В условиях кризиса, как правило, не остается места для новых расходов на ИТ.
Предприятия, которые не предпримут никаких действий, могут не пережить эти потрясения или их последующее восстановление может затянуться. Во время кризиса импульс к принятию поспешных решений должен быть смягчен продуманными соображениями о пересмотре приоритетов, отчуждении и даже стратегических инвестициях.
Вот шесть стратегических действий по управлению затратами, которые ИТ-директора должны предпринять, чтобы защитить свои организации от финансового кризиса в условиях кризиса.
1. Сократить и приостановить расходы
Компания Gartner общалась с ИТ-руководителями, которые в первые дни кризиса начинали буквально с чистого листа бумаги и работали с бизнесом над изменением приоритетов требований и установлением уровня расходов, который организация действительно может себе позволить. Это было обычным упражнением, когда разразилась пандемия.
ИТ-директора добились успеха в сокращении расходов на ИТ, классифицируя действия по следующим группам:
Можно/нужно сократить: В эту категорию входят соглашения с поставщиками и платежи, которые можно (и поэтому нужно) прекратить, отложить или задержать.
Можно/нужно сократить: Включает те платежи, которые могут быть прекращены, отложены или задержаны. Для них определите конкретные действия по сокращению расходов (например, отложить обновление, отложить проект) и соответствующие шаги по снижению рисков, которые потребуются для их выполнения.
Невозможно/нельзя сократить: Включает те расходы, которые не должны быть прекращены, отложены или задержаны, учитывая их важность для бизнеса.
В рамках этого упражнения рассмотрите, что произойдет, если поставщик не выполнит или прекратит оказание услуг. Это будет особенно важно для небольших поставщиков и тех, у кого высокий уровень задолженности.
2. Оценить существующие инвестиции
Текущие проекты должны быть немедленно проанализированы и разбиты на две категории: некритические и критические проекты.
Их определения говорят сами за себя, но критические проекты можно углубить, чтобы определить, можно ли немедленно сократить какие-либо аспекты в них.
Там, где это возможно, ИТ-директора могут сократить текущий объем проекта или внимательно следить за тем, чтобы не допустить увеличения объема. Другие варианты включают перевод меньшего количества пользователей на новые программные продукты или предоставление меньшего количества функций в критически важных проектах разработки, откладывая “приятные мелочи”.
3. Отложить любые новые расходы
В условиях кризиса, как правило, не остается места для новых расходов на ИТ.
По мере продолжения кризиса наличные средства будут становиться все более важными. Отложите или отмените все незавершенные и незапланированные расходы на проекты, персонал, активы, обновление программного и аппаратного обеспечения.
Высвободить любые сохраненные ресурсы третьих сторон, а также связанные с ними расходы на обслуживание или инфраструктуру. Отложить все будущие или запланированные расходы.
4. Переоценка расходов на оказание услуг
Помимо решения проблемы в основном дискреционного портфеля проектов, важно также рассмотреть текущий портфель услуг.
Здесь вы должны определить возможности для:
- Предоставить более низкий уровень услуг – например, помощь/служба поддержки или поддержка конечных пользователей
- Сократить часы обслуживания до основных рабочих часов
- Уменьшить количество программных приложений, доступных пользователям
- Конечно, меньше потреблять.
Проверьте текущие уровни потребления и расходов на все переменные операционные расходы, такие как инфраструктура как услуга (IaaS), платформа как услуга (PaaS), программное обеспечение как услуга (SaaS), голосовая связь и передача данных.
По каждой услуге следует либо полностью отказаться, либо принять меры контроля для снижения уровня потребления в масштабах предприятия путем ограничения или управления поставками и пересмотра условий контрактов, если это необходимо.
Когда речь идет об экономии затрат за счет численности персонала, очень важно обеспечить, чтобы сокращение персонала проводилось тщательно, как среди временных, так и постоянных сотрудников, и по возможности только один раз.
С 21 по 23 марта в нашем учебном центре стартует новый курс «VAP: Экономика и финансы ИТ».
На курсе вы познакомитесь с важными элементами финансового менеджмента, рекомендациями по организации управленческого учёта в именно в ИТ.
По окончании курса вы получите: Знания необходимые для ежедневной работы с финансами в ИТ, понимание принципов управления экономикой и финансами, обоснования управленческих решений на основе их экономической эффективности, систематизацию знаний по управлению экономикой и финансами ИТ в сервисной организации, методику планирования и обоснования потребности в ресурсах, которую мы используем в своих проектах
5. Договариваться о потреблении
Остальные члены руководящего состава должны будут помочь принять решение о ключевых изменениях в операциях, таких как прекращение предоставления услуг или приложений или поощрение пользователей работать по-другому, чтобы снизить переменные операционные расходы – и, возможно, постоянные расходы – бизнеса.
При сокращении потребления необходимо обеспечить защиту основных бизнес-результатов. Предложенные действия не должны наносить ущерб текущим доходам и денежным потокам.
6. Предвидеть рост расходов (и инициировать их снижение)
Предвидение и планирование увеличения расходов повлияет на ИТ-бюджет, поэтому ИТ-директора должны заблаговременно сообщать об этом финансовым директорам, чтобы убедиться в возможности их удовлетворения, а также заранее определить, что и как можно сократить.
Оценка и управление рисками посредством принятия обоснованных решений
Даже если решения должны приниматься быстро, прагматичная оценка организационных зависимостей (рисков), таких как технологии, рабочая сила и поставщики услуг, может дать ценную информацию.
В таких условиях приоритетом для ИТ-директоров является определение рисков, присущих принятым решениям. Затем они могут активно работать над снижением этих рисков, делая при этом все возможное для достижения своей главной цели – защиты денежных потоков.