Планирование закупки оборудования на основании потребностей в мощностях

Автор статьи — Евгений Шилов. Управляющий партнёр Cleverics. В области информационных технологий работает более 20 лет. С 2005 года выполняет проекты и проводит обучение в сфере управления ИТ. За плечами большое количество выполненных проектов по реорганизации работы ИТ-подразделений ряда средних и крупных компаний.

Ключ к успеху — интеграция четырёх процессов: управление мощностями (прогнозирует потребности), конфигурациями (стандартизирует оборудование), активами (считает стоимость) и изменениями (контролирует исполнение). Внедрение этой модели создаёт замкнутый цикл управления, где каждое вложение в ИТ обосновано конкретной бизнес-целью.

Многие компании сталкиваются с системными проблемами при планировании закупок ИТ-оборудования, что напрямую влияет на их эффективность и способность поддерживать бизнес-процессы. Ключевой вызов заключается в отсутствии стратегического подхода к планированию закупки оборудования на основании потребностей в мощностях.

Вместо этого часто практикуются реактивные закупки «по факту», когда оборудование заказывается уже в момент, когда система исчерпала все ресурсы, что неминуемо ведет к простоям и недовольству со стороны бизнес-подразделений.

Усложняет ситуацию и так называемый «зоопарк» техники — отсутствие единых стандартов на оборудование, что приводит к сложностям в поддержке и закупках запасных частей, когда каждый специалист предлагает решение, которое считает «лучшим» лично для себя.

Финансовая сторона вопроса также часто преподносит неприятные сюрпризы: незапланированные расходы возникают регулярно, а обосновать крупные затраты перед финансовой службой становится сложной задачей. Наконец, нецелевое использование ресурсов усугубляет их дефицит и может привести к срыву выполнения критически важных для компании задач.

Все эти проблемы имеют общий корень — отсутствие прозрачного, управляемого и предсказуемого механизма, который бы связывал реальные бизнес-потребности с планами по закупке и развертыванию ИТ-инфраструктуры. Возникает резонный вопрос: как на практике выстроить такой механизм, чтобы перейти от хаотичных реактивных действий к плановому и обоснованному управлению ресурсами?

Решение этих проблем лежит в системном подходе и внедрении четких процедур. Так, борьба с хаотичными закупками «по факту» требует внедрения регулярного прогнозирования потребления и заблаговременного сбора заявок от владельцев бизнес-систем.

Проблему «зоопарка техники» эффективно решает введение и строгое соблюдение единых стандартов на оборудование, что минимизирует неконтролируемое «творчество» при выборе конфигураций.

Чтобы избежать бюджетных «сюрпризов», необходимо ранее формирование и согласование детализированной сметы, где каждая статья затрат жестко привязана к конкретной бизнес-задаче или проекту.

Наконец, для предотвращения нецелевого использования ресурсов необходим строгий контроль на этапе управления изменениями, который гарантирует, что инфраструктурные мощности выделяются только под обоснованные и согласованные потребности.

Ключ к решению этих задач — целостная процессная модель, где отдельные процедуры не работают изолированно, а тесно взаимосвязаны, обмениваются данными и выстраиваются в единый рабочий поток. Каждый процесс вносит свой вклад, создавая в итоге слаженный механизм, который и позволяет эффективно планировать закупки.

В основе нашей ITSM-системы Altevics как раз лежит такая модель. Для реализации сквозного процесса «Планирования закупки оборудования на основании потребностей в мощностях» мы задействуем четыре ключевых компонента:

• Управление мощностями
• Управление конфигурациями
• Управление ИТ-активами
• Управление изменениями

Давайте подробно разберем, какую конкретную функцию выполняет каждый из этих компонентов в рамках поставленной задачи.

Эффективное планирование начинается с понимания не только текущего состояния, но и будущих потребностей. Процесс Управления мощностями отвечает именно за это. Его задача — выйти за рамки простого мониторинга текущей загрузки систем и математических моделей, которые экстраполируют тренды. Критически важным становится учет стратегических планов бизнеса: запуск новых продуктов и услуг, масштабные маркетинговые кампании или выход на новые рынки. Именно эти инициативы в конечном счете формируют спрос на ИТ-ресурсы и напрямую влияют на качество предоставляемых услуг.

Для решения нашей задачи данный процесс обеспечивает две ключевые функции:

• Регулярный сбор потребностей от владельцев бизнес-систем и подразделений.
• Формирование обоснованных прогнозов по исчерпанию существующих мощностей, основанных как на технических метриках, так и на бизнес-планах.

