Хотя большая часть процесса привлечения поставщиков находится вне контроля ИТ-директора, есть вещи, которые вы можете сделать, чтобы ускорить процесс.
ИТ-директорам хорошо знакомы длительные и запутанные процессы согласования. Каждый раз, когда хочется привлечь нового ИТ-поставщика, необходимо пройти несколько уровней согласования: закупочный, юридический, нормативно-правовой и другие. Привлечение нового ИТ-поставщика может занять до полугода, а в это время часы тикают, проблема, для решения которой привлекается поставщик, только усугубляется.
Между тем, тенденция к усложнению и утяжелению процесса утверждения, похоже, налицо. Отчасти это связано с возросшими рисками и увеличением количества правил конфиденциальности и соответствия нормативным требованиям, из-за этого появляется всё больше необходимых проверок и подписей. Переговоры и пересмотр контрактов могут занять несколько месяцев, пока юридические службы уточняют формулировки и условия, которые устраивают обе стороны.
Иногда к тому времени, когда ИТ-директора преодолевают эти препятствия, вовлекать нового поставщика может быть уже слишком поздно.
По мнению экспертов, вот шаги, которые CIO могут предпринять, чтобы упростить процесс привлечения ИТ-поставщиков.
Используйте автоматизацию
“Автоматизация – это самое эффективное оружие, которое ИТ-отдел может использовать для привлечения новых поставщиков ИТ-технологий, — Дэвид Линтикум, главный специалист по облачным стратегиям компании Deloitte Consulting LLP.
Ее можно использовать для автоматизации основных процессов, которые обычно выполняются вручную, например, для обеспечения подписания соглашений или получения разрешений на работу инженеров, которые должны быть на месте. Автоматизация также обеспечивает соблюдение нормативных требований, заполнение биллинговых и налоговых форм, а также включение ИТ-поставщиков в оплачиваемые процессы, включая допустимые форматы электронных счетов и варианты оплаты.
Внедрение системы документооборота
Распространенным узким местом в процессе начала работы с поставщиком является сам рабочий процесс. Многие компании до сих пор полагаются на электронную почту, сообщения в Teams или Slack или другие ручные напоминания для отправки документов, проверки информации или выполнения других задач по оформлению.
Установите стандарты технической интеграции
Внедрение поставщика также может затянуться, если его технологии не интегрируются. Например, в сфере образования существуют стандарты для некоторых форм интеграции, например, интеграции данных, что может упростить процесс. Если существуют отраслевые стандарты де-факто, стоит рассмотреть переход на них.
Там, где это возможно, подталкивайте поставщиков к использованию более новых методов интеграции по сравнению со старыми. Например, сюда можно отнести современные методы интеграции, позволяющие работать с потоковыми данными.
Принятие поставщиками самых современных методов и использование стандартов упрощает процесс внедрения. Как правило, это относится к поставщикам программного обеспечения, но даже у поставщиков оборудования сегодня есть услуги, которые необходимо интегрировать с существующими технологиями.
Классифицируйте поставщиков
Еще один способ ускорить процесс привлечения ИТ-поставщиков – классифицировать поставщиков по уровням, а затем применять к ним соответствующие действия по утверждению. Организациям и ИТ-отделам не следует применять подход “one size fits all” при работе с поставщиками. Классификация или распределение поставщиков по уровням в рамках процесса комплексной проверки поможет определить истинных стратегических, операционных, тактических, товарных поставщиков.
Предвидеть будущие потребности
Хотя никто не может полностью предсказать будущее, предвидение потребностей компании заранее и начало процесса закупок как можно раньше может означать гораздо более короткое время вхождения в должность. Например, организация может связаться с предпочтительным поставщиком и сообщить ему, что через два года будет проведен запрос предложений.
Если поставщики получат уведомление заранее, они смогут подготовиться к тому, что задержек будет меньше. Это просто требует хорошего планирования со стороны компании, чтобы подготовить поставщика к тому, что вы делаете.