Инфляция и надвигающаяся рецессия пугают каждого во всем мире. ИТ-подразделениям, вероятно, придется подходить к управлению расходами творчески, по крайней мере, до тех пор, пока не станет точно известна серьезность экономической угрозы. Между тем, потребность в увеличении объема данных, цифровизации, автоматизации и технологической помощи в целом продолжает расти.

Что может сделать перегруженный работой, недофинансированный и заваленный задачами руководитель ИТ-отдела?

Вот несколько идей о том, как творчески сократить или урезать расходы из вашего перегруженного ИТ-бюджета, не отказываясь от того, что вам необходимо для работы.

1. Сдерживать облака

Не секрет, что облачные вычисления часто становятся «убийцами» бюджета. Но цены на них растут, как и на все остальное в наши дни.

Масса ИТ-подразделений разных компаний рассказывают, что они превышают свои облачные бюджеты и либо не знают, почему, либо не могут внедрить средства контроля для управления расходами. Эффективный CloudOps помогает смягчить эту проблему.

Но что, если вы уже включили все простые средства контроля, включая оптимизацию запуска, чтобы сдержать бешеные расходы на облака? Тогда необходимо подумать о переоценке и приоритизации проектов в соответствии с ценностью для бизнеса. И, возможно, пока отложить «малоценные» проекты — или организовать управление другими способами, чтобы снизить их стоимость.

Консультанты рекомендуют определить ИТ-бюджеты и облачные бюджеты, ориентированные на продукты, включая продукты для бизнеса и IT4IT, и согласовать все бизнес-процессы, приложения, инфраструктуру, людей и технологии с этими продуктами. 

Таким образом, вы сможете инвестировать в те области, которые обеспечивают более высокую ценность для бизнеса, одновременно внедряя механизмы контроля затрат в других областях с помощью автоматизации и DevSecOps.

Еще больше информации об управлении финансами в ИТ на курсе «VAP: Экономика и финансы ИТ».  а три дня мы рассмотрим: управленческий учёт применительно к ИТ, расчёт себестоимости ИТ-услуг, бюджетирование ИТ, взимание оплаты за ИТ-услуги. Кроме того, мы подробно разберём методику Cleverics по расчёту стоимости услуг и определению потребности в ресурсах, которую мы успешно применяем уже несколько лет в средних и крупных компаниях.

2. Перевернуть модель добычи данных

Компании добывают данные. Все. Все время.

Увы, в условиях нынешней экономики ни одна организация не может продолжать бездумную добычу данных в надежде найти большой куш. Неудачные проекты ИИ накапливаются, а BI, похоже, застрял в бесконечном цикле наблюдений за транзакциями клиентов из видоняни.

Пора прекратить добывать данные и начать принимать решения. Это называется decision intelligence. Если вы еще не слышали об этом, то схема довольно простая: мы сначала принимаем решения о том, какого результата хотим достичь и только после этого — ищем данные, которые нужно проанализировать, чтобы продвинуться к этой цели. 

С точки зрения ИИ, методы интеллектуального анализа решений помогут вам переосмыслить и лучше разработать стратегию бизнес-правил, которые вы используете для управления автоматизированным принятием решений. Корректируя эти правила по мере необходимости, вы сможете обойти своих конкурентов и получить больше прибыли в условиях плохой экономики.

Вы также сможете устранить потери. Какие потери? Например, неудачные проекты ИИ, поскольку все проекты ИИ теперь будут направлены на достижение конкретной бизнес-ценности.

Идите вперед и руководствуйтесь решениями, а не данными!

3. Пересмотреть наши сделки с дьяволом

Сделками с дьяволом обычно называют договоры, в которых мы платим очень большую цену за исполнение своего желания (если очень повезёт). В этом пункте мы говорим о результате внедрения технологий, которые в свое время были очень желанными, но теперь только отягощают бюджет. Например, технический долг и разрастание SaaS. 

Консультанты рекомендуют думать о техническом долге так же, как о финансовом: если вам нужно купить что-то в спешке, вы, скорее всего, срежете углы и возьмете кредит, зная, что вам придется вернуть больше, чем вы изначально взяли. 

То же самое происходит и с техническим долгом — если вы срезаете углы в разработке или тратите деньги на адаптацию новых решений, вам придется потратить больше в будущем.

Внимательно изучите технический долг, чтобы понять, можно ли избавиться от него и где. Аналогично, потрудитесь изучить детали всех тех облачных сервисов, по которым ваша компания теперь «в долгу».

Например, плохое управление лицензиями — это утечка денег.

ИТ-специалисты не всегда могут точно сказать, за сколько приложений SaaS они на самом деле платят. ИТ-подразделения не всегда имеют подробное представление об использовании лицензий и графиках их продления.

