Основная цель управления проблемами заключается в уменьшении вероятности и влияния инцидентов путем идентификации фактических и потенциальных причин возникновения инцидентов и управления обходными решениями и известными ошибками. Управление проблемами направлено не на восстановление услуг или моментальное устранение неполадок, а на определение и коренное устранение причины возникновения инцидентов. Эта деятельность может быть как проактивной, так и реактивной, с акцентом на предотвращение или снижение влияния повторяющихся инцидентов.

Управление проблемами в ИТ-сфере — это деятельность, направленная на определение первопричин и их устранение, а не на восстановление услуг или ликвидацию неполадок. Оно отличается от управления инцидентами тем, что инциденты требуют незамедлительного восстановления нормальной работы услуги, в то время как управление проблемами предполагает глубокий анализ для обнаружения корневых причин, которые могут приводить к повторяющимся инцидентам. Управление проблемами сравнивается с лечением причины заболевания, в отличие от управления инцидентами, которое эквивалентно лечению симптомов.

В статье подробно описан эксперимент Дэна Ариели, проведённый в 2005 году и опубликованный в 2008 году. Участникам предлагалось собирать роботов LEGO Bionicle за деньги, причём оплата за каждого следующего робота снижалась на $0,11 после первого, за который платили $2. Каждого участника относили к одной из двух групп: «Работа со смыслом» и «Сизифов труд». В первой группе участники ставили собранных роботов на стол перед собой, формируя отряд, а во второй группе ведущий сразу разбирал только что собранных роботов, объясняя это нехваткой материалов. В результате участники первой группы в среднем собрали 10,6 роботов, а второй — только 7,2. Когда оплата опускалась ниже доллара, 65% участников первой группы продолжали работу, тогда как во второй группе продолжали только 20%. Этот эксперимент показывает, что осознание значения своей работы значительно повышает мотивацию и трудовую отдачу.

Навык концентрации можно развить, последовательно работая над несколькими аспектами: ограничивая оперативные контакты через мессенджеры и телефон, выделяя отдельное время для крупных и мелких задач, создавая личное пространство, свободное от внешних раздражителей, используя однозначные переключения между делами и практикуя завершение внутренних диалогов, которые мешают сосредоточению. Этот процесс требует времени и дисциплины, подобно накачиванию мышц или освоению нового вида деятельности.

Если состав услуги не определен в соглашении, могут возникнуть разногласия между сторонами о том, какие компоненты входят в предоставляемую услугу, а какие нет. Например, арендатор может ожидать, что ремонт бытовой техники будет произведен арендодателем, но если это не прописано в договоре, то ответственность за ремонт может лечь на него самого. Это может привести к финансовым потерям, юридическим спорам и ухудшению отношений между сторонами

Основные проблемы при отсутствии качественного плана отката включают: полное отсутствие плана или наличие шаблона без деталей; отсутствие понимания сотрудниками конкретных действий при проблеме; трудности с получением разрешения от авторизованных лиц для начала отката; сложности с обратной синхронизацией данных при новых транзакциях, создавая риски потери целостности данных; и отсутствие тестирования плана, что приводит к несоответствию реального выполнения запланированному процессу.

При возникновении конфликта интересов следует учитывать два основных постулата: факт наличия такого конфликта должен быть известен всем заинтересованным сторонам, чтобы риск был оценен и обработан; конфликт должен иметь строго ограниченную продолжительность с четкой датой окончания. Это позволяет минимизировать негативное влияние на процессы и сохранить их работоспособность, так как долговременные конфликты делают процессы неэффективными.

Чтобы сделать процесс заполнения форм удобным, необходимо следовать нескольким принципам: вопросы должны быть минимальными и понятными, вместо текстового ввода, по возможности, должны быть списки для выбора (например, выбор модели принтера из предустановленного списка, а не ручной ввод). Для обязательного текстового ввода необходимы подсказки с примерами или шаблонами. Это снижает вероятность ошибок и упрощает заполнение. Также важно разработать интерфейс, который направляет пользователя логическим путем, без необходимости переключения между разделами или сложных многоуровневых меню.

Основная цель управления инцидентами заключается в минимизации негативного влияния инцидентов за счет скорейшего восстановления нормальной работы услуги. Управление инцидентами направлено на то, чтобы как можно быстрее возобновить прерванные услуги. Эта деятельность является реактивной, ориентированной на скорость, и фокусируется на устранении произошедших инцидентов, не касаясь их первопричин.

SIP выполняет роль интеграционного механизма, который объединяет различные процессы, специалистов из разных функций и областей знаний в единую систему развития. SIP фокусируется на потребителе услуг, обеспечивая оценку инициатив по совершенствованию с точки зрения влияния на качество предоставляемых услуг. Программа также стимулирует развитие смежных процессов, таких как управление проблемами, управление конфигурациями, проведение PIR в управлении изменениями, и способствует тесной интеграции функций эксплуатации и разработки для достижения главной цели — удовлетворенности потребителя.