Для обеспечения выполнения новых правил в организации при внедрении ITSM можно использовать комбинацию методов, часто описываемых как «кнут и пряник». К «пряникам» относятся система измерений эффективности новых процессов, программы признания и вознаграждения за соблюдение правил и достижение целей, обучение, показывающее выгоды от новых правил. К «кнутам» относятся четкие стандарты и требования, мониторинг соблюдения правил, вмешательство руководства в ключевых точках для разрешения конфликтов и корректировки поведения. Эффективная стратегия включает в себя построение культуры ответственности, где новые правила становятся частью повседневной работы, а не временной инициативой. Также важно обеспечить обратную связь от сотрудников и внести разумные адаптации процессов без потери ключевых принципов.

При принятии решений об аутсорсинге без должной консультации с ИТ-специалистами могут возникнуть следующие проблемы: конфликты с существующей архитектурой и политиками безопасности, появление избыточной функциональности, трудности интеграции внешних решений с внутренней инфраструктурой, проблемы с эксплуатацией и поддержкой. Это приводит к увеличению затрат на адаптацию и поддержку, снижению качества предоставляемых услуг и ухудшению взаимодействия с внешними подрядчиками. Эффективное партнерство между бизнесом и ИТ необходимо для достижения баланса между бизнес-требованиями и техническими ограничениями.

Переход от сервис-провайдера к сервис-интегратору сложен по нескольким ключевым факторам. Технологические сложности связаны с необходимостью интеграции различных систем партнеров в единую платформу с сохранением данных и возможностью отслеживания заказа на всех этапах. Организационные сложности включают необходимость согласования бизнес-процессов разных компаний, выстраивания коммуникационных каналов и определения четких SLA между участниками. Юридические сложности возникают из-за необходимости перераспределения ответственности и создания соответствующих договорных отношений, где интегратор берет на себя полную ответственность перед клиентом. Управленческие сложности связаны с необходимостью изменить внутреннюю культуру компании, научив сотрудников работать с проблемами, которые возникают у партнеров, а не только со своими собственными услугами. Клиентские сложности проявляются в необходимости соответствовать повышенному уровню ожиданий клиентов, которые рассчитывают на упрощенное взаимодействие и единую точку ответственности.

При отсутствии синхронизации развития разных ИТ-команд в рамках одной компании возникают проблемы с поддержанием целостной бизнес-модели. Разные стандарты разработки, организации процессов и технической зрелости создают препятствия для эффективного взаимодействия между командами. Это приводит к увеличению издержек на коммуникацию, снижению скорости интеграции решений, возникновению конфликтов в технологических стеках и снижению общей эффективности ИТ-ландшафта компании. Без синхронизации каждая команда движется своим путем, что в конечном итоге приводит к фрагментации системы и невозможности реализации сквозных бизнес-процессов.

Уровень зрелости может быть использован при проведении обследования процессов исключительно как иллюстративный инструмент. Он помогает наглядно показать текущее состояние процесса или проиллюстрировать разницу между текущим и целевым состоянием. При этом важно понимать, что уровень зрелости не является объектом точного измерения и не должен быть основной целью улучшения. Его следует использовать для облегчения коммуникации между участниками обследования и для упрощения восприятия сложных процессных изменений, но не для принятия решений, основанных исключительно на уровне зрелости.

Налаживание коммуникации с заказчиком в процессе проекта критически важно, так как позволяет понять его реальные потребности и ожидания. В случае, когда команда выполняет все прихоти заказчика, не задавая уточняющих вопросов, работа может идти в неверном направлении, что приведет к нежелательным результатам. Четкое понимание требований заказчика помогает скорректировать проектные решения, оптимизировать ресурсы и сосредоточиться на том, что действительно важно для успеха проекта. Это также снижает риск недопонимания и последующих корректировок в конце проекта.

При создании SLA с учетом распределенных подразделений необходимо учитывать географическую специфику расположения, взаимодействие с кадровыми данными и точность информации о перемещениях сотрудников. Следует также проверить возможность упрощения структуры SLA, чтобы избежать излишней сложности при автоматизации процессов.

При отсутствии единой системы для управления согласованиями возникают следующие последствия: увеличение времени на согласование, что замедляет выполнение задач; непредсказуемость процессов из-за отсутствия контроля над сроками; ошибки и пропуски согласований из-за потери информации о текущих ответственных либо изменения должностных инструкций; конфликты между отделами из-за несогласованности действий и разного понимания регламентов; необходимость постоянного ручного вмешательства и напоминаний, что отнимает у сотрудников время для выполнения основных задач; снижение общей эффективности организации. Кроме того, отсутствие единой системы затрудняет анализ и оптимизацию процессов согласования в будущем.

Заказчикам сложно понять ценность процессов управления ИТ, потому что эти процессы составляют 'подводную часть айсберга' - они обеспечивают гарантию полезности, но сами не формируют непосредственную ценность для бизнеса. Заказчики фокусируются на том, что они видят и получают напрямую (полезность), а не на том, что обеспечивает стабильную и надежную работу этой полезности. Цепочка от управления изменениями, инцидентами или конфигурациями до конечного бизнес-результата слишком длинная и неочевидная для бизнес-заказчика. Кроме того, многие процессы управления ИТ направлены на предотвращение проблем, что делает их результат еще менее заметным - 'хорошо работающие процессы незаметны', и заказчики не видят того, чего удалось избежать благодаря этим процессам.

На проявление групповых эффектов в ИТ-командах влияют несколько ключевых факторов: уровень мотивации участников, вовлеченность в достижение общей цели, прозрачность процессов и организация рабочей среды. Высокая мотивация и четкое понимание общей цели способствуют проявлению позитивных групповых эффектов, таких как синергия идей. Прозрачность процессов позволяет оценить вклад каждого, снижая негативные проявления социальной лени. Комфортная и безопасная рабочая среда, в которой нет страха показать свои проблемы, предотвращает дисфункции, когда члены команды прячут отсутствие вовлеченности за коллективной работой. Плохо организованные процессы и отсутствие вовлеченности, напротив, усиливают негативные групповые эффекты и снижают общую продуктивность команды.