Портал №1 по управлению цифровыми
и информационными технологиями

Хранение данных и «внутренний хомяк»

Опубликовано 25 апреля
Рубрики: Обо всём на свете
Комментарии

Хранение информации, которая больше не пригодится, сопряжено со огромным количеством рисков. Иллюстрация этому — череда сливов персональных данных пользователей крупных сервисов, которую мы могли наблюдать с января по март. Кажется, что предприятиям нужны правила, когда и как избавляться от данных.

Люди — прирожденные хомяки. В США больше 700 миллионов квадратных метров площадей используется населением для хранения. В России — бесконечное количество гаражей и балконов. У страха избавления от вещей даже есть специальное название: диспозофобия. В той или иной мере мысль «а вдруг понадобится» присуща каждому.

И это нормально. Захламлённый балкон и хрусталь в серванте не являются проблемой ни для кого, кроме тех, с кем вы делите жилплощадь. Но те же правила не распространяются на данные.

Во всех отраслях промышленности существуют рекомендации по хранению записей, прописанные в стандартах соответствия. Обычно они строго соблюдаются регулируемыми компаниями, и фирмы, нарушающие их, могут быть наказаны.

Помимо соответствия стандартам, есть и практические вопросы.

Хранение материалов дольше, чем это необходимо, может затруднить поиск нужной информации. Это также усложняет реагирование на такие важные события, как запросы прессы, свобода информации и запросы клиентов. По оценкам одного отчета, до трети данных в информационных запасах средней компании являются избыточными, устаревшими или тривиальными (Redundant, Obsolete or Trivial, ROT).

Смешивание старых записей с новыми может привести к путанице в том, какая информация является точной. Опрос 1500 сотрудников, работающих с информацией, проведенный компанией M-Files в 2019 году, показал, что 46% заявили, что поиск нужных им документов сопряжен с трудностями и отнимает много времени. А 36% заявили, что найти последнюю версию документа сложно почти всегда.

И в то время, когда правила конфиденциальности данных множатся, любые персональные данные о клиентах, хранящиеся на вашем компьютере, могут стать многомиллионной ответственностью для всего бизнеса.

Компьютеры способствуют накоплению информации. Хранение данных настолько дешево, что проще хранить информацию, чем выбрасывать ее.

Хотя некоторые системы управления корпоративным контентом могут автоматически утилизировать данные после определенной даты, их настройка может занять много времени. Также почти нет программного обеспечения для автоматического уничтожения записей на ПК.

Кроме того, существует проблема поиска всей информации, на которую должны распространяться правила хранения.

Данные, хранящиеся в разрозненных хранилищах, бывает трудно найти, а многие компании не имеют программного обеспечения, необходимого для маркировки и применения правил автоматического удаления к тем данным, о которых они знают.

Внедрение графика хранения данных на предприятии также может оказаться сложной задачей.

Например, в банке могут быть тысячи типов записей: счета клиентов, различные кредитные документы, документы по борьбе с отмыванием денег, депозитные квитанции. При этом каждая бизнес-единица может подчиняться разным нормативным актам, которые постоянно меняются. А нам необходимо разработать правила соблюдения графика с учётом всех переменных.

Исследование компании Deloitte, проведенное в 2020 году, показало, что менее половины компаний имеют дисциплинированный график уничтожения старых данных, а 35% возлагают эту задачу на владельцев бизнес-процессов, которые наименее подготовлены к тому, чтобы делать это тщательно.

Создание дисциплинированной политики хранения записей выходит за рамки компетенции одного человека или подразделения. Тем не менее юридическому отделу и IT-департаменту стоит об этом задуматься. Риски слишком высоки.

Диссофобии — внутреннему хомяку не место в бизнесе. Когда речь идет об управлении документацией, лучше меньше, чем больше.

Оригинал статьи

Учебные курсы и сертификация
специалистов по ИТ-менеджменту

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.

  • Рубрики

  •  
  • Авторы

  •  
  • Самое свежее

    • Внедрение ИИ для вашей службы поддержкиВнедрение ИИ для вашей службы поддержки
      Но что на самом деле означает внедрение ИИ для возможностей ITSM вашей организации, особенно для службы технической поддержки?
    • Бесплатная конференция IT-Entrance для тех, кто хочет стать айтишниками
        28 мая в Минске пройдет бесплатная 11-я международная конференция IT-Entrance. Это мероприятие для тех, кто хочет попасть в IT, для начинающих IT-специалистов уровня junior с
    • ITIL 4 Specialist: High-velocity IT. Что внутри?
      В дополнение к уже опубликованным обзорам курсов по направлению Managing Professional (MP) сертификационной линейки ITIL4, сегодня мы рассмотрим еще один модуль – ITIL 4 Specialist: High-velocity IT (HVIT).
    • Весення уборка в бэклоге продукта: порядок за четыре шага!
      Каждая команда, которая ведёт разработку ПО в соответствии с практиками Agile, имеет бэклог продукта или по крайней мере думает, что он у неё есть. Кажется, что это очень простой инструмент, но на практике я регулярно сталкиваюсь с неумением им пользоваться для планирования работы разработчиков. Давайте попробуем разобраться, для чего нужен бэклог продукта и как извлечь из него максимум пользы. 
    • Warranty и Utility в ITIL4
      У услуг, которыми мы управляем в рамках Service есть две основные характеристики: гарантия — Warranty и Utility — полезность. Эти характеристики нужны нам, чтобы определить, будет ли услуга способствовать достижению результатов, которые нужны пользователю, а как следствие — создавать для них ценность.
    • Шесть практик для лучшего взаимодействия бизнеса и ИТ
      Хотели бы вы, чтобы руководители предприятий и ИТ могли лучше работать вместе, совместно работать над проектами и в полной мере обмениваться информацией? Если вы похожи на большинство ИТ-руководителей, ответ — да. Преимущества эффективного сотрудничества между бизнесом и ИТ включают в себя специальные проекты, которые лучше соответствуют бизнес-целям, улучшенное управление изменениями и более активное участие в новых инициативах.
    • Используйте технологии для повышения эффективности рабочего процесса вашей ИТ-команды
      Эффективное рабочее место создает, так сказать, хорошо смазанную машину, повышая итоговую прибыль и, как следствие, успех вашего бизнеса. Дополнительное время на работе не всегда означает большее достижение. Важно то, что вы делаете с тем временем, которое у вас есть, а это все об эффективности рабочего процесса.
    • Action BiasAction Bias — известная ловушка, в которую мы всё равно постоянно попадаем
      Action Bias: склонность к реагированию и действию, даже если это не приведёт к положительным результатам. «Делать хоть что-то» создаёт иллюзию загрузки ресурсов полезной работой.
    • бэклог27 антипаттернов бэклога продукта
      Эта статья показывает 27 распространённых антипаттернов продуктового бэклога, включая процесс уточнения бэклога продукта, ограничивающих успех вашей Скрам-команды.
    • 15 самых неправильно употребляемых слов в ИТ
      Очевидно, что люди любят говорить о технологиях. Но они не всегда правильно используют терминологию. Или они кооптируют фразы. Вот 15 наиболее часто неправильно используемых слов, с которыми они сталкивались в ИТ.
  •  
  • Вход

  • DevOps
    Kanban
    ITSM
    ITIL
    PRINCE2
    Agile
    Lean
    TOGAF
    COBIT