Карен Феррис, директор австралийской компании Macanta Consulting, в своем блоге делится опытом, как лучше донести до сотрудников информацию о предстоящих изменениях:

Быть честными

Сотрудники должны знать всю правду. Зачастую руководство, беспокоясь о том, что сотрудники негативно воспримут предстоящие изменения, до последнего избегает сообщать от них.

Важно рассказать об изменениях как можно раньше, чтобы сотрудники были готовы, и у вас было время подготовить их. Чем раньше вы оцените реакцию на изменение, тем быстрее вы сможете принять меры. Если сотрудники почувствуют, что им говорят только половину правды, вторую половину они додумают сами, и если вы не хотите тратить время, пытаясь развеять слухи, будьте честными и открытыми.

Говорить об одном и том же

Необходимо уделить время подготовке сообщения и убедиться, что все руководители, менеджеры, спонсоры, на которых возложена миссия донести его до сотрудников, понимают цели изменения и способны правильно о нем сообщить. Для этого могут потребоваться обучение и наставничество, но все каналы связи должны передавать единое сообщение – куда мы движемся? – в чем причина изменения? – как оно соотносится со стратегией компании? – когда и как мы его реализуем? – и главное, что в этом для меня (WIIFM – what’s in it for me)?

Протестировать

Хорошая практика протестировать сообщение на группе сотрудников, чтобы убедиться в том, что оно достаточно ясное, точное и полное.

То, что вы полагаете очевидным, может быть непрозрачным для сотрудников. Группа поможет выявить вопросы, которые возникнут у сотрудников. Возможно, вопросы, которые вы считаете важными, их не интересуют. Устраните предположения, протестируйте сообщение на группе.

Проконтролировать

Если после информирования об изменении никто не задал ни одного вопроса, это не значит, что все хорошо. Есть много способов определить, насколько эффективно сообщение дошло до сотрудников: выборочные опросы, фокус-группы, наблюдения, мониторинг и т.д.  

Карен также рекомендует оценивать сотрудников по модели ADKAR:

• A – Aware – осознание необходимости изменений;
• D – Desire – желание поддерживать изменения и участвовать в них;
• K – Knowledge – знание о том, каким должно быть изменение;
• A – Ability – способность внедрять изменение день за днем;
• R – Reinforcement – способность закрепить изменение.

Ответить на вопросы

Важно ответить на все вопросы сотрудников. Если один человек задал вопрос, велика вероятность, что этот же вопрос интересует и других сотрудников. Карен советует объединять вопросы в FAQ и публиковать их на внутреннем портале.

Соблюдать баланс

Сообщения должны быть достаточно частыми для того, чтобы помочь сотрудникам решать переходные проблемы и вопросы, но не настолько, чтобы начать их игнорировать. Карен настоятельно советует уделить внимание выбору каналов коммуникации и их доступности для сотрудников.

Посчитайте количество прочитанных сообщений, кликов на портале и загруженных файлов, а также количество сотрудников, посещающих информационные сессии. Поговорка «вы не управляете тем, что не измеряете» применима и в управлении коммуникациями.

Кстати, в нашем архиве вебинаров тоже есть много интересного на эту тему.

А как у вас в компании информируют сотрудников об организационных изменениях?