Как известно, «опыт – это то знание, которое приходит сразу после того, как оно было так нужно». Попробую поделиться своим опытом реализации проекта по построению модели аллокации ИТ-затрат, который я сформулировал в виде короткого набора правил.

1. Зафиксируйте конечную цель аллокации до начала проектирования. От неё будет, в том числе, зависеть выбор объектов отнесения затрат и правила классификации затрат на прямые и косвенные. Особенно остро это касается разработки ПО и другой проектной деятельности.
2. Разберитесь в текущей практике  учета. В идеале – выполните обследование источников данных до объявления сроков и ценника. Вам скажут, что договоров на внешние услуги всего штук пятьдесят. Не верьте. Вам скажут, что данные по трудозатратам есть, потому что ведутся таймшиты. Не верьте. Вам скажут, что бухгалтерский учет материальных ценностей бьется с данными CMDB. Не верьте. Лучше убедиться в этом заранее и не взращивать ни у себя, ни у заказчика неоправданных ожиданий – закладывать реальные сроки, использовать жизнеспособные алгоритмы расчета.
3. Определите, как аллокация ИТ-затрат будет встраиваться в общекорпоративную аллокацию. Это может повлиять и на состав затрат, принимаемых к аллокации, и на структуру данных, и на алгоритмы расчетов, и на формат итогового результата. Например, вы аллоцируете ИТ-затраты на подразделения компании. А будете ли вы принимать их аллокацию на вас?
4. Моделируйте влияние результатов аллокации на поведение людей. Вероятнее всего, так или иначе, результаты аллокации будут использованы для оценки деятельности направлений и их руководителей. Как правила аллокации могут / должны повлиять на их поведение?
5. Как можно раньше начните распространять информацию о назначении и принципах аллокации. Люди, работа которых будет оцениваться с учетом результатов реализованной вами аллокации, вероятно не примут ее сразу и с радостью. Хотите вы того или нет, вы влияете на эту оценку, при этом не являясь экспертом в их предметной области. Кому же это понравится? Раннее информирование позволяет и растянуть период привыкания, и скорректировать аллокационную модель с учетом их замечаний, пока это еще не слишком дорого.
6. Явно закрепите ответственность за актуальность аллокационной модели. Ясное распределение ответственности – всегда благо. Но это особый случай, поскольку аллокация затрат опирается и на корректные справочники, и на полный учет исходных данных, и на актуальные правила аллокации. И все эти области ответственности, скорее всего, не находятся в одних руках, а значит, ответственность придется распределять между департаментом ИТ и экономистами. Стыки всегда источники проблем, и этому вопросу стоит уделить особенное внимание.

Жизнь подсказывает, что многим хорошим правилам следовать непросто, и эти – не исключение. Но почему не попробовать?

P.S. Прочитав эту заметку, сделайте это еще раз под композицию Money группы Pink Floyd. Лучше запомнится, а может еще и доставит удовольствие 🙂

ИНТЕНСИВ С ТРЕНЕРОМ

VAP: Экономика и финансы ИТ

Бюджетирование, аллокация, расчёт себестоимости, планирование ресурсов