Некоторые предприятия не имеют представления о количестве активов, которыми они владеют, потеряли или используют в настоящее время. Итак, каков же ответ на это? Система управления ИТ-активами.

Теперь давайте обратимся к основной теме, которую мы рассмотрим здесь. Отслеживание ИТ-активов определяется как отслеживание информации об ИТ-активе, такой как аппаратное и программное обеспечение.

Такая практика необходима, поскольку активы каждой фирмы имеют свою стоимость. Регулярный мониторинг ИТ-активов вручную — это значительное мероприятие, которое может быть суматошным и неорганизованным.

Таким образом, система отслеживания ИТ-активов является очень выгодной, практичной и эффективной. В этом посте мы объясним, почему вашей фирме необходимо управление ИТ-активами.

7 основных причин внедрения управления ИТ-активами в вашем бизнесе

Преимущества управления ИТ-активами многочисленны, особенно если вы заменяете устаревшую модель или задокументированную методику. Однако семь основных преимуществ выделяются на фоне остальных.

1. Улучшение видимости ваших ИТ-активов

Как вы, вероятно, знаете, ваша компания включает в себя различные ИТ-активы, и каждый актив имеет определенную функцию. ИТ-активы включают ноутбуки, компьютеры, мобильные гаджеты, серверы, маршрутизаторы, коммутаторы и программные активы.

И здесь по мере роста компании растет и количество ресурсов, которыми она располагает. В результате отслеживание их всех на листе может быть длительной и почти невозможной операцией.

Программное обеспечение для управления ИТ-активами включает в себя все необходимые функции, чтобы обеспечить поиск и просмотр ваших ресурсов. Особенно важно использование инструментов мониторинга активов.

Эти данные хранятся в центральной базе данных, также называемой реестром активов. В этом репозитории можно найти большие объемы данных о каждом ИТ-активе, таких как:

• Цена покупки
• Дата и место покупки
• Количество единиц, доступных в настоящее время
• Уникальные идентификационные номера

Прозрачность активов выгодна для предприятий любого размера и типа, несмотря на то, что многие фирмы признают наличие пробелов в доступе к ИТ-активам, поскольку пандемия усугубила эту проблему.

2. Доступ к данным из облака в режиме реального времени

По мере изменения динамики рынка, требований бизнеса и экономических условий компании начали использовать облачные сервисы. Согласно нескольким опросам, более 80% предприятий, по прогнозам, перейдут на облачные платформы к 2025 году.

Облачная сеть – это технология, которая позволяет предприятиям работать в различных операционных площадках, повышая при этом эффективность и производительность.

Следовательно, будет полезно, если вы рассмотрите возможность переноса вашей модели управления ИТ-активами в облако. Использование облачной платформы управления ИТ-активами предоставляет вашим сотрудникам различные функциональные возможности.

Любой сотрудник компании в любой момент и из любого места может получить полный каталог ваших активов, в отличие от не облачных методик, таких как таблицы Excel.

Мобильный доступ к программному обеспечению для управления ИТ-активами возможен через приложение для смартфона или специализированный веб-браузер. Это позволяет пользователям видеть, обновлять и вносить дополнения в реестр активов, не находясь на месте.

Это означает, что техник, специалист по активам, ответственные за инвентарь и работники по техническому обслуживанию могут получить доступ к информации, необходимой им для выполнения своих задач.

Для регулярного обновления информации в пути можно использовать мобильные телефоны со встроенными QR-кодами и сканерами штрих-кодов, а также системы камер.

3. Устранение активов-призраков, рисков кражи и угроз кибербезопасности

Активы, которые отображаются в репозитории ИТ-активов, но физически не могут быть учтены, называются активами-призраками. Сюда войдут потерянное или поврежденное оборудование или программное обеспечение, которое было неправильно задокументировано, но все еще существует в вашей системе.

Программное обеспечение для управления ИТ-активами с функциями, включающими мониторинг в режиме реального времени, может мгновенно помочь найти и удалить проблемные активы-призраки.

Таким образом, вы не будете платить налоги или завышенные страховые взносы за несуществующие активы. Опять же, в цифровую эпоху наблюдается рост краж ИТ и рисков кибербезопасности. Фактически, 60% владельцев малого бизнеса считают, что маловероятно, что киберпреступники будут атаковать их.

Рассмотрим следующий сценарий: вам нужен определенный ИТ-инструмент, вы обыскиваете свой склад, но не можете его найти.

Пожалуй это пример плохого администрирования. В этой ситуации вы либо неправильно разместили свой ресурс, либо он был украден, но это было указано в записях.

Это значительно увеличит ваши дополнительные расходы, а ИТ-активы, которые физически не присутствуют, но указаны в документации, называются активами-призраками. Но как вы можете быть уверены, что это действительно призрачный актив? Может ли это быть результатом кражи или нарушения кибербезопасности? Каковы же средства защиты в случае кражи или потери? Существует единственное решение – система управления ИТ-активами.

Ваш актив никогда не может быть потерян или украден, потому что вы владеете системой мониторинга активов. В результате вы не будете приобретать активы, которые не являются необходимыми, и всегда будете знать, где находятся ваши активы и кто их использует.

