В условиях быстрой цифровой трансформации и постоянно меняющегося мира бизнеса с точки зрения портфелей проектов также возникает потребность в гибких и интерактивных методах управления. Планирование на уровне портфеля является сложным и трудно прогнозируемым, поскольку, помимо прочего, оно подвержено воздействию многих внешних факторов.
Цели, которые необходимо достичь, часто подвергаются изменениям и больше не могут быть представлены в виде годового плана. Это и есть идеальные условия для использования Agile-подходов. И такие первые попытки гибкого управления целями часто возникают при гибком управлении проектами, но обычно это не распространяется на всю организацию.
Однако этот метод добавит ценность только в том случае, если гибкость практикуется на протяжении всего потока создания ценности. Гибкое управление портфелем подразумевает подход к планированию и бюджетированию более частыми и короткими циклами, частичную децентрализацию принятия решений и определенный суверенитет бюджета, а также сквозную прозрачность.
Преимущества методики
Гибкое управление портфелем – это сложная задача. Подходы Agile — это лучший способ компенсировать непредсказуемые события, поскольку на них можно реагировать быстрее и решать более гибко, чем при жестком планировании. При внедрении дополнительных Agile-принципов управления проектами, таких как ограничение объема незавершенной работы (количество активных проектов), разделение на более мелкие реализуемые пакеты, регулярная переоценка приносимых выгод и т.д., – надежность и выгода, возникающая для получателя услуги, также увеличивается.
Подход к управлению проектами
Но как выглядит этот подход на практике и как его можно целенаправленно реализовать?
При реализации необходимо учитывать пять важных областей.
- Видение и стратегия ИТ должны быть лаконичными и доступными. Они являются одним из наиболее важных показателей для определения приоритетности планов проектов.
- Идеи и инициативы должны постоянно регистрироваться и оцениваться в соответствии с принципом “вытягивания”. Здесь подходит, например, адаптация процесса Kanban.
3.Должна быть возможность (пере-)приоритизации бэклога проектов в более короткие циклы.
- Планирование и реализация проекта должны потом происходить согласовано относительно потоков ценности и/или с согласованием в функциональных командах.
5.Четкая система ключевых показателей обеспечивает основу для контроля и, в свою очередь, вносит вклад в ИТ-стратегию.
Методология работы Agile
Agile-методы работы все чаще становятся стандартом не только при организации команд разработчиков, но и на уровне руководства. Однако традиционное планирование и управление проектами часто значительно замедляет применение этих инновационных, гибких подходов. Смешение обоих методов, не согласованных друг с другом, на практике также часто оказывается скорее помехой, чем пользой.
Для того чтобы использовать весь потенциал Agile-методологии, она должна применяться с самого начала, начиная с первоначальной идеи, и заканчиваться окончательной реализацией ─ по всей цепочке создания ценности.
Управление портфелем на практике
В портфелях проектов, которые обычно основаны на годовых планах, в принципе хорошо продуманные планы, могут быть часто реализованы весьма посредственно. Например, часто требуются слишком много времени на выполнение заказа, из-за конфликта изолированных структур принимаются непрозрачные решения или не распознаются зависимости. Иногда проект даже останавливается. Однако этим непредвиденным обстоятельствам можно противостоять с помощью прозрачных решений и гибкого подхода. Управление портфелем с применением Agile-методологии требует ее добросовестного применения всеми вовлеченными сторонами и отделами с самого начала проекта.
Изменения путем гибкого согласования
В agile-методах работы процессы и прогресс оцениваются постоянно. Бюджет, выделенный на развитие, управляется совместно, и тщательно рассматривается, что можно реализовать с его помощью. Важные решения принимаются теми, кто действительно обладает компетенцией в этой области. Работа ведется по принципу ” вытягивания”, то есть темы рассматриваются целенаправленно, количество проектов сокращается, а препятствия устраняются на уровне руководства.
Это ведет к повышению удовлетворенности клиентов и наилучшим результатам проекта. Успех проекта измеряется тем, насколько были удовлетворены потребности заказчика и выполнены его пожелания.
Достижение целей совместными усилиями
Для того, чтобы внедрение управления портфелем с использованием Agile-методологии удовлетворяло всех участников, необходимо определить общие цели и совместно реализовать их в процессе проекта. Например, идеи можно наглядно представлять с помощью визуализации. Постоянное изучение преимуществ в области Agile способствует постоянному контролю за ходом проекта. Планирование и реализация происходят оптимизированным образом в рамках потоков создания стоимости. Созданные выгоды и вклад в стратегию считаются контрольными показателями для оценки.