На вопросы отвечает Андрей Боганов. Инициатор и соавтор проекта ITAM ГОСТ, cоавтор ITAM-практики ITIL4, автор первого русскоязычного курса по управлению ИТ-активами «Управление ИТ-активами (ITAM)», ITSM/ITAM процессный архитектор, эксперт itSMF Россия, преподаватель РАНХиГС, МФТИ, РЭУ Плеханова (МЭСИ), МИИТ МВА, РШУ, R-Style, Microtest, Академия ИТ.
Вопрос 11. Как грамотно можно интегрировать системы учёта активов ИТ-департамента и бухгалтерии?
Настройка интеграции с учетной системой является сложной задачей. Первая трудность заключается в техническом аспекте. Различные системы имеют различные архитектуры, поэтому требуется много времени разработчиков для реализации интеграции. Если у учетной системы имеется API, то это значительно упрощает задачу. Вторая сложность связана с безопасностью. Бухгалтеры могут быть осторожными при предоставлении доступа из-за опасений утечки или повреждения данных.
Одна компания нашла решение проблемы интеграции с помощью Excel. Этот процесс организован следующим образом: бухгалтеры вносят данные в свою систему, затем экспортируют их в Excel и передают файл ИТ-отделу. Затем специалисты по информационным технологиям дополняют отчет необходимыми данными в своей системе, экспортируют его обратно в Excel и возвращают в бухгалтерию. Физически системы не связаны друг с другом, но обмен данных между ними происходит. Обе стороны смогли достичь взаимопонимания и договориться о таком способе работы.
Вопрос 12. Как договориться с бухгалтерией о единых правилах учёта ИТ-активов?
В одном из первых проектов, в котором я принимал участие, по управлению ИТ-активами, нам необходимо было достичь взаимопонимания между ИТ-отделом и бухгалтерией. Чтобы установить контакт с бухгалтерами, мы пригласили их на чаепитие. Начали обсуждать их трудности в работе.
Оказалось, что укладывание большого количества данных занимает много времени у бухгалтеров, из-за длинных и непонятных названий оборудования (HDD, CPU, RAM и т. д.). Однако эта информация не является необходимой для работы бухгалтерии и забирает у них время. В связи с этим мы предложили взять на себя ввод первичных данных. Затем, если ИТ-актив является основным средством и его стоимость превышает 40 тысяч рублей, по простому нажатию кнопки данные о нем автоматически попадают в систему бухгалтерского учета. А если его стоимость ниже 40 тысяч рублей, то он категоризируется как “малоценка” и списывается в течение текущего учетного периода.
Мы смогли наладить добрые отношения благодаря нашему доброжелательному подходу. Однако, чтобы установить продуктивные взаимоотношения, нам помогла также поддержка сверху. Мы получили одобрение руководства и в бухгалтерии было объявлено, что в компании начнут внедрение системы управления ИТ-активами.
Вопрос 13. Какой основной принцип успеха в управлении ИТ-активами?
Он заключается в том, чтобы все бизнес-подразделения, участвующие в процессе, смогли достичь взаимопонимания и работать в гармонии. Можно сравнить управление аппаратными ИТ-активами с полётом самолёта, где каждая деталь важна. Однако, далеко не всегда разные бизнес-подразделения ведут общий язык и полноценно понимают друг друга. Важный навык менеджера ITAM – это способность понимать язык различных групп интересов и способность объединять их ради общей цели компании. Однако, для достижения успеха необходимо также вовлечение руководства в разработку процессов и создание системы управления ИТ-активами – это фундаментальное правило.
11 сентября 2023 г. стартует обновленный учебный курс «Управление ИТ-активами (ITAM)». Ведущий курса Андрей Боганов.
Мы старались уместить тему ITAM в 2 дня, но в итоге поменяли формат на трёхдневный. В том числе потому, что один день теперь полностью посвящен реальным примерам средств автоматизации ITAM.
На курсе Вы:
- научитесь классифицировать затраты
- построите процессную модель
- построите сервисно-экономическую и финансовую модели
- рассчитаете стоимость эксплуатации ИТ-сервисов
- узнаете, какие бывают метрики
- познакомитесь с инструментами автоматизации
Если Вы хотите контролировать ИТ-активы и расходы на них, если Вы отвечаете за ИТ-бюджет в Вашей компании и при этом Вам нужно регулярно говорить об ИТ-активах на одном языке с бизнесом (языке денег), то курс «Управление ИТ-активами (ITAM)» — именно то, что вам нужно.
Курс очень популярный, и места на нем заканчиваются очень быстро. Рекомендуем Вам забронировать место на курсе заранее.