Портал №1 по управлению цифровыми
и информационными технологиями

Как рационально распределить время участников ИТ-проекта

Опубликовано 10 ноября 2017
Рубрики: Практический опыт, Проекты
Комментарии

В ИТ-проектах часто возникают ситуации, в которых участники команды не могут уделять 100% своего рабочего времени на  проект. Особенно ярко это проявляется в организациях с линейно-функциональной или слабой матричной структурой. В них проектная деятельность носит нерегулярный характер, а потому ресурсы выделяются по остаточному принципу.

Как правило, в таких случаях менеджер проекта вынужден договаривается с заказчиком проекта и с руководителями функциональных подразделений о том, на какую часть времени от основной работы будут доступны участники.

Возникает вопрос: как менеджеру проекта рационально распорядиться отведенным временем участников для достижения результатов в срок?

Предположим, вы как менеджер проекта договорились, что участники должны выделять фиксированное время — один час в день. В этом случае чистое время по каждому участнику составит: в неделю — 5 часов (чуть более половины рабочего дня); в месяц — 20 часов (2,5 рабочих дня).

Есть, как минимум, три подхода «договориться» с участниками проекта:

Первый: Подойти формально, определен час, будь любезен посвятить его проекту

Второй: Участники выделяют в неделю полдня «с хвостиком» для работы на проекте

Третий: Раз в месяц два с половиной дня участники занимаются только делами проекта

 

Давайте рассмотрим ключевые преимущества и недостатки каждого подходов.

Первый: «По чуть-чуть, но каждый день»

Преимущества:

— позволяет быть «в тонусе» проекта (держать «в уме» текущую ситуацию по работам на сегодня);

— выполнять конкретные (заранее «нарезанные») задачи в отведенное время;

— оперативный обмен информацией между участниками проекта по взаимосвязанным задачам

Недостатки:

— остаточный принцип предполагает, что могут «дернуть» по основной (вне проектной) работе. Это приводит к тому что несколько отрывов сводит на нет работоспособность по задачам проекта в отведенный час (см. рис. 1). Как следствие, — участник будет вынужден этот час отработать вечером после основной работы. Знакомая ситуация, согласны?!

— но, здесь его ждет другая ловушка – работоспособность к вечеру резко падает (см. рис. 2), что приводит к снижению качества и увеличению длительности выполняемой работы в этот день;

— это приводит либо к тому, что допоздна «дожимается» работа, либо – откладывается на следующий день (с формулировкой для менеджера проекта: «Вчера было много работы – не успел. Доделаю завтра»).

 

Второй: «Недельный спринт»

Преимущества:

— оставаться «в тонусе» проекта (неделя в текущей деятельности «пролетает» быстро);

— появляется возможность коллегам по основной работе сказать, что в такой-то день я до / после обеда недоступен (вполне рабочая ситуация, когда мы на полдня куда-то уезжаем по делам);

— высокая вероятность выполнить задачи недельного «спринта» в отведенное время рабочего дня (с низкой вероятностью «дожимать» работу — вне рабочего времени)

Недостатки:

— эти полдня в неделю для каждого сотрудника могут быть свои (кому-то удобнее отработать с утра во вторник до обеда, кому-то, — в пятницу после), что требует дополнительной координации участников менеджером проекта;

— при большой динамике текущей работы, участники могут потерять мотив качественно выполнять задачи по проекту, перенося часть задач недельных спринтов на следующую неделю.

 

Третий: «Не уходим, пока не сделаем»

Преимущества:

— полное погружение в задачи проекта в отведенные дни;

Недостатки:

— вероятность крайне мала, что эти дни совпадут у всех участников проекта;

— как следствие первого, — отсутствие какой-либо информации будет означать простой по проекту (с формулировкой: «У меня отсутствовало то-то и то-то, поэтому я успел сделать это и это»);

— существенное увеличение сроков выполнения работ по проекту;

— высокая вероятность, что всех «выгонят» работать в выходные дни (чтобы «необходимая информация» была наконец-то представлена).

 

Учитывая работоспособность сотрудников в течение дня и последствия перерывов в работе (см. рис. 1 и рис. 2), а также особенности каждого из подходов, рассмотренных выше, можно рекомендовать гибкий подход к распределению времени участников проекта.

Рекомендации:

  1. Берем за основу «Недельный спринт».
  2. Договариваемся с участниками о дне недели и времени (до / после обеда). Самый идеальный вариант — такой день и время сделать единым для всех (если есть возможность, еще и закрепить регламентом по проекту такой «момент»). Здесь стоит отметить что преимущество работать до обеда в том, что работаем «на свежую голову», а после – приступим, когда всю «текучку раскидаем».
  3. Оставшийся час из пяти (четыре мы отвели на до / после обеда) определяем:

— в случае если все работают, как поется в той песне «… на том же месте в тот же час»): часовое недельное совещания накануне дня проведения работ;

— в случае, если каждый работает по своему графику: ежедневные 10-15 мин. stand-up meeting («живые» или виртуальные через IRC-инструментарий) для координации работ на текущий день.

  1. Применяем подход «Не уходим, пока не сделаем» в крайнем случае, если проект начинает «гореть». Используем, при необходимости, как напоминание в качестве «бича» — при срыве сроков «выходим» в выходные.

