Частыми ошибками являются недостаточный анализ текущих проблем, игнорирование оптимизации процессов и чрезмерное увлечение новой технологией без понимания реальных потребностей. Также часто не учитываются требования к новой системе, и миграция воспринимается как панацея от всех проблем в ИТ вместо решения конкретных задач. Это приводит к неоправданным затратам и низкой отдаче от вложенных ресурсов.

Лидер-слуга не всегда эффективен, потому что его подход лучше всего работает с командами на поздних стадиях развития («Яркая молодость» и частично «Пубертат»), но не подходит для начинающих команд на уровне «Детский сад», которые еще не могут самостоятельно идентифицировать проблемы и решения. На первых этапах формирования команды необходим более директивный подход, когда лидер активно участвует в организации процессов и постепенно расширяет зону самостоятельности по мере развития способностей команды. На стадии «Пубертат» лидер-слуга может быть эффективен, но здесь также требуется умение «продавать» решения, так как директивное управление уже не работает. На уровне «Зрелость» лидер-слуга вообще не нужен, требуется лидер-партнер с высоким уровнем полномочий.

Главное отличие в подходе к измерению эффективности между ITIL v3 и IT4IT заключается в объектах измерения. В ITIL v3 критические факторы успеха (CSF) и ключевые показатели эффективности (KPI) определены для каждого из 26 процессов, что делает акцент на измерении отдельных процессов. В IT4IT же CSF и KPI относятся к целым Value Stream'ам (потокам создания ценности), а не к отдельным функциональным компонентам внутри этих потоков. Это означает, что IT4IT имеет более целостный взгляд на измерение эффективности, фокусируясь на том, как весь поток создает ценность для бизнеса, тогда как ITIL v3 предоставляет более детализированные измерения по отдельным процессам. Хотя и в ITIL v3 есть упоминания о ключевых факторах успеха для фаз жизненного цикла, в IT4IT этот аспект проработан более системно и детально для каждого Value Stream.

Прозрачность считается более эффективным инструментом, чем административное управление, потому что она создает естественную мотивацию к улучшению через открытость информации, а не через навязывание решений сверху. Когда люди видят реальные данные о работе своей команды и других команд, это создает внутреннее стремление к улучшению, а не формальное выполнение указаний руководства. Административные команды вроде 'срочно всем уменьшить time to market' без контекста и данных обычно дают краткосрочный эффект и могут вызывать сопротивление или непонимание. В то время как прозрачность позволяет каждому участнику процесса видеть свой прогресс, понимать, где и как можно улучшить работу, а также видеть успехи коллег, что создает здоровую конкуренцию и культуру постоянных улучшений на основе фактов, а не указаний.

Портфель услуг представляет собой более широкое понятие по сравнению с каталогом услуг. Услуги попадают в портфель значительно раньше, чем в каталог - уже на этапе идеи провайдера о возможности предоставления новой услуги. Исчезают же услуги из портфеля гораздо позже, чем из каталога - когда предоставление услуги прекращено, ресурсы освобождены и провайдер не планирует ее возобновлять в ближайшие годы. Второе ключевое отличие заключается в том, что портфель является инструментом отражения бизнес-стратегии в ИТ-стратегию, помогая понять, зачем оказываются услуги, какие именно услуги предоставляются, для чего они нужны и как они будут развиваться в будущем.

Системный подход в управлении ИТ-услугами означает анализ и улучшение всей системы в целом, а не отдельных её элементов, с учётом взаимного влияния различных компонентов системы и последствий воздействий на них. Этот подход подразумевает необходимость учитывать совокупное влияние, искать узкие места и направлять усилия в первую очередь на их устранение. В ITSM системный подход закреплён на уровне принципов руководства ITIL® Practitioner и включает анализ системы как набора взаимосвязанных элементов, где изменения в одном элементе влияют на всю систему в целом.

PCF (Process Classification Framework) - это открытый стандарт, межотраслевая процессная модель, не привязанная к области деятельности предприятия или сектору промышленности, не зависящая от его размера и местоположения. Он представляет собой общую структуру процессов для любых предприятий, изначально задуманную для систематизации бизнес-процессов и определения общего языка. PCF позволяет идентифицировать процессы на предприятии, используя уже наработанный и накопленный опыт многих компаний; сравнивать между собой эффективность процессов, выполняющихся в разных организациях; заниматься реинжинирингом и совершенствовать процессы. Модель была разработана в 1992 году Американским центром эффективности и качества (APQC), который продолжает поддерживать и развивать её. Текущая версия PCF - 6.1.0 от марта 2014 года.

Для агентов изменений особенно важны soft skills, потому что их работа связана с тонкой настройкой организационной культуры и управлением людьми. Даже обладая глубокими техническими знаниями и опытом работы с методологиями (например, agile), специалист не сможет эффективно проводить изменения, если будет закрыт к диалогу, невнимателен к реалиям компании и не чуток к команде. Целью является не внедрение методологии ради методологии, а повышение эффективности бизнеса, поэтому критичны такие качества, как широта ума, открытость, чёткость и готовность к диалогу, которые позволяют агенту адаптировать общий поток изменений к конкретным условиям организации.

Для превращения co-creation из модного термина в реальный механизм создания ценности необходимы: изменение организационной культуры на более открытую и партнёрскую; развитие каналов для реального вовлечения клиентов в процессы разработки и улучшения услуг; обучение сотрудников работе в режиме совместного создания; установление прозрачных правил взаимодействия, где четко определены обязательства и вклад каждой стороны; внедрение метрик, измеряющих не только качество услуги, но и степень участия клиентов в её создании; создание систем быстрого реагирования на обратную связь и внесения изменений на основе сотрудничества с потребителями.

Руководителю можно поддерживать баланс между операционной деятельностью и инновациями, создав систему, где развитие является неотъемлемой частью повседневных задач. Это включает в себя выделение определенного времени на улучшения, поощрение сотрудников за предложения по оптимизации процессов, внедрение регулярных коротких сессий по генерации идей, а также установление четких приоритетов, когда некоторые операционные задачи могут быть временно отложены ради стратегически важных инновационных проектов.