Структура IT4IT первого уровня (Level 1) представлена через призму потоков создания ценности (Value Streams), где все элементы модели выстроены вокруг сервисной модели (Service Backbone) как основы. Это создает более явную и структурированную картину того, как различный ИТ-активы взаимодействуют для создания ценности. В ITIL v3 структура основана на жизненном цикле услуги (Service Lifecycle), представленном как последовательность фаз: стратегия, дизайн, переход к эксплуатации, эксплуатация и непрерывное улучшение. В то время как ITIL v3 фокусируется на том, что происходит с услугей на разных этапах ее жизни, IT4IT Level 1 делает акцент на том, как потоки работы проходят через организацию для создания этой услуги. IT4IT Level 1 предоставляет более явные связи между бизнес-потребностями и ИТ-реализацией через Value Streams, тогда как ITIL v3 предоставляет более детализированный взгляд на управление самой услугой на разных этапах ее жизненного цикла.

Для лучшего понимания взаимодействия между ИТ и заказчиками полезны следующие подходы: визуализация потока создания ценности, прозрачное определение ролей и ответственности, применение методологий Lean и DevOps, четкое согласование SLA. Также важно, чтобы сотрудники компании понимали, как они вписываются в общую цепочку создания ценности и как их работа влияет на удовлетворение потребностей конечных заказчиков.

Понять, что процесс не работает эффективно, можно по следующим признакам: увеличение количества ошибок и отклонений; снижение скорости выполнения задач; негативные отзывы сотрудников о сложности или бессмысленности этапов; невыполнение установленных KPI; частые запросы на изменение процесса; рост затрат без соответствующего улучшения результатов. Регулярный анализ показателей и сбор обратной связи позволяют вовремя выявить проблемы.

Важно получать обратную связь от пользователей с умеренной удовлетворенностью, так как именно они составляют большую часть аудитории и их опыт наиболее близок к среднему уровню качества обслуживания. Если система обратной связи настроена так, что собирает только крайние оценки (очень довольные или очень недовольные), организация не сможет понять, насколько ее услуги удовлетворяют основную массу клиентов. Это приведет к искаженной картине и неправильным решениям при улучшении услуг. Баланс всех типов отзывов дает более полное представление о реальном состоянии дел.

Контроль KPI сосредоточен на отслеживании соответствия процесса установленным нормативам (например, время решения инцидентов не превышает 4 часов). Развитие процессов предполагает постоянное улучшение через поиск способов увеличить эффективность (например, снижение времени решения инцидентов до 2 часов) или улучшить результативность при тех же ресурсах. Первое — реактивный мониторинг, второе — проактивная работа по оптимизации.

Периодическая смена ролей внутри компании, например, когда менеджеры временно работают в роли сотрудников линии фронта или самих клиентов, способствует развитию эмпатии, так как позволяет по-настоящему почувствовать, что переживают другие. Такой подход дает возможность увидеть процессы и взаимодействия с новой стороны, понять сложности и потребности тех, кто находится «на острие» контакта с клиентами или сам является клиентом. Это помогает менеджерам лучше понять, какие улучшения необходимы в процессах обслуживания, а также формирует у сотрудников более глубокую связь с реальными проблемами и потребностями клиентов. Периодическая смена ролей также способствует укреплению командной работы, так как все члены команды лучше понимают задачи и сложности друг друга, что создает более дружелюбную и поддерживающую атмосферу внутри компании.

Бывшие руководители могут занять роли, где их знание предметной области и особенностей компании будет использоваться наиболее эффективно. Например, они могут стать экспертами в определённых областях, консультантами для новых команд или заниматься межкомандной координацией. Некоторые могут взять на себя роль наставников для новых участников, помогая им адаптироваться в компании и понять контекст её работы. Также возможно использование их опыта для создания обучающих программ или документирования знаний, которые ранее не были фиксированы. Однако важно избегать создания искусственных должностей, чтобы не увеличивать издержки компании, сохраняя при этом ценность их знаний.

Полное и оперативное обновление связей КЕ позволяет повысить эффективность планирования изменений, минимизировать риски, связанные с некорректной информацией, улучшить аналитику по себестоимости и потребности в мощностях. Это также уменьшает необходимость в ручном уточнении данных, что экономит время и ресурсы сотрудников, занимающихся управлением ИТ-услуг.

Формирование плановой стоимости ИТ-услуг включает несколько важных этапов. Первый этап – идентификация всех услуг, предоставляемых ИТ-отделом, и определение целевых потребителей каждой услуги. Второй этап – сбор данных об используемых ресурсах для каждой услуги, включая прямые затраты (зарплаты, оборудование, лицензии) и косвенные издержки (управленческие расходы, аренда). Третий этап – выбор методологии распределения косвенных издержек, которая может быть основана на трудозатратах, использовании мощности или других показателях. Четвертый этап – определение структуры стоимости с выделением фиксированной и переменной составляющих. Пятый этап – калибровка плановых значений на основе бизнес-планов и прогнозов потребления услуг, что позволяет учитывать изменения в масштабах бизнеса и требованиях к качеству услуг.

После этапа, когда работа считается завершенной после подтверждения тестировщиком, следующим этапом в эволюции Definition of Done является Agile-подход, при котором работа считается завершенной после того, как владелец продукта принял результат разработки. В соответствии с подходами, такими как SAFe, владелец продукта является единственным членом команды, который может принимать истории как выполненные, что включает проверку соответствия критериям Definition of Done. Для больших организаций этот процесс усложняется дополнительными уровнями приемки: на уровне команды, системы, решения и релиза.