Вот как уменьшить когнитивную нагрузку постоянных изменений.

Вы когда-нибудь заканчивали рабочую неделю в состоянии полного истощения, но не знали, почему?

У вас было обычное количество сна. Вы не работали сверхурочно. Вы даже не испытали больше стресса, чем обычно. Но по какой-то причине к полудню пятницы вы готовы лечь спать и не вставать до воскресенья.

Одно из возможных объяснений заключается в том, что ваше бремя на переключение контекста было слишком высоким в течение недели.

Что такое переключение контекста?

Концепция переключения контекста часто применяется к программному обеспечению, но она также относится к производительности человека.

”С точки зрения персонала, переключение контекста – это процесс остановки работы в одном проекте и возобновления ее после выполнения другой задачи в другом проекте”, – объясняет Тодд Уэйтс в блоге Института разработки программного обеспечения Карнеги-Меллона. “Точно так же, как и вычислительные системы, члены человеческой команды часто несут накладные расходы при переключении контекста между несколькими проектами”.

Истинные затраты времени и производительности

Переключение контекста — это доказанное снижение производительности. Согласно совместному отчету Qatalog и Idea Lab Корнельского университета:

• В среднем людям требуется девять с половиной минут, чтобы вернуться к продуктивному рабочему процессу после переключения между цифровыми приложениями.
• 45% людей говорят, что переключение контекста делает их менее продуктивными.
• 43% людей говорят, что переключение между задачами вызывает усталость.

Фактор усталости может корениться в том факте, что наш мозг обладает ограниченной способностью удерживать информацию “в уме” в любой момент времени. Учтите, что большинство работников умственного труда работают со значительным количеством отвлекающих факторов в любой данный момент – приветствие, несколько вкладок браузера и приложений для чата, а также люди, разговаривающие одновременно по видеосвязи.

Беготня от собрания к собранию, от темы к теме и от глубины к глубине может вызвать напряжение даже у самого подвижного ума.

Примеры того, как складывается бремя на переключение контекста

Вот несколько моих наблюдений о том, как переключение контекста влияет на мою собственную работу. Посмотрите, может быть, вы сможете с этим соотнести.

Переключение между стратегией и тактикой в рамках одной темы обычно не требует больших затрат и часто происходит естественным образом, когда я обсуждаю, документирую или делаю. Я переключаюсь между задачами, но концентрируюсь на одной общей идее.

Переход от одной темы к другой, оставаясь на той же глубине мышления или деятельности, может стать утомительным, поскольку требует переключения контекста. Я обнаружил, что могу уменьшить это бремя, сократив количество переключений между темами.

Но я управляю командой, а это значит, что я часто меняю темы по несколько раз в день. Чем чаще я меняю темы и чем больше тем я охватываю, тем больше нагрузка. Однако я заметил, что если оставаться на одной и той же глубине, это может помочь снизить бремя.

Самое сложное — это сменить тему и глубину. Я обнаружил, что в определенные дни это может быть довольно неприятно и снижать мою продуктивность.

Как только я начинаю менять темы и глубину, я замечаю, что моё бремя на переключение контекста действительно растет. После нескольких дней такой работы я обычно чувствую серьезную умственную усталость.

Как узнать, когда бремя на переключение контекста поднимается слишком высоко? Вот несколько признаков:

• Я упускаю детали, когда читаю что-то, и в итоге задаю вопрос, ответ на который был буквально на странице или на поверхности.
• Когда я сталкиваюсь с новым заданием, которое вполне способен выполнить, я не знаю, с чего начать.
• Я откладываю задачи, которые должны быть простыми для выполнения, многократно перенося “рабочий блок” для этой задачи в своем календаре.

Это сигналы о том, что мне нужно перезагрузиться!

3 откровения из моего эксперимента

Я решил провести небольшой эксперимент на себе, чтобы узнать, смогу ли я уменьшить бремя переключение контекста. Результаты оказались удивительными.

