Определение оптимального объема ресурсов для задач технического улучшения в беклоге должно основываться на балансе между текущими бизнес-приоритетами и долгосрочным техническим здоровьем продукта. Рекомендуется ввести и выдерживать резерв или норму минимального выделяемого объема мощностей команды для задач технического экспериментирования и рефакторинга. Этот процент может варьироваться в зависимости от состояния текущего технического долга - чем больше долга, тем большая доля ресурсов может потребоваться для его сокращения. Обычно рекомендуемые значения колеблются от 10% до 30% времени команды. При определении конкретного объема следует учитывать: текущие риски, связанные с техническим долгом; прогнозируемую скорость роста технического долга без профилактических мер; исторические данные об эффективности предыдущих инвестиций в техническое улучшение; и способность бизнеса к терпению в отношении замедления темпов развития функциональности ради повышения качества и устойчивости продукта.

ITSM-инициативы требуют лидеров, которые способны обеспечивать стабильное развитие и постепенное улучшение сервисов. Такие лидеры должны получать удовольствие от решения текущих проблем, оптимизации процессов и создания комфортных условий для пользователей. Однако в ИТ-среде в основном развивают и ценят навыки, необходимые для разового выполнения проектов, а не для постоянного обслуживания и улучшения сервисов. Это приводит к дефициту специалистов, готовых заниматься долгосрочной работой, что негативно сказывается на реализации и поддержке ITSM-инициатив.

Основной причиной разобщенности между ИТ и бизнесом является то, что проблемы взаимодействия проявляются не в основных производственных процессах (которые обычно хорошо организованы), а в высших управленческих и стратегических областях - в управлении проектами, инновациях, прозрачности и ответственности. Также важную роль играет то, что при цифровой трансформации старые правила перестают работать, а новые ещё не устоялись, в то время как люди не могут быстро адаптировать свои навыки и мышление к новым условиям.

ИТ-услуги нельзя называть «обслуживанием» в традиционном понимании этого термина, потому что обычное «обслуживание» ориентировано на предоставление услуг в процессе потребления (автосервис, ресторан и т.д.), где клиент одновременно является и плательщиком, и потребителем. В ИТ, однако, четко разделены заказчики (те, кто платит и заинтересован в бизнес-результатах) и пользователи (те, кто непосредственно использует ИТ-решения). Это разделение приводит к различным, иногда противоположным интересам, что требует специального подхода в управлении уровнями услуг.

В ITIL 4 предлагается простой шаблон для описания минимальной жизнеспособной практики, который предполагает сбор всех случаев вовлечения конкретной практики из всех шагов описанных потоков создания ценности. Через этот шаблон определяется минимально достаточный набор действий, необходимый для поддержки идентифицированных потоков ценности. Шаблон помогает структурировать подход к определению именно того охвата практики, который действительно необходим для создания ценности, исключая избыточные элементы.

Распределение задач внутри группы должно быть обязанностью руководителя как неотъемлемой частью его работы. Руководитель не обязательно должен руками распределять каждую задачу, но должен организовать работу таким образом, чтобы распределение происходило правильно. Существуют проверенные подходы для эффективного распределения задач внутри группы. Кроме того, участие линейного менеджера в распределении необходимо для правильного сочетания оперативной работы с плановой и проектной активностью. Эффективность менеджера можно оценивать по метрикам своевременности реакции на задачи и их выполнения.

На мастер-классе обсуждались несколько ключевых аспектов канбана. Первоначально основное внимание уделялось визуализации процессов, что является важной, но не единственной частью системы. Далее участники пришли к пониманию того, что канбан — это также про поток задач, про ограничение количества активных задач (WIP), про вытягивающую систему, в которой работа начинается только при наличии свободных ресурсов, и про выявление узких мест в процессе. Также обсуждался эволюционный подход к внедрению канбана, что позволяет постепенно улучшать процессы вместо радикальных изменений.

Основная тема книги - построение каталога ИТ-услуг и организация Service Level Management (SLM) в ситуациях, когда ИТ-подразделение находится в составе компании или группы компаний. Книга подробно рассматривает методы формирования каталога ИТ-услуг, разделения его на каталог для заказчиков (Service Catalog) и каталог для пользователей (Service Request Catalog), а также рекомендации по внедрению ITSM. Авторы предлагают рассматривать бизнес-процессы предприятия как основной источник информации для формирования бизнес-ориентированного каталога ИТ-услуг.

Для минимизации рисков при вынужденном совмещении этих ролей можно: четко определить временные рамки для выполнения каждого из процессов, внедрить систему напоминаний и приоритизации задач, делегировать часть рутинных операций другим членам команды, использовать специализированные инструменты автоматизации для отслеживания состояния инцидентов и проблем, организовать регулярные совещания для обсуждения текущих задач и приоритетов. Также важно установить KPI и регулярно оценивать качество выполнения обоих процессов.

В случае возникновения значительного инцидента топ-менеджмент должен быть незамедлительно проинформирован. Топ-менеджмент должен назначить ответственного человека, который будет координировать процесс управления значительным инцидентом. Важно, чтобы топ-менеджмент обеспечил необходимые ресурсы для устранения инцидента и поддержку всех задействованных команд. После восстановления согласованного уровня услуг топ-менеджмент должен организовать анализ инцидента для выявления возможностей по улучшению будущих процессов. Это включает в себя не только анализ причин инцидента, но и оценку эффективности примененных методов управления и координации.