Таким образом, Управление мощностями создает фундамент для всего последующего планирования, предоставляя данные о том, что, когда и почему потребуется бизнесу от ИТ-инфраструктуры.

Следующий критически важный компонент — Управление конфигурациями. Если Управление мощностями отвечает на вопрос «что и когда нужно?», то этот процесс дает понимание «из чего мы это будем строить». Его главная задача — обеспечить контроль над ИТ-инфраструктурой, ликвидировав хаотичный «зоопарк» техники через строгую унификацию.

Речь идет не просто о создании списка разрешенных моделей серверов. Куда важнее разработать типовые конфигурации — целостные, заранее определенные блоки инфраструктуры. Например, стандартная конфигурация для сервера баз данных включает не только сам сервер, но и хранилище для основных и резервных данных, место в стойке, сетевое оборудование и необходимые лицензии.

Такой подход кардинально меняет логику планирования. Вместо разрозненных запросов вроде «нужно купить сервер» мы переходим к планированию категориями: «для масштабирования системы X требуется развернуть две типовые конфигурации «Сервер БД». Это не только предотвращает нехватку вспомогательных компонентов, но и значительно упрощает расчеты, так как мы оперируем готовыми, проверенными блоками.

Любые планы должны иметь четкое финансовое обоснование. Именно эту задачу решает процесс Управления ИТ-активами. Он предоставляет критически важные данные для бюджетирования, давая ответы на ключевые вопросы:

• Какие модели оборудования и ПО приняты в компании?
• Какова их текущая стоимость и общая стоимость владения?
• Какие складские запасы имеются в наличии?
• Кто наши ключевые поставщики и каковы их сроки поставки?

Эта информация позволяет перевести технологические потребности, выраженные в типовых конфигурациях, на язык финансов. Мы получаем возможность не просто спланировать, что закупить, но и точно оценить стоимость этих закупок, обосновать бюджет перед финансовой службой и быть уверенными в том, что запланированные ресурсы будут получены в нужный срок.

Завершающую роль в этом процессе играет Управление изменениями, выступая в роли финального контролера. Его задача — обеспечить, чтобы все, что было запланировано, реализовывалось строго в соответствии с первоначально заявленными бизнес-потребностями.

Это означает, что каждый запрос на изменение, связанный с развертыванием нового оборудования, проверяется на соответствие ранее согласованным планам. Мы не просто выполняем каждое изменение, а гарантируем, что под него были заранее забронированы ресурсы, выделен бюджет и что оно направлено на реализацию конкретной бизнес-цели. Этот контроль исключает нецелевое использование ресурсов и завершает цикл управляемого планирования.

Процесс начинается с регулярного сбора потребностей. Ключевой инструмент здесь — использование стандартных конфигураций. Они позволяют перейти от формулировок вроде «нам нужно ещё один сервер» к конкретному требованию: «нам нужна вот такая стандартная часть инфраструктуры для реализации».

Процесс начинается с регулярного сбора потребностей. Ключевой инструмент здесь — использование стандартных конфигураций. Они позволяют перейти от формулировок вроде «нам нужно ещё один сервер» к конкретному требованию: «нам нужна вот такая стандартная часть инфраструктуры для реализации».

Как наглядно этот процесс выглядит в нашей ITSM-системе Altevics.

Пользователям автоматически выдаются задания на оформление потребностей. Потребность получает классификацию, обоснование и привязывается к бизнес-запросам или проектам. В рамках потребности создаются запросы на конкретные ресурсы (например, сервер БД, сервер приложений) с указанием параметров (память, CPU, диски), что требуется замена или конфигурация.

Система помогает не забыть о сопутствующих затратах. Например, виртуальный сервер в основном ЦОДе может требовать реплику в резервном, что удваивает затраты и влечёт за собой требования к сетевой инфраструктуре, электропитанию и т.д. Прикладному специалисту не нужно вникать в эти низкоуровневые детали — он просто запрашивает сервер с нужными параметрами.

Собранные и структурированные потребности передаются менеджерам ресурсов для анализа и распределения. Их задача — оценить возможность удовлетворения запросов за счет существующих мощностей, используя принцип ресурсных пулов.