Срочно измените размер лицензий. Убедитесь, что у вас только столько лицензий, сколько вам действительно нужно. Прекратите автоматическое продление, особенно для неиспользуемых приложений.

Эти шаги могут помочь создать очень хорошую экономию средств.

4. Оптимизировать поддержку

Снизить спрос на ИТ-поддержку и облегчить нагрузку на службу технической поддержки можно за счет снижения сложности технологической среды. Рассмотрите всю экосистему, которая поддерживает гибридное рабочее место и обеспечивает продуктивность цифровых сотрудников. Подумайте: устройства, приложения, данные, облачные хранилища – все, что нужно.

Вам нужно уменьшить сложность не только в конкретной системе, но и в общем количестве систем и приложений, используемых вашей компанией. Избавьтесь от сложности везде, где это возможно, чтобы снизить нагрузку на команду ИТ-поддержки. Затем автоматизируйте как можно больше из того, что осталось. Таким образом, ваша служба поддержки сможет сосредоточиться только на сложных проблемах, зная, что более простые уже решены.

Не забывайте, что самообслуживание может также экономить бюджет.

Современные сотрудники хотят от своего рабочего места довольно многое — включая автономность путём самообслуживания. Многие предпочитают искать решения технических проблем самостоятельно или с помощью чат-бота, а не звонить по телефону в службу поддержки.

5. Вовлечь в упражнение всю команду

Нет, мы не говорим о совместных спортивных тренировках.

Подумайте о том, что сокращение расходов не должно быть одиночной работой. ИТ может решать, где сокращать (и находить места для сокращения) только в том случае, если он знает, как это делать, благодаря обучению или опыту. Но в сегодняшнем мире простое сокращение в ИТ может привести к серьезному беспорядку на верхнем или нижнем уровне. И это работает и в обратную сторону.

Пора собрать всю команду и превратить сокращения в упражнение в точной стратегии.

Например, сокращения и повышение эффективности в FinOps должны включать в себя не только оптимизацию облаков.

Лучше всего начать с объединения ИТ-отдела компании, руководства, финансовых специалистов и команды DevOps для создания единой совместной и надежной стратегии FinOps. Объединив этих людей и команды, организации могут создать более целостную и сплоченную стратегию FinOps и облачных затрат, которая соответствует целям каждого.

Дэн Ортман, директор по услугам FinOps компании SoftwareONE

Используйте командный подход к сокращению расходов по всем направлениям.

Пандемия породила значительный рост расходов на ИТ, и вполне естественно, что сейчас происходит коррекция. Например, произошел взрыв точечных решений для совместной работы, коммуникации и обмена знаниями — некоторые из них были избыточными — и фактически увеличили цифровое трение.

Но ИТ-отдел не может просто сократить бюджеты до уровня, предшествовавшего пандемии, потому что мир работы изменился. Современная рабочая сила распределена и удалена, и инвестиции должны это отражать.

Майк Габуро, Генеральный директор Igloo Software

Кто знает? Возможно, кто-то из команды укажет вам на что-то, что больше не нужно бизнесу. А это может сделать дополнительные сокращения расходов совершенно безболезненными.

6. Сокращать расходы, покупая больше

Это звучит нелогично, но если в вашем ИТ-отделе не хватает сотрудников или он перегружен работой до такой степени, что задачи лежат без дела слишком долго, то пришло время устранить эти проблемы и повысить производительность вашего отдела.

Использование решений, позволяющих максимально эффективно использовать существующие ИТ-команды и навыки, позволяет предприятиям максимально использовать имеющиеся у них ресурсы сегодня и одновременно закладывать фундамент на будущее.

Венди М. Пфайффер, ИТ-директор Nutanix.

Возможно, вы уже многое автоматизировали, но даже в этом случае оглянитесь вокруг и посмотрите, не можете ли вы автоматизировать еще больше. Если да, то серьезно подумайте о том, чтобы потратить деньги на это. Существует множество способов сэкономить, а значит – заработать на автоматизации.

Прежде всего, автоматизация помогает предотвратить упущенную выгоду и незапланированные расходы, связанные с простоем сети, обеспечивая более последовательный, надежный и безопасный подход к поддержанию производительности сети и соответствия нормативным требованиям.

Например, с точки зрения HR, автоматизация сети освобождает компании от необходимости искать кандидатов, владеющих специфическими языками сценариев, такими как Python, позволяя им нанимать более универсальных или младших кандидатов, поскольку им не нужно выполнять собственные сценарии, чтобы быть быстрыми и эффективными. Кроме того, процесс адаптации проходит быстрее, поэтому сотрудники быстрее приступают к работе”.