 

Такой подход дает ряд преимуществ:

— участники находятся «в тонусе» проекта;

— работа над задачами проекта происходит в рабочее время;

— позволяет менеджеру проекта проще осуществлять контроль над ходом проекта.

Среди недостатков подхода – требуется опыт в науке и искусстве проектного управления.

 

В ходе управления ИТ-проектами, помимо описываемых выше, возникает масса «вариаций на тему». К примеру, что делать, если среди участников проекта – функциональные руководители со своим «непредсказуемым» графиком? Или, как поступать, если «отведенное» время участников на проект меньше часа в день? Или как быть, если работы, распределенные на участников проекта сильно зависят друг от друга (например, написать код – протестировать, найти ошибки – отдать на доработку)? И другие «всплывающие нюансы».

 

Буду рад узнать про ваш опыт проектного выделения времени участников.

Как и с чем вы подходите «к снаряду»? Что для вас является важной составляющей рационального использования времени на проектных работах?

 

«Управление проектами на основе PRINCE2»
Аккредитованный сертификационный учебный курс

Комментариев: 2

  • Роман Л

    «Среди недостатков подхода – требуется опыт в науке и искусстве проектного управления.»

    Мило...

    Т.е. в других вариантах можно проскочить и без опыта проектного управления?..

    • Роман, добрый день!

      Благодарю Вас за комментарий к публикации.

      Мы все когда-то начинали «без опыта» и как-то «проскакивали», извлекая уроки.

      На мой взгяд, каждая крупица опыта снижает формализм к подходу и увеличивает «вариации на тему».

      К примеру, в декомпозиции работ можно увидеть не только «что, кто, когда, сколько», но и — ЛЮДЕЙ, коммуникации между ними и особенности подхода к каждому для достижения целей проекта.


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

  • Рубрики

  •  
  • Авторы

  •  
  • Самое свежее

    • Метрики потока создания ценности
      Свой первый отчёт с данными о работе процесса в ИТ я сделал где-то в самом конце 90-х годов. Я тогда работал в поддержке, мне было важно понять как быстро мы выполняем заявки,
    • Я понял только то, что ничего не понял
      На тему услуг написано довольно много самых разных статей, т.к. оказание услуг – самый распространенный вид человеческой деятельности. Банковские услуги, гостиничные услуги, юридические услуги, логистические услуги; парикмахер, курьер, айтишник – все это деятельность в сфере услуг. Моя работа тоже относится к этой же сфере, поэтому не могу не поделиться своими наблюдениями, или, как говорится, поговорить о наболевшем.
    • DevOps-путешествие American Airlines
      Несколько лет назад компания American Airlines начала путешествие, которое первоначально было направлено на преобразование DevOps в ИТ, но в дальнейшем набирало обороты и переросло в преобразование доставки продуктов, охватывающее весь бизнес.
    • Чтение признаков: Паттерны диаграммы рассеяния (Lead Time Scatterplot)
      Научившись определять общие закономерности в диаграмме рассеяния времени цикла, вы сможете заметить проблемные области до того, как они разрастутся. Сегодня мы покажем вам, как распознать наиболее распространенные модели диаграммы рассеяния и объясним, что они означают для вашего проекта.
    • Проблемные зоны цифровой трансформации
      Управление на основе гибких методологий подразумевает наличие гибкой команды, занимающейся развитием цифрового продукта. Однако, такие команды не возникают сами собой, их
    • Чтение знаков: Паттерны Канбан CFD
      Чтобы улучшить рабочие процессы, сначала нужно понять, как определить проблемные области. Метод Канбан использует визуальные методы для оценки ваших процессов. Диаграмма совокупных потоков Канбан является особенно мощным инструментом. На них фиксируется количество задач в каждом состоянии процесса через регулярные промежутки времени, как правило, ежедневно или еженедельно.
    • Краткое руководство по DevOps для не ИТ-руководителя бизнеса
      Тщательно продумайте, как выглядит успех. В цифровом мире это скорость, гибкость, контроль и оперативность, а не составление планов и следование им. Именно эти новые ИТ-практики принесут вам эти преимущества. Они уже принесли их многим другим предприятиям, которые встали на этот путь и, в некоторых случаях, разрушили отрасли.
    • 8 тенденций развития IT Service Desk в 2022 году
      Корпоративная служба поддержки ИТ в настоящее время находится в «идеальном шторме» для изменений или, точнее, в «идеальном шторме» для необходимости изменений. Случилось так
    • 6 худших вещей, которые продакт-менеджеры говорят инженерам
      Каждый хороший продакт-менеджер — полиглот. Он говорит на нескольких языках. Конечно, вы можете не говорить бегло на французском, итальянском или мандаринском. Но вы
    • На какой курс пойти, чтобы узнать про практику Х?
      Этот вопрос вы, наши слушатели, задаёте довольно часто. К тому же появились новые курсы категории VAP. Так что было бы удобно иметь под рукой справочник. Ну что же, вот оно:
  •  
  • Вход

  • DevOps
    Kanban
    ITSM
    ITIL
    PRINCE2
    Agile
    Lean
    TOGAF
    COBIT