Вы также можете отслеживать записи технического обслуживания и видеть, не требует ли какой-либо ИТ-актив большего ухода, чем необходимо, чтобы вы могли продать этот ресурс по утилизационной стоимости.

4. Усильте управление жизненным циклом ваших ИТ-активов

Управление ИТ-активами позволяет вашему бизнесу понять весь жизненный цикл, относящийся к каждому активу. Глубокое знание управления жизненным циклом гарантирует, что ресурсы покупаются, управляются, поддерживаются и выбрасываются эффективно — в дополнение к глубокому пониманию информации о производительности активов.

Жизненный цикл ИТ-активов делится на четыре этапа:

• Планирование подразумевает определение любой потребности в приобретении ИТ-актива.
• Покупка и распределение ресурса называется приобретением.
• Эксплуатация и техническое обслуживание – наиболее трудоемкий этап жизненного цикла любого ИТ-актива после его развертывания для использования.
• Выбытие – это процесс оценки нормы амортизации ИТ-актива и определения времени его утилизации.

Фактически, управление жизненным циклом ИТ-активов является одной из наиболее важных функций при выборе программного обеспечения для отслеживания ИТ-активов. Обратите внимание, что вам необходимо обратить внимание и на другие жизненно важные функции. Например, атрибуты, способности и потенциал системы управления ИТ-активами должны иметь возможность применения в компаниях любого размера и типа.

В частности, в тех компаниях, которые зависят от своих ИТ-активов для получения дохода. Инструменты отслеживания ИТ-активов должны быть настроены в соответствии с потребностями компании.

5. Избавьтесь от необходимости использовать утомительные таблицы Excel

Одним из значительных преимуществ внедрения автоматизированной системы отслеживания ИТ-активов является возможность отказаться от ручных методов, таких как электронные таблицы. Когда речь идет об управлении активами, таблицы Excel не работают по нескольким причинам::

• Они склонны к ошибкам.
• Их трудно использовать в разных командах.
• Электронные таблицы не сохраняют предыдущую запись данных.
• В них отсутствуют самые современные технологии и функции.

Поначалу загрузка форматов рабочих таблиц для управления и отслеживания активов может показаться разумным решением. Однако по мере расширения вашей компании будет расширяться и количество ИТ-активов. Всё это требует большего сбора данных, что делает Excel более склонным к ошибкам.

Недостаток функциональных возможностей, неспособность мгновенно отслеживать ИТ-активы и ограничения, связанные с облачными технологиями, приводят к одному выводу: цифровая система отслеживания ИТ-активов гораздо выгоднее в долгосрочной перспективе.

6. Экономия средств

Организации часто имеют большой разрыв как с заявленными ИТ-активами, так и с тем, что у них есть на самом деле. Эффективный инструмент отслеживания ИТ-активов даст вашей компании лучшее представление о типе и количестве активов, которыми она уже владеет, что сделает будущее планирование более управляемым.

Базовое описание вашего используемого окружения или, как минимум, топ-5 наиболее важных систем позволит вам по-настоящему понять основные компоненты, составляющие профессиональные услуги. Это позволит вам получить более точное описание того, что работает в вашей производственной среде.

Фактическое знание того, что имеется в наличии, позволит вам более точно прогнозировать и находиться в более выгодном положении при ведении переговоров с компаниями, производящими программное и аппаратное обеспечение.

Более того, понимая размещение и использование компанией ИТ-активов вашей фирмы, вы сможете выявить неиспользуемые или недоиспользуемые ресурсы, которые можно перепрофилировать и перенаправить в другое место вместо того, чтобы инвестировать в новые активы.

7. Прогнозирование бюджетов, определение тенденций и эффективная работа

Наличие полной информации об ИТ-активах, начиная с момента приобретения и заканчивая окончанием срока службы, позволяет эффективно оценивать приобретение будущих активов. Все это также может помочь в планировании будущих корпоративных расходов и бюджетов.

Система отслеживания ИТ-активов также позволяет вам узнать много информации о ваших ИТ-активах и определить тенденции. Это полезно для понимания жизненного цикла актива.

Знание этого позволяет вам более эффективно планировать ремонт и техническое обслуживание, помогая вам выявлять и реагировать на проблемы, прежде чем они приведут к серьезным сбоям в работе.

Как только система отслеживания ИТ-активов внедрена, вы можете прийти к пониманию функции каждого ресурса в каждом секторе бизнеса. Оно будет включать в себя их функциональность, способ наиболее эффективного использования, тщательный анализ окупаемости инвестиций (ROI), а также то, следует ли от них отказаться в целях экономии средств.

Заключение

Системы отслеживания активов, как большие, так и малые, эффективны во всех отраслях промышленности при правильном внедрении. Мониторинг не только мгновенно отслеживает материальные активы, но и помогает вашему бизнесу  развиваться.

Когда все будет готово, у вас будет доступ ко всей информации об активах. Вы сможете отслеживать свои ресурсы, определять амортизацию активов, налоги и другие существенные переменные. Вы заметите повышение производительности сотрудников.

Оригинал статьи здесь