Несмотря на множество инструментов и лучших практик, многие организации по-прежнему не могут должным образом отслеживать, бюджетировать и учитывать технологии.
Управление ИТ-активами не давало покоя ИТ-директорам и финансовым директорам на протяжении многих лет. Пресловутый «черный ящик» расходов на ИТ не позволяет большинству финансовых директоров и ИТ-директоров по-настоящему понять, на что расходуются их технологические бюджеты.
С точки зрения технологии, отслеживание ИТ-активов не должно быть таким уж сложным.
Средства мониторинга сети и кибербезопасности могут определить, когда устройство подключается или отключается от корпоративной сети. Поставщики программного обеспечения могут определить общее количество используемых лицензий, а автоматизированные средства обнаружения активов могут сканировать оборудование, не замеченное ИТ-специалистами.
Если использование личных устройств запрещено, все эти усилия становятся намного проще, поскольку каждая покупка должна проходить через отдел закупок или бухгалтерию. А если ИТ-директору не хватает собственных ресурсов, большинство этих услуг можно получить через поставщика управляемых услуг.
Если Вы хотите контролировать ИТ-активы и расходы на них, если Вы отвечаете за ИТ-бюджет в Вашей компании и при этом Вам нужно регулярно говорить об ИТ-активах на одном языке с бизнесом (языке денег), то курс «Управление ИТ-активами (ITAM)» — именно то, что вам нужно.
Для Роба Зана, ИТ-директора AAA of Ohio, который управляет небольшим центром обработки данных и более 500 корпоративными устройствами, распределенными по 34 региональным офисам, а также парком служебных автомобилей, применимы все эти подходы, а также использование стандартных образов на новых машинах и проведение ежегодных аудитов безопасности.
Когда еще существовала Microsoft Windows NT, первая версия которой была выпущена в 1993 году, AAA of Ohio провела аудит на предмет развертывания этой операционной системы. Мы подумали: «Нет, у нас нет ни одного ПК с NT или чего-либо подобного», — сказал он. «И конечно, после того, как Microsoft провела первое сканирование, мы нашли ПК с NT».
Уверенности нет, «но я очень хорошо чувствую, где мы находимся, каковы наши активы и как мы их отслеживаем», — сказал он.
Не все ИТ-директора находятся в таком же хорошем положении, как Зан, говорит Санди Конрад, аналитик по инфраструктуре и операциям в Info-Tech Research Group. Только 64% респондентов имеют эффективные программы управления активами, согласно опросу InfoTech, который будет опубликован в конце этого квартала.
Культурные и технические препятствия
Если управление активами является одним из самых простых, рутинных и ориентированных на процесс видов деятельности ИТ, то почему его так трудно сделать хорошо? Ответ сложен, говорит Карлос Казанова, главный аналитик по сетевым технологиям и AIOps компании Forrester.
Отчасти причина кроется в культуре. Организации просто не прилагают необходимых усилий и не имеют инструментов для правильного выполнения работы — несмотря на то, что 83% респондентов опроса Info-Tech оценили управление активами как «важное», сказал Конрад.
ITAM «часто недофинансируется и, особенно в малых и средних компаниях, может выполняться техническим специалистом на стороне в процессе поддержки технических служб», — сказала она.
Другая проблема связана с накопительством. Менеджеры, которые не хотят иметь дело с головной болью в области ИТ или закупок, будут хранить неиспользуемые лицензии и оборудование на случай, если они понадобятся в будущем.
Третье — это хранилища. ИТ-директора иногда искусственно завышают количество определенных активов, таких как серверы, в течение года, чтобы, например, поддерживать определенный уровень персонала. Но в конце года, когда они сверяют бухгалтерские отчеты с финансовым директором, цифры могут довольно сильно измениться.
"Однажды один ИТ-директор сказал: «Наш ИТ-отдел совершенно потрясающе работает в конце года, когда ему нужно сверить свои расходы с финансовыми и бюджетными», — говорит Казанова. «В течение года у них больше устройств, чем они могли себе представить».
По словам Аашиша Чандарана, ИТ-директора компании Productiv, внедрение облачных технологий и перенос расходов с капитальных затрат на операционные также осложняют работу по управлению активами.
«Мы находимся на переломном этапе в отрасли в целом», — сказал он. «Разгадка кроется в названии. Мы все еще думаем о „программных активах“. Это имело смысл, когда бессрочная лицензия стояла на балансе компании как актив, но в действительности программное обеспечение больше не привязано к оборудованию, оборудование больше не привязано к сетям, а привилегированный доступ в сетях не является современным подходом».
Влияние на расходы и бюджетирование
Конечно, все эти проблемы могут повлиять на способность ИТ-директора и финансового директора составлять точные бюджеты и корректировать расходы в соответствии с потребностями организации.
Если Вы хотите контролировать ИТ-активы и расходы на них, если Вы отвечаете за ИТ-бюджет в Вашей компании и при этом Вам нужно регулярно говорить об ИТ-активах на одном языке с бизнесом (языке денег), то курс «Управление ИТ-активами (ITAM)» — именно то, что вам нужно.
Для многих ИТ-директоров и финансовых директоров составление бюджета — это процесс согласования.
Из-за различных подходов и инструментов, используемых для отслеживания активов, а также типов отслеживаемых активов, ИТ-директорам и финансовым директорам приходится тратить значительное количество времени на выработку единой версии достоверности.
По словам Казановы, если этот процесс не будет выполнен правильно, он может создать столько же «слепых пятен», сколько и вылечить.
Например, квалифицированный администратор облачных вычислений может стоить организации 180 000 долларов плюс льготы в год. Если эти расходы не включены в стоимость, связанную с переходом на облачные технологии, то истинная, полная стоимость этого перехода будет в лучшем случае скрыта и может нарушить бюджетные расчеты в будущем.
Во многих случаях, однако, именно устаревшие методы и используемые технологии являются причиной большинства проблем ITAM, говорит Казанова. Сегодня существуют международные компании с многомиллиардным оборотом, которые управляют активами так же, как и два десятилетия назад, используя электронные таблицы.
«Я видел организации, где они заполняют расходную накладную после того, как поступила единица оборудования», — говорит Казанова. «Как финансовый директор может получить достоверную информацию? Как они могут принимать обоснованные решения? Это мусор на входе, мусор на выходе».