Хранение информации, которая больше не пригодится, сопряжено со огромным количеством рисков. Иллюстрация этому — череда сливов персональных данных пользователей крупных сервисов, которую мы могли наблюдать с января по март. Кажется, что предприятиям нужны правила, когда и как избавляться от данных.
Люди — прирожденные хомяки. В США больше 700 миллионов квадратных метров площадей используется населением для хранения. В России — бесконечное количество гаражей и балконов. У страха избавления от вещей даже есть специальное название: диспозофобия. В той или иной мере мысль «а вдруг понадобится» присуща каждому.
И это нормально. Захламлённый балкон и хрусталь в серванте не являются проблемой ни для кого, кроме тех, с кем вы делите жилплощадь. Но те же правила не распространяются на данные.
Во всех отраслях промышленности существуют рекомендации по хранению записей, прописанные в стандартах соответствия. Обычно они строго соблюдаются регулируемыми компаниями, и фирмы, нарушающие их, могут быть наказаны.
Помимо соответствия стандартам, есть и практические вопросы.
Хранение материалов дольше, чем это необходимо, может затруднить поиск нужной информации. Это также усложняет реагирование на такие важные события, как запросы прессы, свобода информации и запросы клиентов. По оценкам одного отчета, до трети данных в информационных запасах средней компании являются избыточными, устаревшими или тривиальными (Redundant, Obsolete or Trivial, ROT).
Смешивание старых записей с новыми может привести к путанице в том, какая информация является точной. Опрос 1500 сотрудников, работающих с информацией, проведенный компанией M-Files в 2019 году, показал, что 46% заявили, что поиск нужных им документов сопряжен с трудностями и отнимает много времени. А 36% заявили, что найти последнюю версию документа сложно почти всегда.
И в то время, когда правила конфиденциальности данных множатся, любые персональные данные о клиентах, хранящиеся на вашем компьютере, могут стать многомиллионной ответственностью для всего бизнеса.
Компьютеры способствуют накоплению информации. Хранение данных настолько дешево, что проще хранить информацию, чем выбрасывать ее.
Хотя некоторые системы управления корпоративным контентом могут автоматически утилизировать данные после определенной даты, их настройка может занять много времени. Также почти нет программного обеспечения для автоматического уничтожения записей на ПК.
Кроме того, существует проблема поиска всей информации, на которую должны распространяться правила хранения.
Данные, хранящиеся в разрозненных хранилищах, бывает трудно найти, а многие компании не имеют программного обеспечения, необходимого для маркировки и применения правил автоматического удаления к тем данным, о которых они знают.
Внедрение графика хранения данных на предприятии также может оказаться сложной задачей.
Например, в банке могут быть тысячи типов записей: счета клиентов, различные кредитные документы, документы по борьбе с отмыванием денег, депозитные квитанции. При этом каждая бизнес-единица может подчиняться разным нормативным актам, которые постоянно меняются. А нам необходимо разработать правила соблюдения графика с учётом всех переменных.
Исследование компании Deloitte, проведенное в 2020 году, показало, что менее половины компаний имеют дисциплинированный график уничтожения старых данных, а 35% возлагают эту задачу на владельцев бизнес-процессов, которые наименее подготовлены к тому, чтобы делать это тщательно.
Создание дисциплинированной политики хранения записей выходит за рамки компетенции одного человека или подразделения. Тем не менее юридическому отделу и IT-департаменту стоит об этом задуматься. Риски слишком высоки.
Диссофобии — внутреннему хомяку не место в бизнесе. Когда речь идет об управлении документацией, лучше меньше, чем больше.