Любая организация управляет своими активами, даже если не использует для этого термин «управление активами». Без этого невозможно вести хозяйственную деятельность: имущество нужно приобретать, учитывать, обслуживать и своевременно выводить из эксплуатации. Кроме того, порядок учета многих активов определяется требованиями законодательства и финансовой отчетности.
Несмотря на это, во многих современных подходах к управлению ИТ управление ИТ-активами (глоссарий) рассматривается как самостоятельная область. Почему возникает необходимость выделять ее отдельно, если активами в организации уже управляют? Давайте разберемся!
Один актив — разные цели управления
Представим себе обычный физический сервер.
Для корпоративной системы управления активами данный сервер — это имущество организации. Финансовой службе важно знать его стоимость, срок амортизации и момент списания, отделу закупок — кто поставщик, действует ли гарантия, когда заканчивается контракт на поддержку, а материально ответственному лицу — где сервер находится и кто отвечает за его сохранность.
Все эти вопросы важны. Но ни один из них не помогает ответить, стоит ли через год покупать еще один такой сервер, хватает ли его производительности, не дешевле ли перенести размещенные на нем системы в облако или можно ли вывести его из эксплуатации без ущерба для предоставляемых ИТ-услуг. Управление ИТ-активами сосредоточено именно на тех вопросах, которые связаны с использованием активов для предоставления ИТ-продуктов и ИТ-услуг. Поэтому и информация, необходимая ИТ, отличается от той, которая требуется для финансового учета или организации закупок.
Особенности управления ИТ-активами
Специфические управленческие задачи — не единственная причина выделения управления ИТ-активами в отдельную область. На практике существуют особенности, которые делают применение общих принципов управления активами в ИТ более сложным.
Во-первых, на протяжении жизненного цикла многих ИТ-активов регулярно возникают ситуации, требующие принятия управленческих решений.
Так, после приобретения ноутбука необходимо решить, кому его выдать, как долго использовать, когда модернизировать, когда заменить, что делать с ним после вывода из эксплуатации. Если мы говорим про лицензии, то нужно контролировать ее использование, своевременно продлевать, перераспределять между сотрудниками, принимать решение о переходе на другую модель лицензирования или об отказе от нее. Для облачных ресурсов — регулярно оценивать объем потребления и связанные с ним расходы.
Подобный подход характерен для управления активами в целом. Однако для многих ИТ-активов подобные решения приходится принимать значительно чаще, а изменение условий использования нередко становится таким же обычным событием жизненного цикла, как приобретение или вывод из эксплуатации.
Еще одна характерная особенность заключается в том, что в рамках управления ИТ-активами важен не только сам факт наличия актива, но и особенности его использования.
Предположим, организация приобрела тысячу лицензий на программный продукт. Для финансового учета этого может быть вполне достаточно. Но ИТ потребуется ответить на дополнительные вопросы. Все ли лицензии действительно используются? Не оплачивает ли организация лицензии, которыми уже никто не пользуется? Не возникло ли нарушений лицензионного соглашения? Не выгоднее ли перейти на другую модель лицензирования или вовсе отказаться от части приобретенных лицензий?
При управлении большинством других видов активов информация об использовании также может учитываться, однако она значительно реже становится самостоятельным объектом анализа и основанием для регулярного принятия управленческих решений.
Наконец, при управлении ИТ-активами крайне редко удается рассматривать каждый актив изолированно.
Например, решение отказаться от собственного почтового сервера и перейти на облачный сервис затронет сразу несколько категорий ИТ-активов. Может измениться состав используемых лицензий, отпадет необходимость в части оборудования, появятся новые облачные ресурсы, изменятся договорные отношения с поставщиками. Таким образом, решение относительно одного ИТ-актива нередко требует пересмотра решений и по другим активам.
Подобные взаимосвязи существуют и в других областях управления активами. Однако в ИТ они проявляются особенно часто из-за тесного сочетания аппаратных средств, программного обеспечения, лицензий, облачных сервисов и договорных отношений, которые совместно обеспечивают предоставление одной и той же ИТ-услуги.
Итак, разделяем управление
Общекорпоративное управление активами и управление ИТ-активами работают с одними и теми же объектами, однако отличаются не только решаемыми задачами, но и требованиями к информации об активах. Для принятия решений в области ИТ требуется более детальная информация об активах и более глубокое сопровождение их на протяжении жизненного цикла. Именно поэтому эти области не заменяют друг друга, а дополняют.
При этом чем более зрелым является общекорпоративное управление активами, тем проще выстроить и эффективное управление ИТ-активами. В этом случае ИТ не потребуется создавать собственную систему учета тех активов, сведения о которых уже ведутся на корпоративном уровне. Гораздо эффективнее использовать существующую информацию об активах, дополнив ее сведениями, необходимыми для принятия ИТ-решений, а в существующей системе управления ИТ реализовать необходимые процессы, роли и другие механизмы.