Эндрю Кал, генеральный директор BackBox

7. Избавиться от излишков функциональности

Когда вы пытаетесь сократить расходы на лицензии, проведите “инвентаризацию” функций.

В рамках аудита обратите внимание на количество используемых платформ и возможности каждой из них. Поскольку поставщики конкурируют между собой за предоставление все более богатого опыта и дополнительных модулей, легко столкнуться с “избытком функций”, когда аспекты одного ИТ-решения можно найти в другой платформе, за которую организация уже платит.

Если функции дублируются, можно просто активировать неиспользуемую функцию и перевести пользователей на нее, тем самым отказавшись от ненужной платформы и вернув затраты.

Раджеш Джетва, директор по технологиям компании Digiterre

Также внимательно изучите проекты модернизации.

Часто на рынке могут быть представлены более функциональные платформы, которые могут заменить одну или несколько существующих ИТ-услуг, используемых организацией.

Как и в предыдущем случае, внедрение новой услуги, скажем, новой службы технической поддержки/платформы управления ИТ-инцидентами, потенциально может сократить ряд существующих платных услуг, таких как пакет управления паролями, платформа каталога ИТ-услуг, программное обеспечение для удаленной помощи и т.д.”

Раджеш Джетва, директор по технологиям компании Digiterre

8. Обратиться к вендорам за помощью в «заточке» их продуктов

Ваши поставщики и партнеры находятся в точно той же экономике, что и вы. Они действительно не хотят потерять ваш бизнес, а у вас нет ни времени, ни денег, чтобы начать все сначала с другим поставщиком. Поэтому объединитесь, чтобы сделать то, что у вас уже есть, намного лучше.

Пользуйтесь советами партнеров по корпоративному программному обеспечению и узнайте, как заставить существующие решения работать лучше для вашего бизнеса, а не переделывать целые платформы, сталкиваясь с теми же неэффективными и затратными барьерами. Вы будете поражены тем, как быстро вы получите значимую помощь. А если вы ее не получите, то, по крайней мере, будете знать, что новый поставщик – это, вероятно, лучший выбор

Райан Валики, основатель компании Relish

9. Преодолеть дефицит микросхем с помощью виртуализации

Сократите часть завышенных цен, с которыми вы сейчас сталкиваетесь в циклах обновления. Вы можете начать с пересмотра прежних выводов, которые больше не являются разумными в условиях нынешней экономики.

В качестве примера можно привести инфраструктуру виртуальных рабочих столов (VDI) и DaaS, которые когда-то отвергались из-за высокой стоимости и сложности. Но с тех пор ситуация изменилась. Виртуальные настольные компьютеры и облачные вычисления стали более управляемыми и доступными в масштабе.

Организации, которые переходят на виртуальные рабочие столы, могут уменьшить зависимость от дорогостоящего оборудования и зависимость от чипов, которые находятся в дефиците. Эта технология позволяет сотрудникам использовать любое устройство, поскольку данные хранятся в облаке, что делает цикл обновления аппаратного обеспечения ПК устаревшим. Расширение использования виртуализации и рассмотрение вариантов настольных компьютеров как услуги (DaaS) для решения большего количества бизнес-задач имеет смысл как с точки зрения затрат, так и с точки зрения безопасности.

Вадим Владимирский, генеральный директор и соучредитель компании Nerdio

10. Ощутимо Расширить BYOD — Bring your own device

Bring your own device — концепция, относящаяся к разрешению использовать собственное цифровое устройство вместо официального предоставленного.

Если говорить о пропуске циклов обновления и избежании раздутых расходов на новое оборудование, то новый подход к вашей старой программе BYOD может оказаться именно тем средством экономии бюджета, которое вам нужно.

Примите BYOD, чтобы включить не только телефоны и планшеты, но и ноутбуки и домашние компьютеры. С увеличением количества гибридных рабочих мест управление ИТ-активами в домашней среде в любом случае является обязательным требованием. Почему бы также не избежать затрат на обновление корпоративного оборудования, предлагая программу BYOD? 

Тим Панагос, директор по технологиям и соучредитель Microshare

(Ссылка на оригинал статьи)

Еще больше информации об управлении финансами в ИТ на курсе «VAP: Экономика и финансы ИТ».  а три дня мы рассмотрим: управленческий учёт применительно к ИТ, расчёт себестоимости ИТ-услуг, бюджетирование ИТ, взимание оплаты за ИТ-услуги. Кроме того, мы подробно разберём методику Cleverics по расчёту стоимости услуг и определению потребности в ресурсах, которую мы успешно применяем уже несколько лет в средних и крупных компаниях.