Портал №1 по управлению цифровыми
и информационными технологиями

RE: ASAP FYI ALL (!): как письма влияют на нашу продуктивность

Опубликовано 28 февраля
Рубрики: Обо всём на свете
Комментарии

“Каждый раз, когда человек переключает задачи, он совершает когнитивный сдвиг, который истощает его умственные ресурсы” — Глория Марк, Профессор IT из Университета Калифорнии.

Легко поймать триггер с заголовка, если представить себе такое уведомление. Я ловил его раз 5, когда редактировал статью. Хотелось всё бросить, и уйти читать грозное письмо. Там что-то важно и срочное. Возможно, что скоро серьезные оптимизаторы бизнес процессов займутся этим. Рассказываю, почему.

Команда The Economist Intelligence Unit (США) провела исследование продуктивности работы сотрудников после начала коронакризиса.

Они выяснили, что у половины респондетов (англоговорящие сотрудники Enterprise в США и Европе) не получается работать над одной задачей больше часа подряд.

Два главных отвлекающих фактора — это отвлекающие коллеги (совсем не новость, но спасибо, что доказали) и проверка — чтение — ответ на поток e-mailов. При этом, проблема заключается не в «сухом» времени, которое тратили респонденты на работы с письмами, а в частоте проверки почтового ящика. Чуть меньше 70% респондентов заявили, что проверяют свою электронную почту не реже раза в час.

“Каждый раз, когда человек переключает задачи, он совершает когнитивный сдвиг, который истощает его умственные ресурсы” — Глория Марк, Профессор IT из Университета Калифорнии.

Постоянное переключение внимания мешает сфокусироваться на задаче и погрузиться в неё на необходимый уровень, особенно если задача не механическая, а требующая когнитивного напряжения.

В результате многие сотрудники могут сталкиваться с фрустрирующей ситуацией: «Весь день работал, отвечал на письма, ходил на встречи, а ничего не сделал».

Это не только про e-mail. Важно понять, что письма и почтовый ящик — это не главные враги продуктивности, не факт, что команда начнёт работать быстрее, если всю переписку переведут в Слак (можно отлично, ещё на большее время залипнуть, выбирая лучший стикер к сообщению босса) Просто работу с e-mailами легче отследить и посчитать.

Что с этим делать?

Бизнесу:
1. Задуматься о каналах коммуникации. Нарисовать схему этих каналов. Изучить опыт сотрудников. Собрать цифры по времени и начать внедрять изменения с опорой на цифры (Ради бога — не в секунду и не заново. Двигайтесь итерационно, используя обратную связь © ITIL. Можно, к примеру, начать с обучения сотрудников работе с смарт-папками и настройками уведомлений. Поверьте, они найдут для себя много нового!)

2. Сотруднику:

Двигаясь не менее итерационно можно начать с создания режима проверки писем (конечно, если Ваша работа — не ответ на письма😅). В этом вам помогут настройки фокурсирования на osx, например, либо другие инструменты и приложения на других операционных системах
Задач у сотрудников становится больше с каждым годом. Пушей — с каждым месяцем. Информации — с каждым часом. Если не фокусироваться на главном и не фильтровать входящий поток, то помимо падения бизнес-результатов, очень легко уронить и психику, которая изначально не предназначена для работы с такими объемами.

Оригинал статьи

Учебные курсы и сертификация
специалистов по ИТ-менеджменту

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.

DevOps
Kanban
ITSM
ITIL
PRINCE2
Agile
Lean
TOGAF
ITAM