Регулярные рассылки в корпоративных системах часто оказываются либо бесполезным шумом, либо ручной работой. В первом случае письма уходят всем подряд, и их игнорируют. Во втором случае кто-то из сотрудников вручную собирает данные, формирует таблицы и отправляет их по списку. Ни тот, ни другой подход не решает главную задачу: нужная информация должна попадать к тем, кому она действительно важна, ровно тогда, когда это необходимо.
В Altevics эта проблема закрыта механизмом дайджестов. Он не просто отправляет письма по расписанию — он предлагает два разных сценария, которые покрывают практически любую потребность в информировании сотрудников.
Два подхода к доставке информации
Первый сценарий — пользовательский дайджест. Здесь сотрудник сам решает, что ему получать. Он заходит в доступный ему каталог подписок, выбирает интересующие рассылки и подписывается. Никакого принуждения, никакого ручного добавления в списки. Администратор настраивает видимость: через группы доступа можно сделать так, что одна подписка будет доступна всем, а другая — только узкому кругу специалистов.
Второй сценарий — системный дайджест. Здесь всё наоборот: получателей определяет система в момент отправки. Не нужно заранее знать, кому сегодня должно прийти письмо. Достаточно настроить правила, и Altevics сама выберет, какие сотрудники попадают под условия. Например, можно сделать рассылку для ответственных специалистов по обращениям, у которых нарушен срок обработки. Система сама вычислит этих специалистов и отправит каждому персональный список.
Оба типа работают по расписанию, которое задаёт администратор. Ежедневно, еженедельно, ежемесячно — в любой ритм, который вписывается в бизнес-процессы компании.
Гибкость в формировании содержимого
Содержимое дайджеста строится вокруг целевого объекта. Это может быть: обращения, заявки на изменения, инциденты, задачи — любой тип объектов, за которыми нужно следить. Администратор настраивает фильтр, чтобы отобрать нужные экземпляры, и выбирает атрибуты, которые попадут в таблицу письма.
Здесь есть несколько моментов. Например, флаг «Контекст системы» определяет, от чьего имени собираются данные. Если он установлен, система работает от имени администратора и видит всё. Если снят — от имени получателя, и тогда в письмо попадут только те объекты, к которым у сотрудника есть доступ.
Или флаг «Отправка пустых данных». Когда данных по фильтру нет, можно либо показать в письме сообщение «Нет данных», либо вовсе исключить этот блок. А если дайджест идёт отдельным письмом, пустая рассылка просто отменится. Это защищает сотрудников от бессмысленных писем с пустыми таблицами.
Несколько дайджестов с одинаковым расписанием и без флага «Отправка отдельным письмом» объединятся в одно комбинированное письмо. Это удобно, когда утром сотрудник получает один сводный дайджест вместо десятка отдельных писем. Но если нужно, чтобы какой-то дайджест всегда уходил отдельно — достаточно поставить соответствующий флаг.
Колонки с логикой
Интересная возможность касается содержимого таблиц. Каждая колонка дайджеста — это не просто значение атрибута. Название колонки можно переопределить, если стандартное не подходит. А порядок вывода легко менять прямо в настройках.
Но главное — колонка может быть вычисляемой через алгоритм. Это означает, что в письмо можно вывести не просто «название объекта», а название в виде гиперссылки, по которой получатель перейдёт прямо в систему. Или не просто дату, а количество дней до наступления срока. Алгоритм получает на вход код объекта и возвращает текст или HTML — ровно то, что должно быть отражено в письме.
Кому это уходит: настройка получателей для системных дайджестов
Для системных дайджестов существует отдельный блок, который определяет, кто именно получит письмо. Вариантов три. Можно указать конкретных сотрудников в списке — для простых случаев, когда получатели известны заранее. Можно выбрать атрибут целевого объекта, который ссылается на сотрудника или пользователя. Например, у обращения есть поле «Ответственный специалист» — письмо уйдёт именно ему.
А можно написать алгоритм, который динамически вычисляет получателей. Алгоритм возвращает список идентификаторов сотрудников, и система отправляет письма каждому из них. Например, можно найти старшего группы, ответственной за обращение, и отправить ему сводку по всем заявкам его группы.
Контроль и прозрачность
Для администраторов предусмотрены два вспомогательных инструмента. Реестр пользовательских подписок показывает, кто и на что подписался. Это позволяет понять, востребована ли та или иная рассылка. Журнал отправки даёт полную картину жизненного цикла каждой задачи: от создания задач для каждого получателя до формирования писем и их фактической отправки. Если что-то пошло не так, это видно сразу.
Что это меняет на практике
Внедрение дайджестов превращает информирование сотрудников из рутины в автоматизированный процесс. Администратор настраивает рассылку один раз — и дальше система работает сама. Сотрудники перестают пропускать важные изменения, потому что информация приходит им в почту, а не остаётся в системе, куда нужно заходить специально. Руководители получают регулярные сводки без участия аналитиков. При этом необходимость в стандартных уведомлениях по каждому отдельному объекту постепенно спадает: сотрудник получает не десятки разрозненных писем, а один структурированный дайджест, где собрано всё, что требует внимания.
У конечных пользователей остаётся контроль: они сами решают, на какие дайджесты подписываться, и могут в любой момент отписаться. Система не навязывает информацию, а предлагает её именно тогда и тем, кому она нужна.
