Процесс управления проблемами инициируется не внешними событиями (в отличие от инцидентов), а внутренними механизмами: анализ тенденций множества инцидентов, плановые аудиты, результаты диагностики инцидентов, данные мониторинга систем и рекомендации экспертных групп (например, PRB). Для эффективной работы необходимо внедрить регулярные проверки этих источников и чётко прописать критерии создания записи о проблеме.