Несколько вредных советов из собственного опыта:
- Не готовьте повестку. Это позволит обсуждать множество вопросов, не имеющих отношения к заявленной теме. Времени уйдёт масса, зато все хорошо поговорят о наболевшем.
- Не назначайте докладчиков. Гораздо интереснее все вопросы обсуждать всем вместе – наверняка каждому найдётся что сказать. Особенно удобно, когда говорят одновременно несколько человек, это повышает активность и не даёт заснуть.
- Не принимайте решения. Намного дольше можно обсуждать способы, варианты, механизмы и нюансы; например, в ходе еженедельной оперативки можно спроектировать два-три процесса управления, ведь состав участников позволяет ставить себе такие амбициозные задачи, а совещание всё равно станет многочасовым.
- Чаще уходите в детали. Для всестороннего рассмотрения вопроса каждый участник должен знать всю историю, начиная с основания компании вплоть до конкретной обсуждаемой проблемы, со всеми имеющимися подробностями. Постарайтесь максимально точно восстановить картину проблемы, чтобы к концу рассказа никто не понимал о чём идёт речь.
- Не фиксируйте решения. А тем более – сроки и ответственных. Иначе следующую встречу придётся начинать с контроля исполнения, а никому из присутствующих это не понравится.
Это мои Top 5. Наверняка я забыл что-то важное…
Бонус:
– Кэрол, запланируйте совещание.
– На какую тему?
– Я хочу соединить Six Sigma с идеями Lean, чтобы уменьшить разрыв между нашей стратегией и нашими целями.
– Так и запишу: "Потеря времени".
6. Не эскалируйте или не делегируйте задачи, которые выходят за рамки ответственности или компетенции участников совещания.