Анализ доступных ресурсов на основании данных из CMDB:
Менеджер получает полную картину по каждому пулу:
• Общее количество ресурсов в наличии
• Объем уже использованных ресурсов
• Количество забронированных ресурсов
• Фактически доступный остаток

Процедура бронирования ресурсов:
• Каждая бронь жестко связывается с конкретной потребностью
• Ресурсы резервируются на требуемый период времени

Формирование запросов на закупку:
• Запросы создаются только при недостатке ресурсов в пулах
• Учитываются текущие складские остатки
• Закупка планируется на основе утвержденных «стандартных конфигураций»

Такой подход позволяет видеть не только текущее состояние ресурсов, но и прогнозируемую нагрузку. Например, при работе с пулом виртуальных ресурсов менеджер видит, какие мощности уже используются, какие забронированы под утвержденные проекты и какой объем остается свободным. Это дает четкое понимание, когда необходимо инициировать закупку оборудования для расширения мощностей.

Как наглядно этот процесс выглядит в нашей ITSM-системе Altevics.

Рассмотрим для примера пул виртуальных ресурсов: мы объединяем мощности нескольких систем виртуализации в единый пул, после чего анализируем распределение ресурсов. Мы видим, какие из них уже используются, какие забронированы под утвержденные потребности и какие объемы остаются свободными. Такой подход позволяет менеджеру, отвечающему за этот ресурс, четко планировать работу на следующий период — понимать, где хватит существующих мощностей, а где потребуется их расширение.

На основании анализа потребностей и выявленного дефицита ресурсов формируется сводная смета. Она детально описывает, что необходимо приобрести и во сколько это обойдется, используя данные из управления активами для оценки стоимости.

Консолидация данных:
В смету включаются все планируемые расходы:
• Запросы на закупку нового оборудования
• Продление действующих контрактов
• Продление лицензий

Процесс согласования:
• Все позиции в смете сохраняют классификацию из исходных потребностей
• Согласование проходит по формализованному BPMN-процессу
• Предусмотрена возможность корректировки сметы с последующим перераспределением ресурсов

Этот этап является наиболее сложным и итерационным. На практике часто возникает необходимость сокращения бюджета, и здесь критически важной оказывается детальная классификация потребностей, проведенная на этапе сбора. Именно классификация позволяет управлять сокращением бюджета обоснованно - например, сфокусироваться на операционной деятельности, пожертвовав некоторыми проектами развития.

Процесс согласования обычно проходит несколько итераций: первоначальная смета может быть возвращена с требованием сократить бюджет, но простое пропорциональное урезание всех статей невозможно. Вместо этого некритичные потребности переносятся на следующий бюджетный период, а обязательные - сохраняются. После согласования сметы, которое часто происходит вне ИТ-систем, принятые решения импортируются обратно в систему для перераспределения ресурсов и актуализации броней.

Как наглядно этот процесс выглядит в нашей ITSM-системе Altevics.

Расчет оценочной стоимости потребности выполняется на основе двух ключевых подходов: использования стоимости типовых конфигураций оборудования и оценки стоимости единицы определенных ресурсов, таких как оперативная память, процессорные ядра или дисковое пространство. В черновой вариант сметы включаются только те потребности, которые были предварительно согласованы с ресурсными менеджерами. Важно, что каждая строка сметы наследует классификацию из исходной потребности — это значительно упрощает как процесс принятия решений по смете, так и ее последующие корректировки. После всех согласований принятые решения фиксируются в системе и переводятся в статус ожидания исполнения.

Финальный этап процесса обеспечивает контроль за реализацией запланированных мероприятий через процедуру управления изменениями.

Ключевые функции этапа:

• Сопоставление изменений с ранее согласованными потребностями
  • Проверка наличия брони ресурсов и/или приобретенного оборудования

На этом этапе осуществляется проверка, что ресурсы, используемые в изменении, были заранее забронированы под соответствующую потребность. При реализации каждого изменения команда обязана указать, какая конкретная бронь используется для удовлетворения заявленной потребности.

Дополнительным преимуществом является автоматическая актуализация CMDB в соответствии со стандартными конфигурациями. Использование типовых конфигураций позволяет быстро вносить изменения в базу данных управления конфигурациями, добавляя готовые, заранее описанные блоки инфраструктуры, что обеспечивает актуальность учетных данных и соответствие фактической инфраструктуры утвержденным стандартам.

Как наглядно выглядит контроль исполнения в нашей ITSM-системе Altevics.

Внедрение системного подхода к планированию закупок на основе потребностей в мощностях позволяет перейти от реактивного управления к стратегическому. Использование единой процессной модели в ITSM-системе Altevics создает замкнутый цикл управления: от прогнозирования потребностей бизнеса до финального внедрения с гарантией соответствия первоначальным целям. Такой подход не только решает операционные проблемы, но и превращает ИТ-инфраструктуру в надежный фундамент для бизнес-развития, где каждое инвестирование обосновано и направлено на достижение конкретных бизнес-результатов.

Смотреть видео с конференции