Во многих бизнес-процессах результатом работы ИТ-системы становится не только запись в реестре или карточка объекта, но и документ, который нужно передать сотруднику, отправить контрагенту или распечатать. При ручной подготовке таких документов приходится переносить данные из системы в Word или Excel, что создает дополнительную операцию и повышает вероятность ошибок.
В Altevics для этого используются печатные формы. Они позволяют сформировать документ Word, Excel или PDF, автоматически подставив в него актуальные данные из системы. Источниками могут быть атрибуты объектов, справочники или значения, рассчитанные алгоритмически. Готовый файл можно выгрузить или распечатать.
Документ формируется по шаблону
Настройка печатной формы начинается с шаблона Word или Excel. В нем заранее определяются места, куда система должна подставить данные: в Word используются закладки, в Excel — именованные ячейки. Затем эти области связываются с источниками информации в системе — атрибутами объектов, алгоритмами или вложенными шаблонами.
Такой подход позволяет отделить структуру документа от данных. Шаблон определяет, как должен выглядеть итоговый файл, а Altevics при формировании документа получает актуальные значения из связанных объектов.
При этом печатная форма может быть не только простой карточкой с несколькими реквизитами. Система поддерживает формирование многоуровневых документов, в которых собираются данные из нескольких связанных объектов. Это позволяет использовать один механизм для документов разной структуры и сложности.
Готовый документ можно скачать в офисном формате или PDF либо сохранить как вложение непосредственно в объекте системы.
От печатной формы — к электронному документу
Печатная форма ориентирована на получение итогового документа, который затем можно распечатать или передать в виде файла. При этом сформированный документ не предназначен для обратного редактирования данных в системе.
Следующий уровень — электронный документ (eDoc), который строится на основе той же концепции, но предназначен уже для работы с документом внутри процесса. В таком сценарии документ может учитывать заданные условия при заполнении, использовать ответы из опросного листа и проходить согласование между несколькими участниками.
В электронном документе также можно организовать согласование с ответственными и фиксировать замечания. Для документов, по которым стороны не пришли к единой редакции, предусмотрено формирование протоколов разногласий.
Таким образом, печатная форма решает задачу автоматического формирования готового файла, а eDoc расширяет этот подход до полноценной работы с документом как с частью бизнес-процесса.
Что это меняет на практике
Печатные формы позволяют не переносить данные из ITSM-системы в документы вручную: структура документа задается один раз, а актуальные значения подставляются при его формировании. Это особенно важно для документов, которые регулярно создаются на основе данных связанных объектов.
При необходимости этот механизм можно развить в сторону электронного документооборота, когда документ становится не конечным результатом обработки данных, а полноценным объектом процесса — с условиями заполнения, согласованием, замечаниями и взаимодействием нескольких участников.
