Игнорирование вариативности приводит к неэффективному распределению ресурсов, снижению качества результатов и постоянным срывам планов. Организации, настаивающие на жестких дедлайнах в условиях неопределенности, часто сталкиваются с перегрузкой сотрудников, накоплением технического долга и недовольством заказчиков. В долгосрочной перспективе это может привести к потере конкурентоспособности.

Когда сотрудники не следуют корпоративным ценностям, это разрывает цепочку создания ценности для клиента. Такие ситуации проявляются в несогласованности действий, опозданиях, отсутствии подготовки к встречам, невыполнении обязательств и других недостатках сервиса. Это происходит либо потому, что сотрудники не считают эти ценности важными и ставят выше свои личные принципы, либо потому, что у них нет четкого представления о корпоративных ценностях компании. В результате создается негативный клиентский опыт, который может привести к потере заказчика. Капля за каплей такие нарушения могут переполнить чашу терпения клиента, даже если компания пытается исправить ситуацию.

Явно сформулированные и соблюдаемые корпоративные ценности создают ряд ключевых преимуществ для компании. Они обеспечивают согласованность действий всех сотрудников, что приводит к слаженной и направленной деятельности специалистов. Это улучшает клиентский опыт, создавая положительные эмоции и доверие со стороны заказчиков. Ценности служат ориентиром при принятии решений на всех уровнях компании, особенно в сложных или неоднозначных ситуациях. Они помогают привлечь и удержать талантливых сотрудников, ценящих те же принципы, и создают сильную корпоративную культуру. Кроме того, явно выраженные и реализованные ценности укрепляют репутацию компании на рынке, делая ее более привлекательной для потенциальных клиентов и партнеров, что в конечном итоге приводит к устойчивому бизнес-успеху.

В разделе «суть» делового письма необходимо максимально кратко и конкретно изложить сложившуюся ситуацию, используя формулировки вроде «На текущий момент…», «В настоящее время…», «По состоянию на…». Важно сосредоточиться именно на текущем состоянии дел, а не на том, как в эту ситуацию попали. Изложение должно быть без эмоционального окраса, с четкой и простой формулировкой проблемы. Для дополнительной аргументации можно приложить к письму отчеты, протоколы, графики и другую информацию, которая поможет в принятии правильного решения. Чем конкретнее и проще изложена суть, тем выше вероятность ее своевременного и эффективного разрешения.

Граница зоны влияния поставщика услуг определяет предел, до которого целесообразно применять метод 5-Why's для поиска решений. На практике анализ часто останавливают на том этапе, где выявляется фактор, находящийся в компетенции поставщика. Например, при анализе поломки принтера зона влияния заканчивается на уровне работы электросети, поэтому борьба с перепадами напряжения становится точкой приложения усилий, даже если первопричиной является устаревшая подстанция, модернизацией которой занимается другая организация.

Согласно ITIL V3 в процессе управления уровнем услуг (Service Level Management) участвуют следующие ключевые роли: Владелец процесса (Service level management process owner), Менеджер процесса (Service level management process manager), Владелец услуги (Service owner) и Менеджер по взаимоотношениям с бизнесом (Business relationship manager). В указанной статье особое внимание уделяется связке ролей Service level manager и Service owner, рассматривая их зоны ответственности и необходимость тесного взаимодействия.

Для оценки эффективности процесса управления изменениями рекомендуется использовать ряд ключевых показателей: количество успешных внедрений изменений без инцидентов, среднее время обработки запросов на изменения, процент изменений, заблокированных на этапе оценки из-за выявленных рисков, и частота откатов изменений. Также полезно отслеживать финансовые метрики, такие как сокращение затрат на устранение последствий сбоев или снижение простоев. Периодическая публикация этих данных помогает наглядно демонстрировать прогресс и укреплять доверие к процессу как среди сотрудников, так и среди руководства.

Для государственных и некоммерческих продуктов успех определяется через оценку пользовательского путешествия и удовлетворенности, аналогично коммерческим продуктам, но с акцентом на нефинансовые метрики. Нужно фокусироваться на измерении привлечения и удержания пользователей, эффективности предоставления услуг и снижении стоимости их оказания через цифровизацию. Например, успех портала госуслуг можно оценивать по количеству пользователей, которые перешли с оффлайн-на онлайн-сервисы, снижению количества ошибок при оформлении, сокращению времени обработки заявок. При построении системы метрик важно учитывать специфику взаимодействия с пользователями - например, нецелесообразно пытаться привлечь водителя, только что заменившего права, предложениями по этой же услуге. Успех следует измерять через удовлетворенность пользователей, снижение административных издержек, повышение прозрачности процессов и уменьшение рисков ошибок и злоупотреблений.

В ITSM процессное управление с метриками внедрено системно: в регламенты процессов заложены точки измерения, оценки и принятия решений, что делает управление более прозрачным и объективным. В разработке ПО часто преобладает проектный подход с фокусом на калendарные планы, отсутствием процессного мышления и измерения эффективности работы. Разработка ПО часто воспринимается как чисто творческий процесс, где измерения кажутся ненужными или слишком сложными для внедрения.

Руководящие принципы ITIL тесно связаны с практикой постоянного совершенствования, так как они призваны поддерживать постоянное улучшение на всех уровнях организации. Принципы, такие как "Действуйте итерационно, используя обратную связь" и "Оптимизируйте и автоматизируйте", непосредственно способствуют постоянному совершенствованию процессов и услуг. Система принципов ITIL помогает организациям определять направления для улучшения, оценивать текущее состояние и принимать обоснованные решения по внесению изменений. В частности, ITIL 4 включает в себя обновленную модель постоянного совершенствования, которая использует эти руководящие принципы как основу для планирования и реализации улучшений, что позволяет организациям гибко реагировать на внутренние и внешние изменения и непрерывно повышать качество предоставляемых услуг.