюстрации вместо текста, тезисы с акцентами на главное вместо исчерпывающих формулировок. Там, где мы описываем взаимосвязи (например, процессов или процедур), ссылки позволяют вставить кликабельные переходы. В некоторых случаях дополнительно помогает анимация. Проще структурировать регламент по принципу «от простого к сложному».
Третье характерное свойство, которое, в зависимости от решаемой задачи, может быть и плюсом, и минусом, – изложение содержит меньше деталей, а значит, фиксируя некоторые базовые правила, такой регламент оставляет больше свободы в реализации. Как минимум, поэтому такой подход годится не в любой компании и больше подходит для начальной стадии становления процессов.
В общем, если знать, где и как применять, результат радует. Хотя кажущийся очевидный плюс – меньше трудозатрат на разработку регламента – срабатывает не всегда. Опыт показывает, что добиться нужной четкости изложения в краткой, презентационной форме может оказаться даже сложнее, чем генерация сплошного потока текста. Зато структурирует мысли и учит отделять главное от второстепенного. Как считаете?
P.S. Стратеги, размышляющие о будущем с использованием таких терминов, как, например, «поколение Z», привыкшее к Facebook и Instagram, вообще утверждают, что картинки – это единственный способ донести информацию до индивидуума. Так что история повторяется, теперь уже на нас: «Вот в наше время хорошие документы уважали, читали, цитировали, применяли. Не то, что нынешняя молодежь!» 🙂
Для меня вообще самые важные составляющие описания любого процесса – это графическая схема + сопутствующие таблицы. Сама пользуюсь простейшими фигурами BPMN, необходимый минимум – это функции (чтобы понимать, кто участвует), события (начальные, промежуточные и завершающие), задачи и шлюзы. Так проще и писать алгоритм, и объяснять его потом заинтересованным лицам.
Пока не представляю, как можно вместе регламента использовать презентацию (вернее, не готова к этому морально), но соглашусь, что это: 1. информативно, 2. удобно для восприятия, 3. хорошо использовать в формате внутреннего обучения, 4. нелегко подготовить.
Мысль несомненно интересная 🙂