В процессе согласования один сотрудник может получить несколько запросов на решение в рамках одной операции. Например, он одновременно выступает руководителем и владельцем ресурса или запрашивает доступ к ресурсу, которым сам владеет. В таких случаях повторное согласование не добавляет нового контроля, но создает лишние уведомления и требует дополнительных действий.
В Altevics для таких ситуаций предусмотрен механизм автосогласований. Он позволяет автоматически учитывать роль сотрудника или переносить его ранее принятое решение в другой запрос. При этом запросы сохраняются в системе, а результаты автоматической обработки фиксируются.
Два сценария автосогласования
Поведение механизма настраивается на уровне шаблона запроса на согласование с помощью двух параметров: «Автосогласование Заказчика согласования» и «Автосогласование в пределах этапа». Их можно включать в зависимости от логики конкретного процесса.
Первый сценарий применяется, когда заказчик согласования одновременно является одним из согласующих. Если соответствующая настройка включена, система сопоставляет заказчика со списком согласующих и при совпадении автоматически засчитывает его решение. В ответе устанавливаются результат «Согласовано» и признак автосогласования, а также добавляется комментарий с указанием основания.
Если этот сотрудник — единственный согласующий или его решения достаточно для завершения процесса, запрос закрывается автоматически, без отправки уведомления о назначении согласования.
Второй сценарий исключает повторный запрос решения от одного сотрудника в пределах этапа согласования. Он применяется, когда сотруднику назначено несколько связанных запросов и он уже ответил на один из них.
При переходе запроса в статус «Согласование» система проверяет, есть ли у сотрудника сохраненный ответ по другому запросу в рамках того же этапа. Такая же проверка выполняется при добавлении нового согласующего в запрос, который уже находится на согласовании. Если найден подходящий ответ, система переносит результат и комментарий или обоснование, устанавливает признак автосогласования и не отправляет повторное уведомление.
Механизм учитывает как положительные, так и отрицательные решения. Поэтому автосогласование не означает автоматического одобрения: если сотрудник ранее отклонил запрос, его отрицательный ответ также может быть перенесен. В моделях «Утверждение» и «Голосование» такой ответ участвует в расчете итогового результата наравне с обычным: как решение при утверждении или как голос при голосовании.
Что это меняет на практике
Автосогласования сокращают количество повторных действий и уведомлений, которые не добавляют информации к уже принятому решению. Сотруднику не приходится повторно подтверждать тот же выбор или согласовывать запрос только потому, что в процессе он выступает в нескольких ролях.
При этом система сохраняет историю обработки: результат и признак автосогласования позволяют отличить автоматически учтенный ответ от решения, принятого вручную. В предусмотренных случаях также сохраняются комментарий и обоснование. Настройка на уровне шаблона позволяет применять механизм только в тех процессах, где повторное согласование действительно избыточно.