Традиционные предложения включают в себя организацию дня таким образом, чтобы выполнять пакетные задания, говорить “нет” новым просьбам или передавать работу кому-то другому с большей пропускной способностью. Эти предложения кажутся разумными, но я обнаружил, что сначала мне нужно рассмотреть некоторые более фундаментальные вещи.

1. Пакетные задания могут подходить не всем

Большинство людей отождествляют себя либо с концепцией баланса между работой и личной жизнью, либо с концепцией интеграции работы и личной жизни. В первом случае люди пытаются разделить время на отдельные отсеки, строго разграничивая их для поддержания “баланса”. Вторая концепция рассматривает время и энергию в более непрерывном режиме, вплетая в него личные и профессиональные дела в течение дня.

Я скорее интегратор, поэтому оказалось, что попытка разбить свой день на отдельные темы или глубины приводит к тому, что я чувствую себя более напряженно, а иногда и скучно. Мне нравится переходить от одного дела к другому! Мне нравится иметь свободу перемещать задачи по мере вдохновения! Так что традиционное пакетное распределение не подходит мне. Но значит ли это, что я снова плачу высокий налог, не имея возможности обратиться в суд? Не совсем.

2. Легче переключить мысли, чем действия

Я с удивлением обнаружил, что переключение мыслей менее разрушительно, чем переключение задач.
Например, моя работа связана с сотрудничеством, и, как руководитель, я провожу достаточно много времени на совещаниях. Если мое основное переключение — это просто изменение мышления от совещания к совещанию, то изменение темы или глубины не так проблематично.
Но если мне приходится переключаться между действиями, это гораздо сложнее. Подумайте о попытке написать документ о трехлетней стратегии, а затем сразу же попытаться отредактировать твит. Или создать инфраструктуру для новой системы, а затем сразу же найти недостающую точку с запятой, из-за которой система дает сбой. Выматывает!

3. Вписывание мелких задач в общую картину облегчает когнитивную нагрузку

Как я уже говорил, пакетная обработка не была для меня отличным решением. Однако я обнаружил, что разбивка мелких действий на более крупные проекты в течение недели может быть очень полезной. Это позволяет мне устанавливать связи, поэтому я чувствую меньшее влияние при смене тем или глубины. Кроме того, это дает мне достаточно разнообразия и свободы, чтобы максимально использовать рабочее время.
Я также стараюсь балансировать свои проекты на ежемесячной основе, а не на еженедельной или ежеквартальной. Конечно, мне нужно проводить долгосрочные мозговые штурмы и планировать. И да, полезно иметь список приоритетов. Но для меня более полезным является ежемесячное представление, когда я переключаюсь.

Стратегии, которые можно попробовать

Готовы провести собственный эксперимент? Вот несколько быстрых приемов, которые вы можете попробовать самим:

1. Обеспечьте большую видимость своей работы. Некоторые люди клянутся методом Getting Things Done Дэвида Аллена, который поощряет практиков записывать все, что им нужно сделать за определенный период, а затем расставлять приоритеты. Другим нравится список “три лучших дела, которые нужно сделать сегодня” на липкой записке. Независимо от того, как вы решите документировать свои цели, главное – сделать их видимыми.
2. Четко определитесь с метриками. Как выглядит успех для каждой задачи, каждого проекта и каждого дня? Понимание того, как вы измеряете результаты, поможет вам оценить всю работу, которую вы проделали на первом этапе. Это означает, что вы можете вести прозрачные разговоры с вашей командой и заинтересованными сторонами, чтобы определить, какие виды деятельности оказывают наибольшее влияние.
3. Практикуйте честную расстановку приоритетов. Как вы собираетесь распределять свою умственную, физическую и эмоциональную энергию? Все вещи не равны, поэтому будьте честны с собой, своей командой и заинтересованными сторонами в том, как вы расставляете приоритеты в работе относительно вашей пропускной способности.

Оригинал статьи можно найти здесь.

БИЗНЕС-СИМУЛЯЦИИ

Профессиональные деловые игры

для ИТ-департаментов и ИТ-компаний