На вопросы отвечает Андрей Боганов. Инициатор и соавтор проекта ITAM ГОСТ, cоавтор ITAM-практики ITIL4, автор первого русскоязычного курса по управлению ИТ-активами “Управление ИТ-активами (ITAM)”, ITSM/ITAM процессный архитектор, эксперт itSMF Россия, преподаватель РАНХиГС, МФТИ, РЭУ Плеханова (МЭСИ), МИИТ МВА, РШУ, R-Style, Microtest, Академия ИТ.
1. Как грамотно организовать закупку ИТ-активов?
На этапе закупа важно выстроить отношения со всеми участвующими подразделениями. Обычно это договорной отдел, логисты и ответственные за приемку (например, склад). В некоторых компаниях в закупе участвуют специалисты по тендеру — все зависит от специфики организации. Позаботьтесь, чтобы все подразделения получили нужную информацию и требования от ИТ-отдела, а также чтобы ИТ-отдел мог контролировать закуп. Например, для тендерного отдела должны быть чёткие требования к закупке и поставщикам.
Контролируйте договоры с поставщиками
Хорошо составленный договор — это страховка от проблем во время закупа и эксплуатации. Нужно учитывать, чтобы договоры были правильно составлены и исполнялись, а платежи по ним проводились корректно.
Договоритесь с отделом логистики о доставке
Отдел логистики отвечает за то, чтобы купленные ИТ-активы доставили безопасно, аккуратно и в срок.
Определите ответственных за приемку ИТ-активов
Не во всех организациях ИТ-департамент отвечает за приём закупленного оборудования. Часто этим занимаются работники склада. Если их работа не согласована с ИТ, это создаёт проблемы. Например, из-за неправильного складирования оборудование может перемерзнуть, на него может попасть жидкость, оно может разбиться. Я работал с тепловой компанией. У неё был общий склад, где хранилось все: и серверы, и трубы, и пакля, и мешки с цементом. Это плохой пример складирования техники.
Чтобы не жалеть об испорченном оборудовании, пропишите четкие требования к его хранению. Определите, кто именно отвечает за приемку оборудования и убедиться, что этот человек знаком с правилами.
Если инфраструктура географически распределённая, определите стратегию доставки оборудования.
Если в организации несколько филиалов, это создаёт дополнительные трудности. Нужно определить, где именно будет размещен ИТ-актив. Например, если это банк с разными филиалами — решить, как организовать поставку. Можно привести весь заказ централизовано на склад, а затем отправить в регионы или сразу доставлять на место установки.
2. Когда, по-хорошему, надо начинать учитывать ИТ-активы?
По сути, важно начинать учитывать уже при планировании закупки ИТ-активов.
Первая стадия жизненного цикла ИТ-актива — планирование их появления, связанных с этим работ и затрата. Задача на этом этапе — понять, какое оборудование и ПО необходимо приобрести, в каком количестве и рассчитать бюджет.
3. Кто отвечает за ИТ-актив на стадии эксплуатации?
МОЛ — материально ответственное лицо, человек, с которого спросят, если оборудование потеряется или будет залито кофе.
Хорошо, когда роль МОЛа меняется на разных стадиях жизненного цикла актива. Например, во время приёмки за оборудование несет ответственность логист. А во время эксплуатации — инженер ЦОДа. Часто роль МОЛа может исполнять руководитель верхнего ранга (например, замдиректор). Ответственность за ИТ-актив может быть распределена не только по времени, но и финансово.
В России распространена практика, когда на протяжении всего жизненного цикла актива за него несёт ответственность человек, который не имеет отношения к ИТ-департаменту. Так, в одной из нефтяных компаний материально ответственным за оборудование был специалист отдела охраны труда. И ИТ-отдел никак не мог на него повлиять, потому что он подчинялся другому бизнес-подразделению.
Продолжение следует
11 сентября 2023 г. стартует обновленный учебный курс «Управление ИТ-активами (ITAM)». Ведущий курса Андрей Боганов.
Мы старались уместить тему ITAM в 2 дня, но в итоге поменяли формат на трёхдневный. В том числе потому, что один день теперь полностью посвящен реальным примерам средств автоматизации ITAM.
На курсе Вы:
- научитесь классифицировать затраты
- построите процессную модель
- построите сервисно-экономическую и финансовую модели
- рассчитаете стоимость эксплуатации ИТ-сервисов
- узнаете, какие бывают метрики
- познакомитесь с инструментами автоматизации
Если Вы хотите контролировать ИТ-активы и расходы на них, если Вы отвечаете за ИТ-бюджет в Вашей компании и при этом Вам нужно регулярно говорить об ИТ-активах на одном языке с бизнесом (языке денег), то курс «Управление ИТ-активами (ITAM)» – именно то, что вам нужно.
Курс очень популярный, и места на нем заканчиваются очень быстро. Рекомендуем Вам забронировать место на курсе заранее.