На вопросы отвечает Андрей Боганов. Инициатор и соавтор проекта ITAM ГОСТ, cоавтор ITAM-практики ITIL4, автор первого русскоязычного курса по управлению ИТ-активами «Управление ИТ-активами (ITAM)», ITSM/ITAM процессный архитектор, эксперт itSMF Россия, преподаватель РАНХиГС, МФТИ, РЭУ Плеханова (МЭСИ), МИИТ МВА, РШУ, R-Style, Microtest, Академия ИТ.
10. Как согласовать ИТ бюджет?
Согласование бюджета — критический этап в управлении ИТ-активами. ИТ-департамент должен убедить руководство и финансовый отдел в необходимости закупки выбранного оборудования. Все заинтересованные отделы должны быть уверены, что новые ИТ-активы принесут пользу и затраты на них обоснованы. Для наглядности рассмотрим пример, как одна оборонная организация упростила процесс согласования бюджета на ИТ.
На крупном оборонном предприятии использовались дорогостоящие мейнфреймы. Их техническая поддержка включала ремонт и закупку запчастей, что требовало значительных расходов. Однако согласование бюджета на модернизацию оказалось сложной задачей. Причина заключалась в том, что срок полезного использования ИТ-активов согласно бухгалтерскому учету был существенно короче, чем реальный.
Оборудование продолжало работать и требовало дополнительных затрат на обслуживание и модернизацию, в то время как на бумаге оно уже было списано. Однако проблему удалось решить. Сотрудники ИТ-отдела обратились в бухгалтерию с предложением: “Мы используем сложные и дорогостоящие ИТ-активы. Их фактический срок службы не совпадает с данными бухгалтерского учета. Предлагаем согласовать эту разницу”.
Бухгалтерия попросила предоставить объективную информацию о реальных сроках службы активов. Инженеры провели исследование, привлекли пять независимых сервисных компаний, каждая из которых делала оценку того, сколько еще будет функционировать данное оборудование без модернизации.
Следует учитывать, что сервисные компании имели право делать такие оценки, так как они занимались ремонтом данных активов. Затем полученные от пяти компаний данные были усреднены и представлены бухгалтерии. Отдел согласился пересмотреть сроки амортизации в соответствии с реальной информацией.
Таким образом, ИТ-отделу стало гораздо легче согласовывать бюджет на модернизацию и следить за сроками полезного использования ИТ-активов.
11. Как определить границы детализации учёта?
Чем больше информации учитывается в системе учета, тем больше трудозатрат требуется для ее постановки. Поэтому рекомендуется вводить в систему только необходимые данные и постепенно расширять охват учета по мере необходимости.
Важно определить источник данных для учета. Для этого следует выбрать постоянный источник, такой как накладная или электронная база, система закупки. Если возможно, используйте системы автоматического учета оборудования, особенно если у вас большой парк оборудования. Ручной ввод всех данных о комплектующих может быть трудоемким. Однако важно иметь возможность нормализации данных, так как в бухгалтерской системе ИТ-активы могут иметь другие названия, чем в системе автоматического учета. Удобно, если можно связать единицы оборудования, например, по штрих-коду. Применение автоматизации также упрощает работу технической службы.
Сотрудничество с техподдержкой становится удобнее, если есть учет, который указывает, где установлено оборудование, какая у него конфигурация, как оно работает и кто отвечает за гарантийную поддержку. Эффективно, когда есть система, способная обнаружить изменения в ИТ-инфраструктуре в режиме реального времени.
Также следует обучать пользователей, чтобы увериться, что ИТ-активы используются наиболее эффективно.
11 сентября 2023 г. стартует обновленный учебный курс «Управление ИТ-активами (ITAM)». Ведущий курса Андрей Боганов.
Мы старались уместить тему ITAM в 2 дня, но в итоге поменяли формат на трёхдневный. В том числе потому, что один день теперь полностью посвящен реальным примерам средств автоматизации ITAM.
На курсе Вы:
- научитесь классифицировать затраты
- построите процессную модель
- построите сервисно-экономическую и финансовую модели
- рассчитаете стоимость эксплуатации ИТ-сервисов
- узнаете, какие бывают метрики
- познакомитесь с инструментами автоматизации
Если Вы хотите контролировать ИТ-активы и расходы на них, если Вы отвечаете за ИТ-бюджет в Вашей компании и при этом Вам нужно регулярно говорить об ИТ-активах на одном языке с бизнесом (языке денег), то курс «Управление ИТ-активами (ITAM)» — именно то, что вам нужно.
Курс очень популярный, и места на нем заканчиваются очень быстро. Рекомендуем Вам забронировать место на курсе заранее.
Ответы на вопросы выглядят так, как будто их перевели гуглопереводом с какой-то западной статьи, и даже не удосужились скорректировать, только вчитайтесь: “Например, если на сервер устанавливается ПО, пользователи должны понимать, какие кнопки нужно нажимать, и так далее.” Пользователи, сервер, о чем вы? B так вся статья, казенный язык. Автор явно не понимает о чем и как нужно говорить.