Настало ли время переосмыслить мудрость открытого рабочего пространства?

Мы собираемся увидеть беспрецедентный бизнес-эксперимент, который разворачивается, когда компании используют виртуальную рабочую силу. Лидеры сталкиваются с реалиями пандемии COVID-19 и принимают трудное решение временно закрыть офисы и заставить сотрудников работать из дома, избегая передачи коронавируса на работе. Для многих компаний, которые экспериментировали с общими схемами рабочего пространства в течение последних нескольких лет, руководители теперь полностью переосмысливают мудрость открытого рабочего пространства и развивают идею ухода от традиционных офисов и полного принятия концепции виртуального персонала.

Лидеры, которые не представляли, как это может выглядеть теперь, возможно, придут к смелому решению не возвращать своих сотрудников в офис, когда текущая ситуация разрешится. Вот пять преимуществ виртуального персонала, которые должны учитывать руководители, задумываясь о будущем своего бизнеса и персонала.

Повышение производительности труда

Сотрудники офиса тратят много рабочего времени каждый день. Личные встречи начинаются поздно, редко заканчиваются рано и часто превышают отведенное им время, в результате чего люди опаздывают на следующую встречу. Личные встречи плохо подходят для многозадачности (хотя большинство встреч являются «информационными» для многих участников). Закрытые двери офиса и сотрудники, носящие наушники на открытых рабочих пространствах, воспринимаются как знаки «не беспокоить» и препятствуют принятию решений в режиме реального времени. Сотрудники, обедающие в кафетерии, обычно потребляют весь обеденный перерыв, в то время как сотрудники, работающие дома, часто работают и во время обеда. Сотрудники, работающие в офисах, часто также имеют менталитет 8/5, в то время как удаленные работники более гибки в своих графиках.

Понятие «Виртуальные сотрудники» не означает, что ваши сотрудники никогда не встречаются лицом к лицу. Построение отношений и совместная работа над проектом являются полезными инструментами для повышения производительности. Если виртуальная рабочая сила станет вашей основной бизнес-моделью, то время, когда сотрудники собираются вместе, будет более целенаправленным, более продуктивным и повысит ценность вашей компании.

Снижение затрат на оборудование

Меньшее количество людей в офисе означает более низкую стоимость объекта. Офисные здания, арендуемые офисные помещения, мебель, ИТ-инфраструктура, такая как сети, офисные хозяйственные расходы, почтовые услуги, администраторы, комнаты отдыха и кафе, — вот некоторые из примеров накладных расходов, которые добавляются к зарплате, пособиям и налогам, которые вы платите за каждого сотрудника. Это не маленькие затраты. Большинство крупных компаний в коммерческих офисах платят почти 35% от общей стоимости каждого сотрудника за эти накладные расходы. Другими словами, если вы не платите за служебные помещения, вы можете платить своим людям больше, нанимать больше работников или увеличивать размер прибыли.

Доступ к расширенному пулу кандидату

Если вы ожидаете, что ваши сотрудники будут физически присутствовать в офисе, пул кандидатов для заполнения открытых вакансий будет ограничен теми людьми, которые либо живут близко к офису, либо готовы переехать. На вас также распространяются местные нормы оплаты труда в вашем регионе. Если вы используете виртуальную рабочую силу, вы можете получить доступ к общенациональному трудовому пулу. Это означает, что вы получаете доступ к более квалифицированным кандидатам, и, возможно, к более дешевым ресурсам в других регионах.

Повышение морального состояния сотрудника

Виртуальные рабочие договоренности могут значительно повысить моральный дух сотрудников. Работа на дому может помочь сотрудникам достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью и избежать ежедневных стрессов на рабочем месте. Удаленные сотрудники понимают, что им предоставляется возможность работать удаленно, потому что компания доверяет им и ценит их вклад. Одним из наиболее значительных повышений морального духа сотрудников является отсутствие необходимости каждый день ездить в офис. 45 минут в одну сторону ежедневных поездок, пять дней в неделю — это 7,5 часов в неделю, которые работник может использовать в качестве личного времени – заниматься хобби, ходить в спортзал или проводить время с семьей. Это часто означает, что они больше заняты на работе, менее склонны брать больничные дни и более гибки, чтобы выполнять новые рабочие задания.

Снижение риска заболевания и стихийных бедствий

COVID-19 – не единственный риск, с которым компании сталкиваются, если сотрудники размещаются в офисной среде. Стихийные бедствия, такие как землетрясения, торнадо и ураганы, являются региональными событиями с локальным воздействием. Если ваш офис находится в таких зонах, это влияет на весь ваш бизнес. Болезни и проблемы со здоровьем сотрудников является постоянной проблемой для компаний. Кроме того, офисная среда – отличное место для инкубации бактерий и вирусов из-за высокой концентрации людей, которые касаются таких вещей, как дверные ручки, телефоны и столы для конференций. Использование виртуальной рабочей силы может быть эффективным инструментом для минимизации вашей подверженности локализованным рискам.

Является ли виртуальная рабочая сила устойчивой моделью в долгосрочной перспективе?

Почему бы нет? Компании конкурируют на мировом рынке и научились взаимодействовать с клиентами, используя технологии. Если вы можете сделать это успешно, нет никаких причин, по которым вы не можете сделать модель виртуальной рабочей силы успешной. За последние несколько лет доступность и невысокая стоимость надежного высокоскоростного интернет-сервиса для домашних офисов стали реалиями. В настоящее время во многих городах есть оптоволоконные сети, обеспечивающие гигабитную связь с домом, и для развертывания мобильных сетей 5G это самое подходящее время. Технологии совместной работы значительно улучшились, и многие сотрудники используют видеоконференции и совместное использование экрана, чтобы проводить собрания, даже когда все участники находятся в одном офисном здании.

Есть аргументы, которые менеджеры приводили в течение десятилетий, что, если они не могут видеть своих сотрудников, они не могут управлять ими. Если сотрудник работает из дома, как вы узнаете, что он действительно работает?
Но если сотрудник ленив и не выполняет ожидаемую от него работу, пребывание в офисе не улучшит ситуацию. Если ваши менеджеры беспокоятся о том, сколько часов сотрудник сидит на своем стуле с клавиатурой перед ними, менеджер сосредотачивается на неправильных вещах.

Безусловно, виртуальная рабочая сила не подходит для всех предприятий или всех рабочих мест.

В вашей компании есть много ролей, которые могут получить выгоду от виртуальной рабочей силы. Если вы научитесь использовать эту модель, вы, вероятно, достигнете более высоких результатов, меньших затрат на обслуживание и более высокого морального состояния сотрудников. Прежде чем вы решите, что лучший план – вернуть всех к работе, когда текущий кризис COVID-19 будет разрешен, стоит подумать, есть ли другой вариант, который может быть лучше для всех…

Оригинал статьи доступен по ссылке.